Mitarbeiter Stiftungsverwaltung (m/w/d)

help and hope Stiftung; Dortmund; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenfreie Getränke

JobRad

Weiterbildung

Arbeitsumgebung Gut Königsmühle

Job summary

help and hope Stiftung sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Koordination von Bestellwesen, IT- und Datenschutzprozessen. Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen und externen Partnern zusammen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit und verfügen über Erfahrung in Verwaltung, Organisation und Excel. Die Stelle bietet Raum für individuelle Gestaltung und langfristige Zusammenarbeit, mit einer offenen Unternehmenskultur.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss.
• Erfahrung in Verwaltung, Sachbearbeitung oder Organisationskoordination.
• Sicherer Umgang mit MS Office, besonders Excel, sowie digitalen Tools wie Microsoft Teams.

Responsibilities

• Verantwortest das Bestell- und Beschaffungswesen, prüfst Rechnungen und behältst Lagerbestände im Blick.
• Aktualisierst Arbeitsanweisungen, Prozesse und Richtlinien sowie neue Standards.
• Koordinierst On-/Offboarding mit dem IT-Dienstleister, verwaltest Hardware, Lizenzen und Zugänge (MS Teams).
• Koordinierts Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten, hält Unterlagen aktuell und organisiert Schulungen.
• Bringst eigene Ideen ein, arbeitest bereichsübergreifend und unterstützt dort, wo Hilfe gebraucht wird.

Skills

MS Office

Excel

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Zahlenverständnis

Teamarbeit

Eigeninitiative

Education

kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaftslehre

Tools

Microsoft Teams

Job description

Du suchst eine vielseitige Tätigkeit in der Verwaltung mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und Sinn? Dann werde Teil der help and hope Stiftung und unterstütze uns dabei, benachteiligten Kindern und Jugendlichen neue Perspektiven zu eröffnen. In dieser abwechslungsreichen Position übernimmst Du Aufgaben in den Bereichen Stiftungsverwaltung, Bestell- und Lagerwesen, IT-Koordination, sowie Datenschutz und arbeitest mit unterschiedlichsten internen und externen Ansprechpartnern zusammen.

Deine Aufgaben

Als Mitarbeiter in der Stiftungsverwaltung übernimmst Du eine zentrale Rolle in unserer Organisation und sorgst für reibungslose Abläufe in verschiedenen administrativen Bereichen:

• Du verantwortest das Bestell- und Beschaffungswesen der Stiftung, holst Angebote ein, prüfst Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und behältst Lagerbestände im Blick.
• Du aktualisierst bestehende Arbeitsanweisungen, Prozesse und Richtlinien und entwickelst bei Bedarf neue Standards und Regelungen.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu unserem IT-Dienstleister, koordinierst On- und Offboarding-Prozesse, organisierst regelmäßige Abstimmungstermine und kümmerst Dich um Hardware, Lizenzen, Zugangsdaten sowie digitale Strukturen, beispielsweise in Microsoft Teams.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit unserem Datenschutzbeauftragten, hältst Datenschutzunterlagen und Prozesse aktuell und organisierst Datenschutzschulungen für unsere Mitarbeitenden.
• Du bringst eigene Ideen ein, unterstützt bereichsübergreifend und packst dort mit an, wo Deine Unterstützung gebraucht wird.

Das bringst Du mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Verwaltung, Sachbearbeitung oder Organisationskoordination
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, sowie im Umgang mit digitalen Tools wie Microsoft Teams
• Idealerweise erste Berührungspunkte mit Datenschutz, IT-Koordination, Qualitätsmanagement oder Immobilienverwaltung
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Zahlenverständnis und sorgfältige Arbeitsweise
• Eigeninitiative, Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Interesse an langfristiger Zusammenarbeit und vielseitigen Verwaltungsaufgaben

Darauf kannst Du Dich freuen

• Sinnstiftende Tätigkeit bei einer gemeinnützigen Stiftung
• Offene Unternehmenskultur und wertschätzendes Miteinander
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum
• Strukturierte Einarbeitung und persönliche Unterstützung
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• JobRad nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit
• Kostenfreie Getränke
• Eine außergewöhnliche Arbeitsumgebung auf Gut Königsmühle

Über die help and hope Stiftung

Die help and hope Stiftung setzt sich seit 2005 für benachteiligte Kinder und Jugendliche ein. Unser Ziel ist es, Perspektiven zu schaffen und langfristige Unterstützung zu ermöglichen. Auf Gut Königsmühle entwickeln wir einen besonderen Ort für Bildung, Begegnung und soziale Förderung. Hier entstehen Projekte, die Menschen zusammenbringen und Zukunft gestalten.