Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

BIT Systems Gesellschaft für IT im Gesundheitswesen mbH; Düsseldorf; Presencial; EUR 18 000 - 20 000; Tempo parcial

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Krankenzusatzversicherung

Sportangebote

Mitarbeiterrabatte

Verkehrsanbindung

Fort- und Weiterbildung

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Resumo da oferta

BIT Systems Gesellschaft für IT im Gesundheitswesen mbH sucht eine/n Mitarbeiter/in für Vertrags- und Dokumentenmanagement in Teilzeit (20 Std./Woche) in Düsseldorf. Sie pflegen Vertragsunterlagen, prüfen Vollständigkeit und Fristen, überwachen Laufzeiten und unterstützen bei Änderungen sowie Lieferantenprozessen.

Wir bieten eine strukturierte Einarbeitung und Mitarbeit in einem motivierten Team. Sie arbeiten eng mit Fachbereichen, Einkauf und Rechtsabteilung zusammen, pflegen Stammdaten und

Qualificações

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger willkommen.
• Sicherer Umgang mit Outlook, Word und Excel.
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und gute Ausdrucksweise.
• Teamfähigkeit und serviceorientiertes Handeln.
• Deutschkenntnisse mindestens C1; Englischkenntnisse wünschenswert.

Responsabilidades

• Pflege, Dokumentation und Archivierung von Vertragsunterlagen.
• Prüfung formaler Vollständigkeit und Konsistenz von Vertragsdokumenten.
• Überwachung von Vertragslaufzeiten, Fristen und Verlängerungen.
• Pflege von Vertrags- und Lieferantenstammdaten.
• Unterstützung bei Lieferantenbewertungen und Compliance-Themen.
• Erstellung von Übersichten, Statusberichten und Auswertungen.

Conhecimentos

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Serviceorientiertes Handeln

Selbstständige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

Deutschkenntnisse C1

Englischgrundkenntnisse

Formação académica

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Ferramentas

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Descrição da oferta de emprego

Werde Teil von BIT Systems!
Entfalte Dein Potenzial in einem wertschätzenden, innovativen und zuverlässigen Team.

Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

Verwaltung

Gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft im Gesundheitswesen.Verträge und Vereinbarungen bilden die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit – vorausgesetzt, Unterlagen sind vollständig, Fristen werden im Blick behalten und relevante Informationen stehen strukturiert zur Verfügung. Genau hier übernehmen Sie eine wichtige unterstützende Rolle.Als Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d) sorgen Sie für die strukturierte Pflege und Dokumentation unserer Vertragsunterlagen, überwachen Laufzeiten und Fristen und unterstützen bei Vertragsänderungen, Verlängerungen und Kündigungen. Darüber hinaus begleiten Sie administrative Prozesse im Lieferantenmanagement, erstellen Übersichten und Auswertungen und stimmen sich mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern ab.Die BIT Systems GmbH ist der IT-Dienstleister der BARMER und entwickelt, betreibt und optimiert moderne IT-Lösungen für das Gesundheitswesen. Mit unseren Dienstleistungen schaffen wir die Grundlage für stabile, sichere und leistungsfähige IT-Prozesse und leisten täglich einen wichtigen Beitrag für Millionen Versicherte.Die Position ist als Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche vorgesehen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Mitarbeiter Vertrags- und Dokumentenmanagement (m/w/d)

• Düsseldorf
• Teilzeit (Vormittag), Teilzeit (Nachmittag), Teilzeit
• Quereinsteiger/innen willkommen, Wiedereinsteiger/innen willkommen
• Arbeitsorte: Duesseldorf

Das sind Deine Aufgaben:

• Pflege, Dokumentation und Archivierung von Vertragsunterlagen, insbesondere Rahmenverträgen, Einzelverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Servicevereinbarungen
• Prüfung der formalen Vollständigkeit und Konsistenz von Vertragsdokumenten vor Unterzeichnung, insbesondere hinsichtlich Vertragsparteien, Laufzeiten, Preisen und Anlagen
• Überwachung von Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Optionen und Verlängerungen sowie rechtzeitige Eskalation bei kritischen Terminen
• Pflege von Vertrags- und Lieferantenstammdaten sowie Kontaktdaten, Nachweisen und Zertifikaten
• Unterstützung bei Vertragsinventuren und Bestandsanalysen sowie bei der Vorbereitung von Vertragsänderungen, Verlängerungen und Kündigungen
• Nachverfolgung von Leistungsnachweisen und sonstigen vereinbarten Unterlagen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Lieferantenbewertungen einschließlich Datensammlung, Kennzahlenaufbereitung und Dokumentation
• Mitwirkung bei Reklamationen und vertraglichen Anspruchsfällen, insbesondere durch Dokumentation, Fristenüberwachung und Abstimmung mit den zuständigen Fachstellen
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Statusberichten und Auswertungen zu Vertragsbeständen und Lieferantenaktivitäten
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe, Checklisten, Vorlagen und digitaler Workflows
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für Vertragsverlängerungen, -änderungen und -kündigungen durch strukturierte Zusammenstellung von Daten, Fristen und Risiken
• Koordination und Abstimmung mit Fachbereichen, Einkauf, Lieferanten sowie Finance, Rechtsabteilung, Compliance und Datenschutz

Was wir von Dir erwarten:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit vergleichbaren Qualifikationen sind ausdrücklich willkommen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word und Excel
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und gute Kommunikation in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit
• Service- und lösungsorientiertes Handeln
• Deutschkenntnisse mindestens auf C1-Niveau
• Englischkenntnisse sind wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich

Was Du von uns erwarten darfst:

• Strukturierte und umfassende Einarbeitung in unsere internen Abläufe und Prozesse
• Mentorenprogramm und persönliche Begleitung während der Einarbeitung
• Moderne technische Ausstattung
• Enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen Fachbereichen und Ansprechpartnern
• Teamübergreifende Zusammenarbeit in einem motivierten und aufgeschlossenen Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Optimierung administrativer Abläufe und Prozesse
• Raum für eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge
• Abwechslungsreiche Aufgaben rund um Vertragsadministration, Dokumentenmanagement und Lieferantenmanagement
• Langfristige Entwicklungsperspektiven in einem zukunftsorientierten Unternehmen

Benefits:

• Arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung
• Sport- und Gesundheitsangebote
• Mitarbeiterrabatte
• Gute Verkehrsanbindung und gute Parkmöglichkeiten
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Workshops
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• flexible Arbeitszeiten

Die aufgeführten Benefits geben einen Überblick über unsere aktuellen Arbeitgeberleistungen. Je nach Tätigkeit, Einsatzbereich und den jeweils geltenden betrieblichen Regelungen können einzelne Leistungen variieren. Diese Stellenanzeige begründet keinen individuellen Rechtsanspruch auf die genannten Leistungen.

Werde Teil der BIT Systems GmbH und erlebe echtes Teamwork in einem fairen und offenen Arbeitsumfeld.

Wir helfen dir gerne auf dem Weg zu deiner erfolgreichen Bewerbung.