Office & Administration Manager (m/w/d) | Vor Ort / Hybrid

JMVision GmbH; Balingen; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Vertrag

40 Stunden/Woche

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

30 Urlaubstage

Moderner Arbeitsplatz

MacBook gestellt

Job summary

JMVision GmbH sucht eine/n Office & Administration Manager/in zur zentralen Schnittstelle im Büro. Du übernimmst Verantwortung, bist Anlaufstelle für Kunden, Behörden und externe Partner und sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

Du arbeitest eigenverantwortlich, behältst Fristen im Blick und trägst wesentlich zur Effizienz des Unternehmens bei. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice runden das Profil ab.

Qualifications

• Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder serviceorientierten Umfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Professionelles Auftreten
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Bearbeitung administrativer Aufgaben
• Kommunikation und Abstimmung mit Behörden, Steuerberatern, Anwälten und externen Ansprechpartnern
• Vorbereitung und Koordination von Unterlagen und wiederkehrenden Themen
• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen sowie Auftragsbestätigungen
• Bearbeitung von Kündigungen, Garantie- und Gewährleistungsfällen
• Überwachung von Fristen und Terminen sowie laufende Büroorganisation
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater in der laufenden Buchhaltung
• Allgemeine Organisation und strukturierte Büroabläufe
• Telefonische Erreichbarkeit während der Bürozeiten und eigenständige Bearbeitung eingehender Anfragen

Skills

Organisationsfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Kundenkommunikation

Zahlensicherheit

Terminkontrolle

Job description

• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest extrem strukturiert und hast auch dann alles im Griff, wenn zehn Dinge gleichzeitig auf deinem Tisch landen?
• Du übernimmst Verantwortung gerne selbstständig, kommunizierst sicher mit Kunden und externen Ansprechpartnern und bist jemand, der lieber einmal mehr prüft als einen Fehler durchrutschen zu lassen?

Dann bist du bei uns genau richtig.

Denn wir suchen eine Person, die bei uns im Büro eine zentrale Rolle übernimmt und dafür sorgt, dass im Tagesgeschäft alles sauber läuft. Du bist unsere Schnittstelle zu Kunden, Behörden, Steuerberater, Anwälten und weiteren externen Ansprechpartnern und hältst im Hintergrund viele wichtige Prozesse zusammen.

Dabei erwartet dich keine monotone Sachbearbeiter-Stelle, sondern eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung, direktem Austausch und einem breiten Aufgabenfeld.

Aber lass mal Klartext sprechen. Was erwartet dich genau?

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Bearbeitung aller klassischen administrativen und kaufmännischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Kommunikation und Abstimmung mit Behörden, Steuerberatern, Anwälten, Hausverwaltern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Vorbereitung und Koordination von Unterlagen, Vorgängen und wiederkehrenden administrativen Themen
• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen, Auftragsbestätigungen sowie weiterer Geschäftsdokumente
• Bearbeitung von Kündigungen, Garantie- und Gewährleistungsfällen sowie weiterer Kundenanliegen
• Überwachung von Fristen, Terminen und wiederkehrenden Vorgängen, damit nichts untergeht
• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater
• Professionelle Kommunikation mit Kunden
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Paketen und Dokumenten
• Allgemeine Organisation und Strukturierung unseres Büros und unserer internen Abläufe
• Telefonische Erreichbarkeit während der zentralen Bürozeiten und eigenständige Bearbeitung eingehender Anfragen
• Erste Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder serviceorientierten Umfeld
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Dokumenten, Fristen und vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein professionelles Auftreten
• Selbstständiges Arbeiten, Prioritäten setzen und mehrere Themen gleichzeitig im Blick behalten
• Idealerweise hast du bereits in einem Umfeld gearbeitet, in dem Genauigkeit und Verbindlichkeit besonders wichtig sind – beispielsweise in einer Kanzlei, im Hotel-/Gastgewerbe, in der Verwaltung oder in einem kaufmännischen Bereich
• Eine bestimmte Ausbildung ist für uns nicht entscheidend – wichtiger ist uns, dass du bereits Berufserfahrung gesammelt hast und Verantwortung zuverlässig übernimmst

Benefits

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit 40 Stunden pro Woche
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten
• Eine zentrale und verantwortungsvolle Position mit viel Eigenständigkeit
• 30 Urlaubstage pro Jahr
• Ein moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Schreibtisch und hochwertigem Monitor und eigenem MacBook für deine Arbeit
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation
• Ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich, bei dem du wirklich einen Unterschied im täglichen Ablauf unseres Unternehmens machst

Passt du zu uns als Office & Administration Manager?

Wenn du gerne Ordnung in komplexe Abläufe bringst, Verantwortung übernimmst und dich darauf verlassen kannst, dass deine Aufgaben nicht nur erledigt, sondern wirklich sauber erledigt sind, könnte das hier genau deine Position sein.

Bei uns suchen wir niemanden, der nur Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass hinter den Kulissen alles läuft.