Office Coordinator (gn) und Empfang

MANPOWER GmbH & Co. KG; Dresden; Vor Ort; EUR 32.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

GVP-Tarifvertrag

Weihnachts- und Urlaubsgeld

Modernes Arbeitsumfeld

Internationale Kontakte

Zusammenfassung

MANPOWER GmbH & Co. KG am Standort Dresden sucht eine/n Office Coordinator (gn) und Empfang in Vollzeit. Sie sind erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner, koordinieren Büro- und Veranstaltungsprozesse und sorgen für reibungslose Meeting-Abläufe am Standort.

Zu den Aufgaben gehören Raumplanung, Gästebetreuung und die Nutzung des EMS-Systems. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office-Management, Empfang, Event oder Administration.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Affinität zu Buchungssystemen.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und freundliches Auftreten.
• Organisationstalent sowie strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit sowie Kommunikationsstärke.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Meetings und Events am Office.
• Empfang und Betreuung von internen sowie externen Gästen, inkl. Begleitung zu Besprechungsräumen.
• Planung, Koordination und Verwaltung von Meetingräumen.
• Sicherstellung optimaler Raumbelegung und Kapazitätsplanung.
• Vorbereitung und Kontrolle der Meetingräume, inkl. Technik.
• Abstimmung mit Eventorganisatoren und Sicherstellung aller Anforderungen.
• Pflege des internen Event- und Buchungssystems (EMS).
• Bearbeitung von Buchungsanfragen und Reservierungen.
• Unterstützung bei optimaler Nutzung von Büroflächen.
• Koordination von Videokonferenz-Anfragen und Buchungen.

Kenntnisse

Office-Management

Empfang

Eventkoordination

Administration

Serviceorientierung

Organisation

Kommunikation

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

EMS / Buchungssysteme

Jobbeschreibung

Standort und Anstellungsart

Standort: Dresden
Anstellungsart(en): Vollzeit

Zweck und Ziel der Stelle

Für ein internationales Beratungs- und Technologieunternehmen suchen wir ab sofort Unterstützung als Office Coordinator (gn) und Empfang am Standort Dresden.

In dieser Position fungieren Sie als erste Anlaufstelle für interne und externe Kunden, koordinieren Büro- und Veranstaltungsprozesse und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller Meeting- und Eventaktivitäten am Standort.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

• Erste Ansprechperson für alle Anfragen rund um Meetings und Events im Office
• Empfang und Betreuung von internen sowie externen Gästen inkl. Begleitung zu Besprechungsräumen
• Planung, Koordination und Verwaltung von Meetingräumen entsprechend der Anforderungen
• Sicherstellung der optimalen Raumbelegung und Kapazitätsplanung
• Vorbereitung und Kontrolle der Meetingräume inkl. Technik und Ausstattung
• Abstimmung mit Eventorganisatoren zur Sicherstellung aller Anforderungen
• Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und einheitlichem Erscheinungsbild der Räume
• Nutzung und Pflege des internen Event- und Buchungssystems (EMS)
• Bearbeitung von Buchungsanfragen sowie Verwaltung von Wartelisten und Reservierungen
• Unterstützung bei der optimalen Nutzung von Büroflächen
• Koordination von Videokonferenz-Anfragen und -Buchungen

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Event oder Administration
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Affinität zu Buchungssystemen
• Ausgeprägte Serviceorientierung und freundliches Auftreten
• Organisationstalent sowie strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit sowie Kommunikationsstärke

Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot

• Einen Arbeitsvertrag bei einem Global Player der Personaldienstleistung
• Eine fest kalkulierbare Entlohnung gemäß GVP-Tarifvertrag sowie zusätzliche Leistungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Modernes und professionelles Arbeitsumfeld
• Ein spannendes, serviceorientiertes Tätigkeitsfeld mit internationalen Kontakten

Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns deshalb natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

Abteilung(en): Administration und Sachbearbeitung

Art(en) des Personalbedarfs: Arbeitnehmerüberlassung