MitarbeiterIn Bildungsorganisation & Verwaltung (m/w/d)

Join; Köln; Hybrid; EUR 10.000 - 17.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Teilzeit 10–15 Std/Woche

Hybrid: Remote + Köln Präsenztag

Dell Laptop und zwei Monitore

Flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Join sucht eine engagierte Teilzeitkraft zur organisatorischen und administrativen Begleitung von Bildungs- und Kundenprojekten. Du koordinierst Termine, kommunizierst mit KundInnen und Dozierenden und sorgst dafür, dass Unterlagen vollständig vorliegen und Qualitätsstandards eingehalten werden.

Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig, unterstützt das Team flexibel und bringst Freude am digitalen Arbeiten mit MS 365 mit.

Qualifikationen

• Strukturiertes Arbeiten und Überblick über mehrere Vorgänge behalten.
• Selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise ohne ständige Anleitung.
• Freundliche, verbindliche Kommunikation mit KundInnen und Dozierenden.

Aufgaben

• Begleitung organisatorischer und administrativer Abwicklung von Bildungs- und Kundenprojekten nach Vertriebsübergabe.
• Koordination von Terminen mit KundInnen, Dozierenden und Beteiligten.
• AnsprechpartnerIn für KundInnen und Dozierende.
• Vor- und Nachbereitung von Anwesenheitslisten und projektbezogenen Unterlagen.
• Überprüfung von Qualifikationen der Dozierenden und Nachweisen.
• Prüfung von Zulassungen zu Prüfungen anhand definierter Voraussetzungen.
• Organisation von Prüfungsterminen und Abläufen.
• Projektstände, Aufgaben und Nachweise im Blick behalten.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst und Schriftverkehr.

Kenntnisse

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Kommunikation

MS 365

Remote-Arbeit

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Teilzeit | 10–15 Stunden/Woche | überwiegend remote
Ab 15.10.2026 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt

ORGANISIEREN. DEN ÜBERBLICK BEHALTEN. WIRKUNG MÖGLICH MACHEN.

Warum diese Stelle?

Bei Auf- und Umbruch im Gesundheitswesen begleiten wir Einrichtungen des Gesundheitswesens, entwickeln Bildungsangebote und setzen gemeinsam mit unseren KundInnen unterschiedliche Projekte um.

Damit aus einem erfolgreichen Auftrag auch ein erfolgreiches Projekt wird, braucht es im Hintergrund verlässliche Organisation und eine Verwaltung, die den Überblick behält.

Genau hier kommst Du ins Spiel.

Nach der Übergabe aus unserem Vertrieb begleitest Du unsere Bildungs- und Kundenprojekte organisatorisch und administrativ durch einen klar definierten Prozess. Du koordinierst Termine, hältst Unterlagen nach, kommunizierst mit KundInnen und Dozierenden und sogst dafür, dass vom Projektstart bis zum Abschluss alles zuverlässig läuft.

Die Abläufe sind strukturiert – trotzdem brauchen wir jemanden, der selbst mitdenkt, Verantwortung übernimmt und erkennt, wenn etwas fehlt.

Du sorgst dafür, dass aus Planung verlässliche Umsetzung wird.

Aufgaben

• Du übernimmst Bildungs- und Kundenprojekte nach der Übergabe aus unserem Vertrieb und begleitest deren organisatorische und administrative Abwicklung.
• Du koordinierst Termine mit KundInnen, Dozierenden und weiteren Beteiligten.
• Du bist organisatorische AnsprechpartnerIn für KundInnen und Dozierende.
• Du bereitest Anwesenheitslisten und weitere projektbezogene Unterlagen vor und hältst diese nach.
• Du prüfst die erforderlichen Qualifikationen unserer eingesetzten Dozierenden und dokumentierst die entsprechenden Nachweise.
• Du prüfst anhand definierter Voraussetzungen die Zulassung von Teilnehmenden zu Prüfungen.
• Du organisierst Prüfungstermine und die dazugehörigen administrativen Abläufe.
• Du hältst Projektstände, offene Aufgaben und erforderliche Nachweise im Blick.
• Du übernimmst gemeinsam mit dem Team auch allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst und Schriftverkehr.
• Du bringst Dich mit zunehmender Erfahrung in die Weiterentwicklung unserer Abläufe und Prozesse ein.

Qualifikation

Für uns zählt weniger, welchen Abschluss Du mitbringst, sondern wie Du arbeitest.

Du passt gut zu uns, wenn Du strukturiert arbeitest, gerne organisierst und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick behältst. Du arbeitest selbstständig und zuverlässig und wartest nicht immer darauf, dass Dir jemand den nächsten Schritt vorgibt.

Du kommunizierst freundlich und verbindlich mit unterschiedlichen Menschen und kannst auch fehlende Unterlagen oder Informationen konsequent nachhalten.

Mit Microsoft 365 und digitalem Arbeiten solltest Du Dich wohlfühlen.

Erfahrungen in Verwaltung, Bildungsorganisation, Veranstaltungsorganisation oder Projektkoordination sind hilfreich – aber keine Voraussetzung. Auch QuereinsteigerInnen und Menschen beim beruflichen Wiedereinstieg sind ausdrücklich willkommen.

Benefits

• 10–15 Stunden pro Woche mit einer Vergütung von 910 € bis 1.490 € brutto pro Monat, abhängig von Stellenumfang, Erfahrung und mitgebrachten Kompetenzen.
• ein Jahr befristet. Wenn sich unsere gemeinsamen Projekte erfolgreich entwickeln, besteht die Möglichkeit einer Verlängerung und perspektivisch auch einer Entfristung.
• überwiegend remote
• Ein gemeinsamer Präsenztag pro Woche findet in Köln statt.
• Je nach Stellenumfang vereinbaren wir ein bis zwei Tage mit festen Telefonzeiten.
• Die übrigen Arbeitsstunden kannst Du weitgehend flexibel verteilen.
• Eine hochwertige technische Ausstattung ist Grundlage für eine qualitative und professionelle Arbeit. Für Deine Arbeit erhältst Du einen Markenlaptop von Dell und einen Arbeitsplatz mit zwei Monitoren und allem, was dazu gehört.
• Dazu kommen flexible Arbeitszeiten, eine moderne New-Work-Arbeitsumgebung sowie regelmäßige Teamtreffen – remote und in Präsenz.
• Außerdem erwarten Dich eine offene und informelle Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und Deine Aufgaben mitzuentwickeln.
• JobRad und Deutschlandticket gehören ebenfalls zu unseren Angeboten.

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