Office (Büro-) Management & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Aheads GmbH; Bremen; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungen/Workshops

Zeit zum Experimentieren

Moderne Hard- und Software

Zusammenfassung

Aheads GmbH sucht eine engagierte Organisationstalent-Person zur Verwaltung des Bürobetriebs in Bremen. Du koordinierst Post, Ablage, E-Mails und Kalender, sorgst für Ordnung, betreust Dienstleister und Terminen und unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft.

Es erwartet dich eine moderne Arbeitsumgebung mit flexiblen Aufgaben, Netzwerken und der Chance, Prozesse zu optimieren sowie KI-gestützte Abläufe mitzugestalten. Sei Teil eines familiengeführten Unternehmens mit Teamgeist.

Qualifikationen

• Strukturierte, genaue und verantwortungsvolle Arbeitsweise.
• Gutes Auge fürs Detail und Organisationstalent.
• Proaktive Arbeitsweise: selbstständiges Anpacken.
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Teamfähigkeit, Herzlichkeit und Verlässlichkeit.
• Macher-Mentalität: Dinge umsetzen statt zu planen.

Aufgaben

• Organisation des gesamten Büroalltags
• Post, Ablage, E-Mails und Kalender im Griff behalten
• Koordination von Dienstleistern und Terminen
• Verantwortung für Ordnung, Büro-Atmosphäre und Versorgung
• Rechnungen, Belege und vorbereitende Buchhaltung
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Planung interner Events und Team-Themen
• Mitdenken bei digitalen Abläufen und Einsatz von KI

Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Genauigkeit

Organisationstalent

Proaktive Arbeitsweise

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Teamfähigkeit

Herzlichkeit

Verlässlichkeit

Macher-Mentalität

Jobbeschreibung

Du bist nicht einfach „im Büro“, sondern sorgst dafür, dass alles läuft – strukturiert, zuverlässig und mit einem Blick fürs Detail. In deinem Berufsalltag denkst du mit, packst an und hast Freude daran, Ordnung, Struktur und eine gute Atmosphäre zu schaffen?

Dann passt das!

Wir sind ein modernes Familienunternehmen, das auf digitale Abläufe, klare Prozesse und den sinnvollen Einsatz von KI setzt. Und genau dafür brauchen wir dich.

Du bist das organisatorische Herz des Unternehmens – mit Überblick, Struktur und Verantwortungsgefühl:

• Organisation des gesamten Büroalltags
• Post, Ablage, E-Mails und Kalender im Griff behalten
• Koordination von Dienstleistern und Terminen
• Verantwortung für Ordnung, Büro-Atmosphäre und Versorgung
• Rechnungen, Belege und vorbereitende Buchhaltung
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Planung interner Events und Team-Themen
• Mitdenken bei digitalen Abläufen und Einsatz von KI

• Strukturierte, genaue und verantwortungsvolle Arbeitsweise
• Ein gutes Auge fürs Detail und ausgeprägtes Organisationstalent
• Proaktive Arbeitsweise – du siehst, was zu tun ist, und packst eigenständig an
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein – du wartest nicht auf jede einzelne Aufgabe, sondern denkst mit und übernimmst Verantwortung
• Teamfähigkeit, Herzlichkeit und Verlässlichkeit
• Macher-Mentalität – du setzt um statt nur zu planen

Was wir dabei voraussetzen:

Du weißt, dass deine Arbeit Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat. Gerade bei Rechnungen, Belegen und vorbereitender Buchhaltung zählen Sorgfalt und Verlässlichkeit. Fehler können Folgen haben – deshalb arbeitest du genau, prüfst lieber einmal mehr und übernimmst Verantwortung für deinen Aufgabenbereich.

Und Proaktivität bedeutet für uns wirklich proaktiv: Du wartest nicht, bis die Pflanze vertrocknet ist, das Büromaterial leer oder ein organisatorisches Thema zum Problem geworden ist. Wenn dir etwas auffällt, kümmerst du dich darum.

Im besten Fall erinnerst du eher andere daran, wie ein Ablauf funktioniert, als dass man dich daran erinnern muss.

Du siehst deinen Bereich als deinen Verantwortungsbereich: Du behältst ihn im Blick, entwickelst Abläufe weiter und sorgst eigenständig dafür, dass die Dinge funktionieren.

Wir erwarten dabei keine 120 Prozent und auch keine ständige Selbstoptimierung. Wir erwarten aber, dass du deinen Job zuverlässig machst, deine Aufgaben ernst nimmst und Verantwortung für das übernimmst, was in deinem Bereich liegt.

• Spannende Projekte für Unternehmen unterschiedlichster Branchen
• Modernste Hard- und Software
• KI ist bei uns fester Bestandteil des Arbeitsalltags – kein Buzzword
• Viel Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Flexible Arbeitszeiten
• Weiterbildungen, Workshops und Zeit zum Experimentieren
• Ein Team, das Lust auf neue Ideen hat

Was uns wichtig ist

Wir suchen niemanden, der einfach nur seine Stunden absitzt und Aufgaben abhakt. Wir suchen Menschen, die dabei sein wollen.

Die sich für Gestaltung und Marketing interessieren – aber auch für das, was außerhalb des eigenen Bildschirms passiert. Für unsere Branche, für gesellschaftliche Themen, für neue Entwicklungen und für die Menschen, mit denen sie jeden Tag zusammenarbeiten.

Für uns funktioniert ein gutes Arbeitsverhältnis in beide Richtungen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen gemeinsam Verantwortung dafür, wie Zusammenarbeit aussieht. Dazu gehört, Dinge anzusprechen, statt sie hinter verschlossenen Türen mit sich herumzutragen. Eine Meinung zu haben. Feedback zu geben. Aber genauso zuzuhören und andere Perspektiven auszuhalten.

Denn wenn man etwas verändern möchte, muss man sich einbringen.

Das gilt auch für uns: Wir engagieren uns über AHEADS hinaus für unsere Branche, unter anderem im Marketing Club und für den Nachwuchs im Prüfungsausschuss. Nicht, weil wir müssen, sondern weil wir finden, dass man Dinge nur besser macht, wenn man selbst etwas dazu beiträgt.

Genau diese Haltung wünschen wir uns auch von dir.

Wir brauchen keine Egos und keine Zuschauer:innen. Wir suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen, sich einbringen und verstehen, dass hinter jedem Jobtitel am Ende einfach Menschen stehen.

Sei dabei. Nicht nur Begleitung.

Aheads GmbH

Herr Lars Grochla

Waller Stieg 3

28217 Bremen

Tel. [phone]