Bürosachbearbeitung / Assistent/in für das Vorzimmer des Bürgermeisters

Gemeinde Swisttal; Swisttal; On-site; EUR 48,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersversorgung

Vermögenswirksame Leistungen

Deutschlandticket

Jobrad

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Die Gemeinde Swisttal sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n tariflich Beschäftigte/n (m/w/d) im Öffentlichen Dienst als Assistent/in im Vorzimmer des Bürgermeisters. Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit (39 Stunden/Woche) eingeordnet in Entgeltgruppe 9a TVöD, mit Jobsharing möglich.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, führen das Vorzimmer, koordinieren Abläufe, erstellen Korrespondenz, übernehmen Büroorganisation, Terminmanagement und Gästebetreuung.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- bzw. kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im anspruchsvollen Büromanagement/Vorzimmerservice ist von Vorteil.
• Eigenständige, zuverlässige Arbeitsweise sowie Vertraulichkeit sind erforderlich.

Responsibilities

• Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters.
• Büromanagement: Post, E-Mail, Telefondienst, Ablage und Aktenführung.
• Verfassen von Korrespondenz, Berichten und Aktenvermerken, inkl. vertraulicher Vorgänge.
• Terminvorbereitung, -koordination und -überwachung.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Gästebetreuung.

Skills

Engagement

Belastbarkeit

Durchsetzungsvermögen

Verbindliches Auftreten

Kommunikation

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Vertraulichkeit

MS Office Kenntnisse

Education

Verwaltungsfachangestellte Ausbildung

Fachangestellte bzw. Kaufmann/für Bürokommunikation

vergleichbare kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die Gemeinde Swisttal sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine/n tariflich Beschäftigte/n (m/w/d)

Entgeltgruppe EG 9a TVöD

Bürosachbearbeitung / Assistent/in für das Vorzimmer des Bürgermeisters

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer tarifvertraglich festgesetzten Arbeitszeit von derzeit 39 Stunden/wöchentlich. Die Stelle kann auch mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung, auch in den Nachmittags- und Abendstunden, wird vorausgesetzt (Jobsharing). Die Eingruppierung erfolgt entsprechend der jeweiligen persönlichen Qualifikation bis in die Entgeltgruppe 9a TVöD.

Als Assistent/in im Vorzimmer des Bürgermeisters arbeiten Sie an einer besonders sensiblen und verantwortungsvollen Stelle des Rathauses mit direktem Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern. Wir suchen daher eine engagierte, verantwortungsvolle und flexible Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick, Eigeninitiative und der Fähigkeit situationsgerecht und bürgerfreundlich zu kommunizieren.

Die Gemeinde Swisttal legt Wert auf ein verbindliches und freundliches Auftreten. Selbstständiges Arbeiten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit sind für die Wahrnehmung dieser Aufgaben, die eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Verwaltungsführung erfordert, unabdingbar.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters sowie eigenständiger Koordination von Abläufen
• Büromanagement (Postaufbereitung und -nachbereitung, E-Mail-Bearbeitung, Telefondienst, Dokumentenablage und Aktenführung)
• selbstständiges Verfassen von Korrespondenz, Berichten und Aktenvermerken, auch zu komplexen und vertraulichen Vorgängen, einschließlich der Bearbeitung und Koordination von Bürgeranliegen sowie der schriftlichen Korrespondenz mit Bürgerinnen und Bürgern
• Erstellung und Pflege von Listen und Tabellen
• Erstellung von Glückwünschen (z. B. für Geburtstage und besondere Ehejubiläen) sowie Organisation, Auswahl und Besorgung von Geschenken und repräsentativen Präsenten für offizielle Anlässe
• selbstständige Informationsbeschaffung, Bewertung und Aufbereitung für den Bürgermeister
• Terminvorbereitung, -koordinierung und -überwachung mit Beachtung und Verfolgung terminrelevanter Vorgänge, Nachhalten von Erledigungsterminen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen inklusive Gästebetreuung/-bewirtung mit Verantwortung für Ablauf, Teilnehmerkreis und Unterlagen

Anforderungsprofil:

• Sie verfügen über:
  • eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
  • eine abgeschlossene Ausbildung zur Fachangestellte oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder
  • eine vergleichbare, mindestens dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung
• sowie einschlägige Berufserfahrung im anspruchsvollen Büromanagement/Vorzimmerservice/Assistenzbereich
• Ein hohes Maß an Engagement, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
• Verbindliches, freundliches und gepflegtes Auftreten
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
• Organisationsgeschick, Sozialkompetenz, Konflikt- und Teamfähigkeit
• Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Bereitschaft zum Arbeiten außerhalb der Kernarbeitszeiten bei Bedarf bspw. wegen Teilnahme an Sitzungen oder sonstigen dienstlichen Terminen
• Sicherer Umgang mit allen gängigen MS-Office-Programmen und Fortbildungsbereitschaft im Hinblick auf die Anwendung von Spezialsoftware

Wir bieten Ihnen:

• Eine unbefristete Festanstellung im Öffentlichen Dienst
• Ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet, in dem Sie Ihre Potentiale einbringen können
• Eine wertschätzende Führung und Zusammenarbeit
• Eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Dienstvereinbarung
• Die folgenden Sonderleistungen: Jahressonderzahlung, leistungsabhängige Vergütungsbestandteile, betriebliche Altersversorgung, vermögenswirksame Leistungen
• Die Teilnahme an regelmäßigen Fort- und Weiterbildungen
• Ein kostengünstiges Deutschlandticket
• Die Möglichkeit, ein Jobrad zu leasen

Ihre Ansprechpartnerin / Ihr Ansprechpartner bei uns:

Für stellenbezogene Fragen:
Frau Anna Peters telefonisch unter 02255/309-810 oder per E-Mail an [e-mail]

Für Fragen zum Arbeitsverhältnis:
Stabsstelle Personal & Organisation telefonisch unter 02255/309-123 oder per E-Mail an [e-mail].

Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte werden bei gleicher Qualifikation, Eignung und Befähigung besonders berücksichtigt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bevorzugt berücksichtigt. Die Gemeinde Swisttal fördert die Gleichstellung aller Menschen und begrüßt deshalb Bewerbungen von Menschen jeglicher ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität ausdrücklich. Bewerberinnen und Bewerber aus dem öffentlichen Dienst werden gebeten, ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in die Personalakte zu erklären.

Mit der Bewerbung verbundene Kosten können nicht erstattet werden. Für die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens wird auf die Datenschutz- Grundverordnung und das Landesdatenschutzgesetz verwiesen. Die Bewerbungsunterlagen werden im Anschluss an das Bewerbungsverfahren vernichtet.

Weitere Informationen über die Gemeinde Swisttal erhalten Sie unter www.swisttal.de.