Office Manager : in* (befristet)

inovex GmbH; München; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Technologieunternehmen in München sucht einen Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20–24 Stunden pro Woche) als Krankheitsvertretung. Die Aufgaben umfassen die Betreuung des Büros, die Koordination von Dienstleistern und die Schaffung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre. Bewerber sollten über eine kaufmännische Ausbildung, gute Deutschkenntnisse (C1) und Erfahrung im Office Management verfügen. Flexible Arbeitsmodelle und ein unterstützendes Team erwarten Sie.

Leistungen

Weiterbildungsbudget

Flexibles Arbeiten ohne Kernarbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

JobRad

Qualifikationen

• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im Office Management oder einem ähnlichen Bereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Level C1).
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Aufgaben

• Sicherstellen einer angenehmen Arbeitsatmosphäre.
• Betreuung der Besucher und Durchführung organisatorischer Abläufe.
• Koordination von Dienstleistern im Facility Management.
• Verwaltung des Officebedarfs und Bearbeitung des Ticketsystems.

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Organisationsfähigkeit

Teamarbeit

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Google Workspace

Jobbeschreibung

Wenn du gerne in einem Team arbeitest, das standortübergreifend, agil und eigenverantwortlich zusammenarbeitet, dann passt du perfekt in unser Backoffice-Team. Da wir stetig wachsen und unsere Prozesse immer vielfältiger werden, suchen wir motivierte Unterstützung vor Ort. Deine Aufgabe ist es, für eine angenehme Arbeitsumgebung am Standort zu sorgen – sei es durch die Bereitstellung von Getränken, Obst oder Arbeitsmaterialien, damit sich unsere Kolleg : innen voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können. Wir freuen uns auf dich!

• Wir bei inovex mögen Vielfalt und Individualität. Deshalb freuen wir uns, wenn du unser Team noch bunter machst.

Als Office Manager:

in unserem Standort München sorgst du in Teilzeit (20–24 Stunden pro Woche) als Krankheitsvertretung (mindestens für 1 Jahr) für einen reibungslosen Alltag und eine angenehme Arbeitsatmosphäre im Büro.

Du betreust unser Office und bist damit die erste Ansprechperson für Besucher : innen. Wichtige organisatorische Abläufe (z. B. Besucherlisten und Chipkarten) hast du dabei immer im Blick. Zudem beantwortest du alle Anfragen, die per Mail oder in unserem Ticketsystem eingehen und stellst sicher, dass alle Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Du schaffst eine angenehme Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume in Schuss hältst und dafür sorgst, dass sich alle wohlfühlen.

Im Bereich Facility Management koordinierst du Dienstleister wie z. B. Reinigungspersonal, handwerkliches Fachpersonal oder die Hausverwaltung und hältst sowohl den Kontakt zu den Vermietern als auch zu den Untermietern.

Zu deinen weiteren administrativen Aufgaben gehören ebenfalls die Verwaltung von Bestellungen für den Officebedarf (Getränke, Hygieneartikel etc.) sowie die Bearbeitung unseres Ticketsystems.

Ebenfalls unterstützt du am Standort bei kleinen Events wie Meetups und internen Veranstaltungen.

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bereits mehr als ein Jahr Erfahrung im Office Management oder einem ähnlichen Bereich gesammelt.

Als zuverlässiges Organisationstalent behältst du immer den Überblick, arbeitest selbstorganisiert und eigenständig, packst gerne mit an und bringst frische, lösungsorientierte Ideen ins Team.

Administrative Aufgaben meisterst du mit Leichtigkeit, übernimmst dabei Verantwortung und gehst strukturiert sowie gewissenhaft vor. Ebenfalls bist du sicher im Umgang mit Google Workspace.

Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Level C1) sind Voraussetzung, gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

• inovex Culture : Kommunikation auf Augenhöhe, flache Hierarchien, Arbeiten in selbstorganisierten und agilen Teams, Vertrauen und Offenheit, starker Zusammenhalt
• Level Up : Weiterbildungsbudget, eigene inovex Academy, Onboarding- und Mentoring-Programm, enger Austausch mit der Community
• Balance : Flexibles und mobiles Arbeiten, keine Kernarbeitszeiten, Workation, 30 Tage Urlaub
• Familienfreundlichkeit : Flexibles Arbeitszeitmodell, Zuschuss zur Kinderbetreuung, Überstunden nur im Ausnahmefall
• Individualität : Betriebliche Altersvorsorge, E-Gym Wellpass, inovex Sportgruppen / Sport-Community
• Mobilität : JobRad, Firmenwagen-Leasing