Kaufmännische*r Referent*in (m/w/d)

Stiftung Digitale Chancen; Berlin; Hybrid; EUR 32,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

6 Wochen Urlaub pro Jahr

Job summary

Stiftung Digitale Chancen in Berlin sucht eine*n kaufmännische*n Referent*in (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Stunden pro Woche). Sie verantworten den kaufmännischen Bereich der Stiftung und übernehmen eine leitende Rolle in der Sachbearbeitung im Finanz- und Personalbereich.

Die Stelle ist befristet bis 31.12.2027; eine längerfristige Perspektive wird angestrebt. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, externen Dienstleistern und dem Vorstand zusammen und entwickeln Finanzprozesse weiter.

Qualifications

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder verwaltungswissenschaftliches Studium mit Schwerpunkt Finanz- und Rechnungswesen, Controlling oder Zuwendungsrecht oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Position mit Finanzadministrations- und Controllingaufgaben
• Fundierte Kenntnisse im Gemeinnützigkeits-, Zuwendungs- und Vergaberecht sowie in der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) sowie gängiger Buchhaltungssoftware; Lexware bevorzugt

Responsibilities

• Verantwortung für den Finanzbereich inkl. Rechnungswesen, Controlling, Liquiditätsplanung und Vertragsmanagement in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Steuerung der Prozesse mit externen Finanzdienstleistern (Buchhaltung, Lohnbüro, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfer)
• Überwachung von Zahlungsverkehr, Kontoführung und Bankenkommunikation
• Weiterentwicklung, Implementierung und Dokumentation von Finanzprozessen und -richtlinien
• Fachliche Leitung der laufenden Prozesse zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Finanzbuchführung
• Vorbereitung und Erstellung des Jahresabschlusses als zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister und Vorstandsmitglieder
• Aufstellung des Haushaltsplans der Stiftung in enger Zusammenarbeit mit dem Lenkungskreis und dem Vorstand
• Erstellung, Pflege und Prüfung von Projektbudgets und Verwendungsnachweisen
• Durchführung von Mittelabrufen und Controlling der Mittelverwendung
• Anwendung des öffentlichen Zuwendungs- und Vergaberechts sowie Klärung von Einzelfragen mit Fördermittelgebern
• Leitende Zusammenarbeit mit der Position Sachbearbeitung Personal sowie fachliche Unterstützung
• Förderung einer modernen, wertschätzenden Personalentwicklung
• Aufbau, Implementierung und Optimierung von Arbeitsprozessen im Finanz- und Personalbereich
• Mitwirkung im geschäftsführenden Lenkungskreis zu operativen, organisatorischen und kaufmännischen Themen

Skills

Finanzen & Controlling

Gemeinnützigkeitsrecht

Teamführung

Analytisches Denken

Education

Betriebswirtschaftliches Studium

Verwaltungswissenschaftliches Studium

Tools

Lexware

MS Office Excel

Job description

Kurzbeschreibung
Die

Kurzbeschreibung
Die Stiftung Digitale Chancen erforscht als gemeinnützige Organisation die gesellschaftlichen Folgen der Digitalisierung und setzt sich für einen chancengerechten Zugang zu digitalen Medien ein. In verschiedenen Projekten fördern wir die Medienkompetenz aller Bevölkerungsgruppen und stärken so die gesellschaftliche Teilhabe.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.01.2027 eine*n engagierte*n kaufmännische*n Referent*in (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Stunden pro Woche). Wenn du dein Fachwissen und deine Begeisterung in einem sinnstiftenden Umfeld einbringen und aktiv an der Weiterentwicklung unserer Stiftung mitwirken möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
In dieser Position verantwortest du den kaufmännischen Bereich der Stiftung und übernimmst eine leitende Rolle für die Position der Sachbearbeitung im Finanz- und Personalbereich.
Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2027 befristet, eine längerfristige Beschäftigung wird angestrebt.
Deine Aufgaben
Finanzen & Controlling (strategische Verantwortung)

• Verantwortung für den Finanzbereich inkl. Rechnungswesen, Controlling, Liquiditätsplanung und Vertragsmanagement in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Steuerung der Prozesse mit externen Finanzdienstleistern (Buchhaltung, Lohnbüro, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfer)
• Überwachung von Zahlungsverkehr, Kontoführung und Bankenkommunikation
• Weiterentwicklung, Implementierung und Dokumentation von Finanzprozessen und -richtlinien

Buchhaltung & Wirtschaftsprüfung (operative Sicherstellung & Qualität)

• Fachliche Leitung der laufenden Prozesse zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, fristgerechten Finanzbuchführung
• Vorbereitung und Erstellung des Jahresabschlusses als zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister und Prüfstellen sowie die Mitglieder des Vorstands
• Aufstellung des Haushaltsplans der Stiftung in enger Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Lenkungskreis und dem Vorstand

Fördermittelverwaltung (Projektfinanzen & Zuwendungsrecht)

• Erstellung, Pflege und Prüfung von Projektbudgets und Verwendungsnachweisen in enger Abstimmung mit zuständigen Projektleitungen
• Durchführung von Mittelabrufen und Controlling der Mittelverwendung in enger Abstimmung mit zuständigen Projektleitungen
• Anwendung des öffentlichen Zuwendungs- und Vergaberechts sowie Klärung von Einzelfragen mit Fördermittelgebern

Personalverwaltung & Führung (leitend & beratend)

• Leitende Zusammenarbeit mit der Position Sachbearbeitung Personal sowie fachliche Unterstützung
• Förderung einer modernen, wertschätzenden und nachhaltigen Personalentwicklung

Struktur- und Prozessentwicklung (organisationale Weiterentwicklung)

• Aufbau, Implementierung und Optimierung von Arbeitsprozessen im Finanz- und Personalbereich
• Mitwirkung im geschäftsführenden Lenkungskreis zu operativen, organisatorischen und kaufmännischen Themen

Dein Profil
Fachliche Kompetenzen

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder verwaltungswissenschaftliches Studium mit Schwerpunkt Finanz- und Rechnungswesen, Controlling oder Zuwendungsrecht oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Position mit Finanzadministrations- und Controllingaufgaben
• Fundierte Kenntnisse im Gemeinnützigkeits-, Zuwendungs- und Vergaberecht sowie in der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln
• Kenntnisse im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht sind erwünscht
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) sowie gängiger Buchhaltungssoftware, idealerweise Lexware
• Erfahrung mit digitaler Buchhaltung und digitalen Finanzprozessen; wünschenswert sind zudem Erfahrungen mit der Einführung bzw. Umstellung von Buchhaltungssystemen und der Begleitung von Systemmigrationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Stärken

• Kaufmännisches und analytisches Denken
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und motivierende Führungskompetenz
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise sowie sicheres und professionelles Auftreten
• Organisations- und Koordinationstalent mit Blick für Prioritäten und Zusammenhänge
• Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Themen und Sachverhalte

Unsere Benefits

• eine sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation mit gesellschaftlicher Relevanz
• Einblicke in spannende Forschungs- und Praxisprojekte
• Zusammenarbeit in einem diversen, interdisziplinären Team mit flachen Hierarchien
• vielfältige Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• 6 Wochen Urlaub pro Jahr

Vergütungsrahmen
Die Vergütung erfolgt nach unserem Haustarif in Anlehnung an den TVöD Bund und richtet sich nach deinem Profil und deiner Berufserfahrung. Eine Eingruppierung zwischen E9 und E12 ist vorgesehen.

Hinweis
Die Bewerbungsfrist endet am 30.10.2026. Gespräche mit geeigneten Bewerber*innen finden fortlaufend statt – bewirb dich daher gern frühzeitig.

Über uns
Die Stiftung Digitale Chancen erforscht als gemeinnützige Organisation die gesellschaftlichen Folgen der Digitalisierung. Sie setzt sich ein für den chancengleichen Zugang aller Menschen zum Internet und fördert ihre Medienkompetenz.
Mit unseren Praxis- und Forschungsprojekten richten wir uns insbesondere an diejenigen, die Unterstützung im Umgang mit digitalen Medien brauchen oder bislang kaum am digitalen Leben teilnehmen, weil sie auf Barrieren stoßen oder keinen Zugang zum Netz haben. Damit tragen die Aktivitäten der Stiftung Digitale Chancen nachhaltig bei zur Verwirklichung digitaler Integration. Die Stiftung steht unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung sowie des Bundesministeriums für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend.
Unser Leitbild und unsere Wertevorstellung findest du hier.