MitarbeiterIn Bildungsorganisation & Verwaltung (m/w/d)

Auf- und Umbruch im Gesundheitswesen GmbH; Köln; On-site; EUR 10,000 - 17,000; Part time

Benefits offered by this job

Remote-Arbeit

Flexible Arbeitszeiten

Dell-Laptop & Dual-Monitor-Setup

Teamtreffen vor Ort/remote

Job summary

Arbeitsagentur in Deutschland sucht eine/n MitarbeiterIn Bildungsorganisation & Verwaltung (m/w/d) in Teilzeit (10–15 Stunden pro Woche), überwiegend remote. Ab dem 15.10.2026 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt beginnt Ihre Aufgabe im Hintergrund der Organisation und Verwaltung.

Sie begleiten Bildungs- und Kundenprojekte organisatorisch, koordinieren Termine, prüfen Nachweise und unterstützen den Telefondienst sowie den Schriftverkehr.

Qualifications

• Unsere Anforderungen legen Wert auf strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent.
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und behältst auch mehrere Vorgänge im Blick.
• Erste Erfahrung in Verwaltung, Bildungsorganisation oder Projektkoordination ist hilfreich, aber nicht Voraussetzung.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitaler Arbeitsweise.

Responsibilities

• Du übernimmst Bildungs- und Kundenprojekte nach der Übergabe aus unserem Vertrieb und begleitest deren organisatorische Abwicklung.
• Du koordinierst Termine mit KundInnen, Dozierenden und weiteren Beteiligten.
• Du bist organisatorische AnsprechpartnerIn für KundInnen und Dozierende.
• Du bereitest Anwesenheitslisten und weitere projektbezogene Unterlagen vor und hältst diese nach.
• Du prüfst die erforderlichen Qualifikationen unserer eingesetzten Dozierenden und dokumentierst die Nachweise.
• Du prüfst anhand definierter Voraussetzungen die Zulassung von Teilnehmenden zu Prüfungen.
• Du organisierst Prüfungstermine und die dazugehörigen administrativen Abläufe.
• Du hältst Projektstände, offene Aufgaben und erforderliche Nachweise im Blick.
• Du übernimmst gemeinsam mit dem Team auch allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst und Schriftverkehr.
• Du bringst Dich mit zunehmender Erfahrung in die Weiterentwicklung unserer Abläufe und Prozesse ein.

Skills

Organisationstalent

Selbstständiges Arbeiten

Kommunikationsfähigkeit

Education

Berufsbildung in Verwaltung

Tools

Microsoft 365

Job description

MitarbeiterIn Bildungsorganisation & Verwaltung (m/w/d) gesucht!

ORGANISIEREN. DEN ÜBERBLICK BEHALTEN. WIRKUNG MÖGLICH MACHEN.

Kurzinfo zur Stelle

Teilzeit | 10–15 Stunden/Woche | überwiegend remote

Ab 15.10.2026 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Warum diese Stelle?

Bei Auf- und Umbruch im Gesundheitswesen begleiten wir Einrichtungen des Gesundheitswesens, entwickeln Bildungsangebote und setzen gemeinsam mit unseren KundInnen unterschiedliche Projekte um.

Damit aus einem erfolgreichen Auftrag auch ein erfolgreiches Projekt wird, braucht es im Hintergrund verlässliche Organisation und eine Verwaltung, die den Überblick behält.

Genau hier kommst Du ins Spiel.

Nach der Übergabe aus unserem Vertrieb begleitest Du unsere Bildungs- und Kundenprojekte organisatorisch und administrativ durch einen klar definierten Prozess. Du koordinierst Termine, hältst Unterlagen nach, kommunizierst mit KundInnen und Dozierenden und sorgst dafür, dass vom Projektstart bis zum Abschluss alles zuverlässig läuft.

Die Abläufe sind strukturiert – trotzdem brauchen wir jemanden, der selbst mitdenkt, Verantwortung übernimmt und erkennt, wenn etwas fehlt.

Du sorgst dafür, dass aus Planung verlässliche Umsetzung wird.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst Bildungs- und Kundenprojekte nach der Übergabe aus unserem Vertrieb und begleitest deren organisatorische und administrative Abwicklung.
• Du koordinierst Termine mit KundInnen, Dozierenden und weiteren Beteiligten.
• Du bist organisatorische AnsprechpartnerIn für KundInnen und Dozierende.
• Du bereitest Anwesenheitslisten und weitere projektbezogene Unterlagen vor und hältst diese nach.
• Du prüfst die erforderlichen Qualifikationen unserer eingesetzten Dozierenden und dokumentierst die entsprechenden Nachweise.
• Du prüfst anhand definierter Voraussetzungen die Zulassung von Teilnehmenden zu Prüfungen.
• Du organisierst Prüfungstermine und die dazugehörigen administrativen Abläufe.
• Du hältst Projektstände, offene Aufgaben und erforderliche Nachweise im Blick.
• Du übernimmst gemeinsam mit dem Team auch allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst und Schriftverkehr.
• Du bringst Dich mit zunehmender Erfahrung in die Weiterentwicklung unserer Abläufe und Prozesse ein.

Dein Profil

Für uns zählt weniger, welchen Abschluss Du mitbringst, sondern wie Du arbeitest.

Du passt gut zu uns, wenn Du strukturiert arbeitest, gerne organisierst und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick behältst. Du arbeitest selbstständig und zuverlässig und wartest nicht immer darauf, dass Dir jemand den nächsten Schritt vorgibt.

Du kommunizierst freundlich und verbindlich mit unterschiedlichen Menschen und kannst auch fehlende Unterlagen oder Informationen konsequent nachhalten.

Mit Microsoft 365 und digitalem Arbeiten solltest Du Dich wohlfühlen.

Erfahrungen in Verwaltung, Bildungsorganisation, Veranstaltungsorganisation oder Projektkoordination sind hilfreich – aber keine Voraussetzung. Auch QuereinsteigerInnen und Menschen beim beruflichen Wiedereinstieg sind ausdrücklich willkommen.

Was wir Dir bieten

• 10–15 Stunden pro Woche mit einer Vergütung von 910 € bis 1.490 € brutto pro Monat, abhängig von Stellenumfang, Erfahrung und mitgebrachten Kompetenzen.
• Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Wenn sich unsere gemeinsamen Projekte erfolgreich entwickeln, besteht die Möglichkeit einer Verlängerung und perspektivisch auch einer Entfristung.
• Du arbeitest überwiegend remote. Ein gemeinsamer Präsenztag pro Woche findet in Bonn oder Köln statt.
• Je nach Stellenumfang vereinbaren wir ein bis zwei Tage mit festen Telefonzeiten. Die übrigen Arbeitsstunden kannst Du weitgehend flexibel verteilen.
• Eine hochwertige technische Ausstattung ist Grundlage für eine qualitative und professionelle Arbeit. Für Deine Arbeit erhältst Du einen Markenlaptop von Dell und einen Arbeitsplatz mit zwei Monitoren und allem, was dazu gehört.
• Dazu kommen flexible Arbeitszeiten, eine moderne New-Work-Arbeitsumgebung sowie regelmäßige Teamtreffen – remote und in Präsenz.
• Außerdem erwarten Dich eine offene und informelle Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und Deine Aufgaben mit zu entwickeln.
• JobRad und Deutschlandticket gehören ebenfalls zu unseren Angeboten.

Klingt nach Dir?