Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

BIT Systems Gesellschaft für IT Beratung f. IT i. Gesundheitsw. mbH; Düsseldorf; On-site; EUR 19,000 - 29,000; Part time

Benefits offered by this job

JobRad-Leasing

Krankenzusatzversicherung

Sport- und Gesundheitsangebote

Mitarbeiterrabatte

Firmenevents

Gute Verkehrsanbindung

Fort- und Weiterbildung

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

BIT Systems GmbH sucht eine/n Mitarbeiter/in im Vertrags- und Dokumentenmanagement zur strukturierten Pflege und Dokumentation von Vertragsunterlagen. Sie überwachen Laufzeiten, unterstützen bei Änderungen, Verlängerungen und Kündigungen und arbeiten eng mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern zusammen.

Die Position ist auf 20 Stunden pro Woche als Teilzeitstelle ausgelegt. Erwartet werden eine kaufmännische Ausbildung, sichere MS-Office-Kenntnisse und eine strukturierte,

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Quereinsteigerinnen und -einsteiger mit vergleichbaren Qualifikationen sind willkommen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word und Excel.
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Pflege, Dokumentation und Archivierung von Vertragsunterlagen, insbesondere Rahmenverträgen, Einzelverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Servicevereinbarungen.
• Prüfung der formalen Vollständigkeit und Konsistenz von Vertragsdokumenten vor Unterzeichnung, insbesondere hinsichtlich Vertragsparteien, Laufzeiten, Preisen und Anlagen.
• Überwachung von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Optionen und Verlängerungen sowie rechtzeitige Eskalation bei kritischen Terminen.
• Pflege von Vertrags- und Lieferantenstammdaten sowie Kontaktdaten, Nachweisen und Zertifikaten.
• Unterstützung bei Vertragsinventuren und Bestandsanalysen sowie bei der Vorbereitung von Vertragsänderungen, Verlängerungen und Kündigungen.

Skills

Organisationstalent

MS Office

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Deutsch C1

Englischkenntnisse wünschenswert

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

Gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft im Gesundheitswesen.

Verträge und Vereinbarungen bilden die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit – vorausgesetzt, Unterlagen sind vollständig, Fristen werden im Blick behalten und relevante Informationen stehen strukturiert zur Verfügung. Genau hier übernehmen Sie eine wichtige unterstützende Rolle.

Als Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d) sorgen Sie für die strukturierte Pflege und Dokumentation unserer Vertragsunterlagen, überwachen Laufzeiten und Fristen und unterstützen bei Vertragsänderungen, Verlängerungen und Kündigungen. Darüber hinaus begleiten Sie administrative Prozesse im Lieferantenmanagement, erstellen Übersichten und Auswertungen und stimmen sich mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern ab.

Die BIT Systems GmbH ist der IT-Dienstleister der BARMER und entwickelt, betreibt und optimiert moderne IT-Lösungen für das Gesundheitswesen. Mit unseren Dienstleistungen schaffen wir die Grundlage für stabile, sichere und leistungsfähige IT-Prozesse und leisten täglich einen wichtigen Beitrag für Millionen Versicherte.

Die Position ist als Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche vorgesehen.

Ihre Aufgaben

Zu Ihren abwechslungsreichen Aufgaben gehören insbesondere:

• Pflege, Dokumentation und Archivierung von Vertragsunterlagen, insbesondere Rahmenverträgen, Einzelverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Servicevereinbarungen
• Prüfung der formalen Vollständigkeit und Konsistenz von Vertragsdokumenten vor Unterzeichnung, insbesondere hinsichtlich Vertragsparteien, Laufzeiten, Preisen und Anlagen
• Überwachung von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Optionen und Verlängerungen sowie rechtzeitige Eskalation bei kritischen Terminen
• Pflege von Vertrags- und Lieferantenstammdaten sowie Kontaktdaten, Nachweisen und Zertifikaten
• Unterstützung bei Vertragsinventuren und Bestandsanalysen sowie bei der Vorbereitung von Vertragsänderungen, Verlängerungen und Kündigungen
• Nachverfolgung von Leistungsnachweisen und sonstigen vereinbarten Unterlagen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Lieferantenbewertungen einschließlich Datensammlung, Kennzahlenaufbereitung und Dokumentation
• Mitwirkung bei Reklamationen und vertraglichen Anspruchsfällen, insbesondere durch Dokumentation, Fristenüberwachung und Abstimmung mit den zuständigen Fachstellen
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Statusberichten und Auswertungen zu Vertragsbeständen und Lieferantenaktivitäten
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe, Checklisten, Vorlagen und digitaler Workflows
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für Vertragsverlängerungen, -änderungen und -kündigungen durch strukturierte Zusammenstellung von Daten, Fristen und Risiken
• Koordination und Abstimmung mit Fachbereichen, Einkauf, Lieferanten sowie Finance, Rechtsabteilung, Compliance und Datenschutz

Ihr Profil

Sie überzeugen durch eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, technisches Verständnis sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung.

Darüber hinaus bringen Sie idealerweise Folgendes mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit vergleichbaren Qualifikationen sind ausdrücklich willkommen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word und Excel
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und gute Kommunikation in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit
• Service- und lösungsorientiertes Handeln
• Deutschkenntnisse mindestens auf C1-Niveau
• Englischkenntnisse sind wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich

Darauf können Sie sich freuen

• Strukturierte und umfassende Einarbeitung in unsere internen Abläufe und Prozesse
• Mentorenprogramm und persönliche Begleitung während der Einarbeitung
• Moderne technische Ausstattung
• Enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen Fachbereichen und Ansprechpartnern
• Teamübergreifende Zusammenarbeit in einem motivierten und aufgeschlossenen Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Optimierung administrativer Abläufe und Prozesse
• Raum für eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge
• Abwechslungsreiche Aufgaben rund um Vertragsadministration, Dokumentenmanagement und Lieferantenmanagement
• Langfristige Entwicklungsperspektiven in einem zukunftsorientierten Unternehmen

Deine Benefits

• JobRad-Leasing
• Arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung
• Sport- und Gesundheitsangebote
• Mitarbeiterrabatte
• Firmenevents
• Gute Verkehrsanbindung und gute Parkmöglichkeiten
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Workshops
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• flexible Arbeitszeiten

Die aufgeführten Benefits geben einen Überblick über unsere aktuellen Arbeitgeberleistungen. Je nach Tätigkeit, Einsatzbereich und den jeweils geltenden betrieblichen Regelungen können einzelne Leistungen variieren. Diese Stellenanzeige begründet keinen individuellen Rechtsanspruch auf die genannten Leistungen.

Perspektive

Das Arbeitsverhältnis wird zunächst befristet geschlossen. Unser Ziel ist eine langfristige Zusammenarbeit. Bei entsprechender persönlicher und fachlicher Eignung sowie bei Vorliegen der betrieblichen Voraussetzungen streben wir die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis an.

Werden Sie Teil unseres Teams

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

Für Fragen steht Ihnen unser Recruiting-Team gerne unter [e-mail] zur Verfügung.

Die BIT Systems GmbH begrüßt Bewerbungen aller Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.