Mitarbeiter Organisation & Stiftungsverwaltung (m/w/d)

Stiftung-Help-and-Hop; Dortmund; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobrad-Leasing

Ferienbetreuung der Kinder bei Bedarf

Mittagsverpflegung während der Ferien

Gesundheitsportal BIG Balance

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Professionelle Einarbeitung

Teamunterstützung

Job summary

help and hope Stiftung sucht eine engagierte Kraft im Bereich Organisation und Verwaltungsmanagement. Sie koordinieren Abläufe, beschaffen Ressourcen und bringen strukturiert Prozesse voran.

Sie arbeiten eng mit den Teams zusammen, koordinieren IT-bezogene Aufgaben und unterstützen beim Datenschutz sowie bei Schulungen. Einsatzbereitschaft, Zahlenverständnis und Freude an Zusammenarbeit werden vorausgesetzt.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung, Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Verwaltung, Administration, Organisation, Sachbearbeitung oder Operations.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Interesse an digitalen Tools und strukturierte Arbeitsweise.
• Gutes Zahlenverständnis und Kommunikationsfreude.

Responsibilities

• Du bist wichtige Schnittstelle innerhalb der Stiftung und sorgst dafür, dass organisatorisch alles rundläuft.
• Koordination administrativer Abläufe und reibungslose Prozesse sicherstellen.
• Beschaffung & Bestellwesen: Angebote einholen, Rechnungen prüfen, Bestände im Blick haben.
• Prozessmanagement: Abläufe hinterfragen und Standards/Anweisungen weiterentwickeln.
• IT-Koordination: Schnittstelle zum IT-Dienstleister, Hardware, Lizenzen, Zugänge und digitale Strukturen wie MS Teams.
• Datenschutz: Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragtem koordinieren, Unterlagen aktuell halten und Schulungen organisieren.
• Unterstützung im Team: Bei Bedarf anpacken.

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Zahlenverständnis

Kommunikation

Digitale Tools

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftslehre Studium

vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Excel

Job description

Du organisierst gerne, denkst mit und machst Dinge lieber besser als „wie immer“?

Dann bist du bei uns richtig. Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein verbindet und Lust hat, unsere internen Abläufe aktiv mitzugestalten.

Aufgaben

Du bist eine wichtige Schnittstelle innerhalb unserer Stiftung und sorgst dafür, dass organisatorisch alles rundläuft.

Dein Aufgabenbereich umfasst:

• Organisation & Stiftungsverwaltung: Du koordinierst administrative Abläufe und sorgst für reibungslose Prozesse.
• Beschaffung & Bestellwesen: Du holst Angebote ein, prüfst Rechnungen und behältst Bestände und Bedarfe im Blick.
• Prozessmanagement: Du hinterfragst bestehende Abläufe und entwickelst Prozesse, Standards und Arbeitsanweisungen weiter.
• IT-Koordination: Du bist Schnittstelle zu unserem IT-Dienstleister und koordinierst Hardware, Lizenzen, Zugänge und digitale Strukturen wie Microsoft Teams.
• Datenschutz: Du koordinierst die Zusammenarbeit mit unserem Datenschutzbeauftragten, hältst Unterlagen und Prozesse aktuell und organisierst Datenschutzschulungen.
• Unterstützung im Team: Wo kurzfristig Unterstützung gebraucht wird, packst du mit an.

Qualifikation

Das bringst du mit:

• Eine kaufmännische Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Verwaltung, Administration, Organisation, Sachbearbeitung oder Operations
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Interesse an digitalen Tools
• Eine strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Eigeninitiative
• Gutes Zahlenverständnis
• Freude an Kommunikation und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen und Fachbereichen
• Lust, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln und Verantwortung zu übernehmen

Plus, aber kein Muss: Kenntnisse in Datenschutz, IT-Koordination, Qualitätsmanagement oder Immobilienverwaltung.

Benefits

Gestaltungsspielraum. Vielseitigkeit. Sinn. Teamwork.

Bei uns kannst du eigene Ideen einbringen, Prozesse aktiv mitgestalten und Verantwortung übernehmen.

Und natürlich gibt’s noch ein bisschen mehr:

• Jobrad-Leasing
• Ferienbetreuung deiner Kinder bei Bedarf
• Mittagsverpflegung während der Ferienzeiten
• Gesundheitsportal BIG Balance
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Professionelle Einarbeitung und ein Team, das dich unterstützt

Über die help and hope Stiftung

Die help and hope Stiftung setzt sich seit 2005 für benachteiligte Kinder und Jugendliche ein. Unser Ziel ist es, Perspektiven zu schaffen und langfristige Unterstützung zu ermöglichen. Auf Gut Königsmühle entwickeln wir einen besonderen Ort für Bildung, Begegnung und soziale Förderung. Hier entstehen Projekte, die Menschen zusammenbringen und Zukunft gestalten.

Mit deiner Arbeit unterstützt du die help and hope Stiftung dabei, benachteiligten Kindern und Jugendlichen neue Perspektiven zu eröffnen.

Du möchtest nicht nur verwalten, sondern mitgestalten? Dann freuen wir uns auf dich!