Office Manager

Jobtailor; Mannheim; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor sucht eine(n) Office Manager (m/w/d) zur Organisation des Büroalltags, Planung von Räumen und Terminen sowie Koordination interner Veranstaltungen in Mannheim. Sie unterstützen Reisekostenabrechnungen, bearbeiten Rechnungen und betreuen Onboarding/Offboarding.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office-Management, ERP/HR-Digitalsystemen, sowie ausgeprägte Deutsch- und Englischkenntnisse. Eine serviceorientierte, strukturierte Arbeitsweise rundet Ihr Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, Assistenz oder vergleichbarer administrativer Rolle.
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Erfahrung mit ERP-, HR- oder vergleichbaren digitalen Systemen.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen.
• Kommunikationsstark und serviceorientiert.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Organisation des Büroalltags und Sicherstellung reibungsloser Abläufe.
• Raum- und Terminplanung, Besucherbetreuung, Koordination interner Veranstaltungen.
• Reisekostenabrechnung und Verwaltung des Ausgabenmanagements.
• Rechnungen und Gutschriften bearbeiten.
• Wareneingangsbuchungen im ERP-System durchführen.
• Onboarding- und Offboarding-Prozess begleiten.
• Unterstützung bei administrativen HR-Themen und Ansprechpartner für Mitarbeitende

Kenntnisse

Office Management

ERP System Experience

HR Process Support

Fluent German

Good English

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Office-Anwendungen

Jobbeschreibung

• Organisation des Büroalltags und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Raum- und Terminplanung, Besucherbetreuung, Koordination interner Veranstaltungen
• Reisekostenabrechnung und Verwaltung des Ausgabenmanagements
• Rechnungen und Gutschriften bearbeiten
• Wareneingangsbuchungen im ERP-System durchführen
• Onboarding- und Offboarding-Prozess begleiten
• Unterstützung bei administrativen HR-Themen und Ansprechpartner für Mitarbeitende

Requirements

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Erfahrung mit ERP-, HR- oder vergleichbaren digitalen Systemen
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Kommunikationsstark und serviceorientiert
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Core Competencies

Demonstrates strong organizational and administrative capabilities, with expertise in Office Management, ERP Systems, and HR processes. Proficient in managing schedules, coordinating events, and providing support in a service-oriented environment.

Highest-signal resume keywords

• Office Management
• ERP System Experience
• HR Process Support
• Fluent German
• Good English

ATS Optimization Keywords

Hard Skills

• Reisekostenabrechnung
• Wareneingangsbuchungen
• Rechnungen Bearbeiten
• Gutschriften Bearbeiten
• Terminplanung

Soft Skills

• Kommunikationsstark
• Serviceorientiert
• Strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässige Arbeitsweise

Certifications & Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung

Industry Keywords

• Büroalltag
• Veranstaltungskoordination
• Ausgabenmanagement
• Onboarding
• Offboarding

Tools & Technologies

• Office-Anwendungen