Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters und Bürgerbüro

Gemeinde Forstern; Tading; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

SpenditCard

Jahressonderzahlung

Großraumzulage

Betriebliche Altersvorsorge

Gleitzeit

Job summary

Die Gemeinde Forstern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, kommunikationsstarke Mitarbeiterin/ Mitarbeiter für das Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters und das Bürgerbüro. Sie arbeiten im Vorzimmer und unterstützen Bürgermeister und Rathaus-Team im täglichen Büro- und Organisationsmanagement.

Zu Ihren Aufgaben gehören klassisches Sekretariats- und Empfangsmanagement, Terminplanung, Postbearbeitung, Gästebetreuung und die Vorbereitung von Gemeinderats- sowie Ausschusssitzungen.

Qualifications

• Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, selbstständige strukturierte Arbeitsweise und Diskretion.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit; sichere MS-Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Sekretariatsaufgaben für den Ersten Bürgermeister und Geschäftsleitung (Post, E-Mail, Archivierung).
• Betreuung des Infopostfachs und des Haupttelefons als erster Ansprechpartner.
• Koordination, Vorbereitung und Überwachung interner/externer Termine sowie Besprechungen.
• Organisation von Glückwunsch-/Kondolenzkarten, Geschenken und Willkommensgeschenken.
• Unterstützung bei Vor- und Nachbereitung von Gemeinderats- und Ausschusssitzungen.
• Pflege und repräsentative Herrichtung des Sitzungssaals.
• Beschaffung von Büromaterialien und Getränken; Organisation von Botenfahrten.
• Vertretung der Fachbereiche Veranstaltung/Öffentlichkeit und Bürgerbüro.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Kaufmännische Qualifikation

Tools

MS Office

Outlook

Excel

Word

Job description

Umfang: mind. 30 Std./Woche

Befristung: unbefristet

Vergütung: nach TVöD

Bewerbungsfrist: bis 19.11.2026

Als Herzstück unseres Vorzimmers und der Zentrale sind Sie das Gesicht und die Stimme der Gemeinde nach außen. Sie unterstützen den Bürgermeister und das gesamte Rathaus-Team verlässlich im täglichen Büro- und Organisationsmanagement. Die Gemeinde Forstern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten, kommunikativen und organisationsstarken Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters und Bürgerbüro

Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

• Zuverlässige Erledigung aller klassischen Sekretariatsaufgaben für den Ersten Bürgermeister und die Geschäftsleitung (u. a. Post- und E-Mail-Bearbeitung; Archivierung von Zeitungsartikeln )
• Engagierte Betreuung des zentralen Infopostfaches sowie des Haupttelefons der Gemeinde als erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger
• Eigenverantwortliche Koordinierung, Vorbereitung und Überwachung aller internen und externen Terminen sowie Besprechungen
• Stilvolle Auswahl und Beschaffung von Glückwunsch-, Kondolenz- und Grußkarten für alle Anlässe, Besorgung von Präsenten für Jubiläen und Ehrungen sowie die liebevolle Anfertigung und Bereitstellung personalisierter Schnullerketten und Willkommensgeschenke für Neugeborene unserer Gemeinde
• Mitwirkung bei der Betreuung von Gästen und der Organisation von Empfängen
• Unterstützung bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Gemeinderats- und Ausschusssitzungen
• Verantwortungsvolle Pflege und repräsentative Herrichtung des Sitzungssaals
• Bedarfsgerechte Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie die Beschaffung und Organisation von Getränken
• Zuverlässige Organisation und Koordination von Botenfahrten im Gemeindegebiet
• Vertretung der Fachbereiche "Veranstaltung und Öffentlichkeitsarbeit" sowie "Bürgerbüro"

Unsere Anforderungen an Sie:

• Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare verwaltungsnahe bzw. kaufmännische Qualifikation (z. b. Kaufleute für Büromanagement) mit einschlägiger Berufserfahrung
• Ausgeprägtes Organisationstalent, eine selbstständige, strukturierte und absolut diskrete Arbeitsweise sowie ein sicheres, freundliches und bürgerorientiertes Auftreten
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Fundierte und sichere Anwendung der MS-Office-Produkte (Word, Excel, Outlook)
• Bereitschaft und Aufgeschlossenheit zur Übernahme neuer Aufgaben
• Bereitschaft zur Teilnahme am Sitzungsdienst auch außerhalb der Arbeitszeiten

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten und freundlichen Team
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• bedarfsgerechte Einarbeitung und Möglichkeit zur zielgerichteten Fort- und Weiterbildung
• leistungsgerechte Bezahlung nach Qualifikation und bisheriger Tätigkeiten auf Grundlage des Tarifvertrages des öffentlichen Dienstes (TVöD), sowie betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgung), Jahressonderzahlung, Großraumzulage
• Benefit: SpenditCard
• gute Erreichbarkeit über die A94

Haben wir Sie neugierig gemacht?

Bei Fragen steht Ihnen Frau Schömann (Personalverwaltung) unter Telefon [phone] gerne zur Verfügung. Postalische Bewerbungen können Sie an die Gemeinde Forstern, Personalverwaltung, Hauptstraße 15, 85659 Forstern senden.