Assistenz der Geschäftsführung

DID GmbH; Köln; Hybrid; EUR 35,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Deutschlandticket-Zuschuss

Mobiles Arbeiten - Top-Ausstattung

Wöchentliche Bewegungs-Session

Team-Events im Jahr

Job summary

DID GmbH in Köln sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die Verantwortung übernimmt, Reisen plant, Termine koordiniert und interne Abläufe optimiert. Du arbeitest größtenteils digital aus dem Home Office, bist aber regelmäßig vor Ort in Köln und unterstützt Fibu/Lobu in Abstimmung mit dem Steuerbüro sowie Personalthemen.

Du gestaltest interne Projekte mit, entwickelst Prozesse weiter und bringst Organisationstalent, Lernbereitschaft sowie Interesse an KI-Tools mit.

Qualifications

• Einfach Orga-Genie – strukturiert und vorausplanend.
• Priorisieren und alle Stränge zusammenhalten.
• Lösungsorientiertes Mindset im Arbeitsalltag.
• Empathie, Mut zum Handeln, Flexibilität beim Themawechsel.
• Kühlen Kopf auch bei hohem Arbeitsaufkommen.
• Wissbegierde und Lernbereitschaft.
• Interesse an KI-Tools und smarten Automatisierungen.
• Kaufmännische Ausbildung oder BWL-Studium plus Berufserfahrung im Assistenz-/Projektmanagement.
• Sehr gutes Deutsch, sicherer Umgang mit MS 365.
• Kenntnisse oder Lernwillen bei Miro & digitalen Tools.
• Wohnort Köln oder Umgebung für Vor-Ort-Termine.
• Begeisterung für ÖPNV und Mobilitätswende.

Responsibilities

• Assistenz der Geschäftsführung im Alltag unterstützen.
• Reise-, Termin- und Eventplanung sowie Vorbereitung von Informationen.
• Unterstützung bei Fibu/Lobu in Abstimmung mit dem Steuerbüro.
• Personalthemen, Onboarding und Umfragen unterstützen.
• Mitwirkung bei internen Projekten, Tools-Einführung und Prozessoptimierung.
• Pflege von Zeit- und Projektplänen, Statusberichten und Präsentationen.
• Interne Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Team.
• Organisation von Team-Offsites und digitalen Team-Aktivitäten.
• Monitoring von Tools für digitale Zusammenarbeit und Weiterentwicklung.

Skills

Organisationsgenie

Projektmanagement

Priorisieren

Deutsch fließend

MS 365

Miro

Teamkoordination

Koordination Reisen/Events

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS 365

Miro

Job description

Wir suchen eine Persönlichkeit, die begeisterungsfähig und offen ist, Verantwortung übernimmt und unsere offene Unternehmenskultur aktiv mitgestalten möchte. Brennst du für die Mobilitätswende und hast Organisationstalent im Blut? Dann bist du bei DID genau richtig. Wir suchen ein echtes Orga-Genie zwischen Assistenz und Projektunterstützung – mit klarem Schwerpunkt auf der Unterstützung unserer Geschäftsführung, auf internen Abläufen und auf Teamorganisation. Die Rolle hat drei Aufgabenfelder und entwickelt sich mit dir und deinen Stärken weiter.

WICHTIG für diese Position bei uns:

Als Unternehmen sind wir grundsätzlich remote aufgestellt. Das Team ist in ganz Deutschland verteilt. Gleichzeitig ist für diese Vollzeit-Rolle eine örtliche Nähe zu unseren Geschäftsführenden Viktoria und Daniel essentiell – mit denen du regelmäßig auch im persönlichen Austausch bist. Daher suchen wir explizit jemanden in/um Köln. Den Großteil deiner Arbeit erledigst du rein digital, flexibel aus dem Home Office oder von wo du magst.

Deine Aufgaben bei uns:

Assistenz der Geschäftsführung

• Unterstützung unserer beiden Geschäftsführenden Viktoria und Daniel im bunten und vielfältigen Alltag
• Planung und Organisation von Reisen, Eventteilnahmen und Kund*innenterminen
• Unterstützung bei der Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen
• Vorbereitende Finanzbuchhaltung (Fibu) und Lohnbuchhaltung (Lobu) in Abstimmung mit unserem Steuerbüro
• Unterstützung bei Personalthemen, wie z. B. Personaladministration, Mitarbeitendenumfragen, Onboarding neuer DIDies

Interne Projekte & Prozesse

• Mitarbeit bei vielfältigen internen Projekten, z. b. bei der Einführung neuer Tools, Prozessoptimierungen oder der Planung eigener Events
• Pflege von Zeit- und Projektplänen sowie Vorbereitung von Statusberichten und Präsentationen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Themen als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Team
• Organisation unserer Team-Offsites (5x pro Jahr) und digitaler Team-Aktivitäten
• Monitoring und Weiterentwicklung der Tools für unsere digitale Zusammenarbeit
• Aktive Mitgestaltung interner Strukturen & Formate

Generell gilt: Du gestaltest die Rolle mit deinen Stärken und Expertisen aktiv mit. Falls du für einzelne Themen noch keine Erfahrung mitbringst, lernst du es bei uns. Viel wichtiger ist, dass du Lust hast, dich einzubringen, Verantwortung zu übernehmen und Schritt für Schritt in weitere Aufgaben hineinzuwachsen.

Das bringst du mit:

• Einfach #Orgagenie– du strukturierst und organisierst gerne, denkst mit und voraus
• Superkraft: Bälle jonglieren und Priorisieren – du hälst stets alle Stränge zusammen
• In Lösungen zu denken ist dabei dein Standard-Mindset
• Empathie, Mut zum Handeln und auch mal schnell zwischen Themen zu wechseln
• Einen kühlen Kopf, auch wenn der Tisch voll ist
• Wissbegier und Lernbereitschaft
• Interesse und Affinität für KI-Tools und smarte Automatisierungen
• Kaufmännische Ausbildung, BWL-Studium oder vergleichbar, plus Berufserfahrung im Assistenz- oder Projektmanagementumfeld
• Sehr gutes Deutsch, sicherer Umgang mit M365
• Kenntnisse oder Lernwille bei Miro und anderen digitalen Tools
• Wohnort in Köln oder Umgebung für regelmäßige Vor-Ort-Termine
• Sahnehäubchen: Begeisterung für ÖPNV und Mobilitätswende

Das erwartet dich:

• ein großartiges, engagiertes Team – alle sind mit Herzblut dabei
• eine menschliche, wohlwollende und teamorientierte Unternehmenskultur – für uns selbstverständlich: wertschätzend und auf Augenhöhe
• ein spannendes und sinnvolles Thema – die Mobilität von morgen aktiv mitgestalten
• flexible Arbeitszeit
• überwiegend remote mit frei wählbarem Arbeitsplatz in DE – in dieser Rolle hybrid mit Präsenzterminen in Köln bei Bedarf
• die Option, bis zu 6 Monate pro Jahr im EU-Ausland zu arbeiten
• Top-Ausstattung für mobiles Arbeiten
• Vollzeit (40 St/5 Tage)
• Gehaltsrange: 35.000–42.000 € Jahresgehalt (brutto)
• betriebliche Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem AG-Zuschuss
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• 1x/Woche digitale Bewegungs-Session (Mobility/ Yin-Yoga) während der Arbeitszeit
• 5x/Jahr Team-Events „in real“

Bewerbungsschluss ist der 18. Oktober 2026.

Wir sichten alle Bewerbungen gesammelt und melden uns in der Woche vom 19. - 23. Oktober mit den Einladungen für die Erstgespräche.

Anschließend laden wir ausgewählte Bewerbende zu einem Zweitgespräch mit einer kleinen praxisnahen Live-Aufgabe ein. Diese dient dazu, gegenseitig zu prüfen, ob Arbeitsweise, Erwartungen und Zusammenarbeit gut zueinander passen. Dann geht es in ein finales Gespräch zur gemeinsamen Entscheidungsfindung.

Vielfalt macht uns stärker.

Wir setzen uns mit unserer Arbeit, und in unserem Team gegen Diskriminierung ein. Besonders freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen, die in unserer Gesellschaft aktuell benachteiligt sind.

Bei uns sind alle Menschen willkommen – bewirb dich und werde Teil unseres Teams!