Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

Deutsche BKK; Düsseldorf; On-site; EUR 21,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Jobradleasing

Krankenzusatzversicherung

Sportangebote

Mitarbeiterrabatte

Firmenevents

Verkehrsanbindung

Weiterbildung

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

BIT Systems GmbH sucht eine/n Mitarbeiter/in Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d) zur strukturierten Pflege von Vertragsunterlagen, Überwachung von Laufzeiten und Unterstützung von Änderungen. Die Position ist als Teilzeitstelle (20 Stunden/Woche) in Düsseldorf vorgesehen.

Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern zusammen und unterstützen Lieferantenmanagement, Auswertungen sowie administrative Abläufe. Benefits und moderne Ausstattung gehören dazu.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit passenden Qualifikationen sind willkommen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word und Excel.
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Pflege, Dokumentation und Archivierung von Vertragsunterlagen.
• Prüfung der Vollständigkeit und Konsistenz vor Unterzeichnung.
• Überwachung von Vertragslaufzeiten und Fristen; rechtzeitige Eskalation.
• Pflege von Vertrags- und Lieferantenstammdaten sowie Kontakten und Nachweisen.
• Unterstützung bei Vertragsinventuren, Änderungen, Verlängerungen und Kündigungen.
• Nachverfolgung von Leistungsnachweisen und Vereinbarungen.
• Mitwirkung bei Lieferantenbewertungen und Datenaufbereitung.
• Mitwirkung bei Reklamationen und vertraglichen Ansprüchen; Dokumentation.
• Erstellung von Übersichten, Statusberichten und Auswertungen.
• Mitgestaltung administrativer Abläufe, Checklisten und digitaler Workflows.
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen zu Verlängerungen und Änderungen.
• Koordination mit Fachbereichen, Einkauf, Lieferanten, Finance, Rechtsabteilung, Compliance und Datenschutz.

Skills

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Strukturierte Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

• Befristet
• Jobradleasing
• Firmenevents

Werde Teil von BIT Systems!

Entfalte Dein Potenzial in einem wertschätzenden, innovativen und zuverlässigen Team.

Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

Verwaltung

Gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft im Gesundheitswesen. Verträge und Vereinbarungen bilden die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit – vorausgesetzt, Unterlagen sind vollständig, Fristen werden im Blick behalten und relevante Informationen stehen strukturiert zur Verfügung. Genau hier übernehmen Sie eine wichtige unterstützende Rolle. Als Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d) sorgen Sie für die strukturierte Pflege und Dokumentation unserer Vertragsunterlagen, überwachen Laufzeiten und Fristen und unterstützen bei Vertragsänderungen, Verlängerungen und Kündigungen. Darüber hinaus begleiten Sie administrative Prozesse im Lieferantenmanagement, erstellen Übersichten und Auswertungen und stimmen sich mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern ab. Die BIT Systems GmbH ist der IT-Dienstleister der BARMER und entwickelt, betreibt und optimiert moderne IT-Lösungen für das Gesundheitswesen. Mit unseren Dienstleistungen schaffen wir die Grundlage für stabile, sichere und leistungsfähige IT-Prozesse und leisten täglich einen wichtigen Beitrag für Millionen Versicherte. Die Position ist als Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche vorgesehen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

• Düsseldorf
• Teilzeit (Vormittag), Teilzeit (Nachmittag), Teilzeit
• ab sofort
• Befristet
• Quereinsteiger/innen willkommen, Wiedereinsteiger/innen willkommen
• Arbeitsorte: Duesseldorf
• Arbeitsorte: Duesseldorf

Das Sind Deine Aufgaben

• Pflege, Dokumentation und Archivierung von Vertragsunterlagen, insbesondere Rahmenverträgen, Einzelverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Servicevereinbarungen
• Prüfung der formalen Vollständigkeit und Konsistenz von Vertragsdokumenten vor Unterzeichnung, insbesondere hinsichtlich Vertragsparteien, Laufzeiten, Preisen und Anlagen
• Überwachung von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Optionen und Verlängerungen sowie rechtzeitige Eskalation bei kritischen Terminen
• Pflege von Vertrags- und Lieferantenstammdaten sowie Kontaktdaten, Nachweisen und Zertifikaten
• Unterstützung bei Vertragsinventuren und Bestandsanalysen sowie bei der Vorbereitung von Vertragsänderungen, Verlängerungen und Kündigungen
• Nachverfolgung von Leistungsnachweisen und sonstigen vereinbarten Unterlagen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Lieferantenbewertungen einschließlich Datensammlung, Kennzahlenaufbereitung und Dokumentation
• Mitwirkung bei Reklamationen und vertraglichen Anspruchsfällen, insbesondere durch Dokumentation, Fristenüberwachung und Abstimmung mit den zuständigen Fachstellen
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Statusberichten und Auswertungen zu Vertragsbeständen und Lieferantenaktivitäten
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe, Checklisten, Vorlagen und digitaler Workflows
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für Vertragsverlängerungen, -änderungen und -kündigungen durch strukturierte Zusammenstellung von Daten, Fristen und Risiken
• Koordination und Abstimmung mit Fachbereichen, Einkauf, Lieferanten sowie Finance, Rechtsabteilung, Compliance und Datenschutz

Was Wir Von Dir Erwarten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit vergleichbaren Qualifikationen sind ausdrücklich willkommen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word und Excel
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und gute Kommunikation in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit
• Service- und lösungsorientiertes Handeln
• Deutschkenntnisse mindestens auf C1-Niveau
• Englischkenntnisse sind wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich

Was Du Von Uns Erwarten Darfst

• Strukturierte und umfassende Einarbeitung in unsere internen Abläufe und Prozesse
• Mentorenprogramm und persönliche Begleitung während der Einarbeitung
• Moderne technische Ausstattung
• Enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen Fachbereichen und Ansprechpartnern
• Teamübergreifende Zusammenarbeit in einem motivierten und aufgeschlossenen Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Optimierung administrativer Abläufe und Prozesse
• Raum für eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge
• Abwechslungsreiche Aufgaben rund um Vertragsadministration, Dokumentenmanagement und Lieferantenmanagement
• Langfristige Entwicklungsperspektiven in einem zukunftsorientierten Unternehmen

Benefits

• Jobradleasing
• Arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung
• Sport- und Gesundheitsangebote
• Mitarbeiterrabatte
• Firmenevents
• Gute Verkehrsanbindung und gute Parkmöglichkeiten
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Workshops
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• flexible Arbeitszeiten

Die aufgeführten Benefits geben einen Überblick über unsere aktuellen Arbeitgeberleistungen. Je nach Tätigkeit, Einsatzbereich und den jeweils geltenden betrieblichen Regelungen können einzelne Leistungen variieren. Diese Stellenanzeige begründet keinen individuellen Rechtsanspruch auf die genannten Leistungen.

Werde Teil der BIT Systems GmbH und erlebe echtes Teamwork in einem fairen und offenen Arbeitsumfeld.

Wir helfen dir gerne auf dem Weg zu deiner erfolgreichen Bewerbung.

Bei Fragen kontaktiere uns gerne per E-Mail unter [e-mail].