Mitarbeiter*in im Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Wo.-Std.)

Frauenhilfe Westfalen; Hamm; Vor Ort; EUR 23.000 - 30.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

Kinderzulage

Bikeleasing

Fort- und Weiterbildung

Zusammenfassung

Die Evangelische Frauenhilfe in Westfalen e. V. sucht für das Bildungs-Institut in Hamm eine sekretariatsstarke Persönlichkeit in Teilzeit (19,5 Std.). Sie bilden das Herzstück des Instituts und koordinieren den schulischen Alltag im Hintergrund.

Sie arbeiten eng mit Schulleitung, Lehrkollegium, Auszubildenden sowie Praxispartner*innen zusammen und tragen durch Organisationstalent und Diskretion zu einem reibungslosen Ablauf bei.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Verwaltungsbereich.
• Fundierte Berufserfahrung im Office Management; idealerweise bei einer Bildungseinrichtung, Schule oder im Gesundheitssektor.
• Organisationstalent, strukturierte, fehlerfreie und verlässliche Dokumentation.
• Routinierter Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) und generelle digitale Affinität.
• Erfahrung mit Schulverwaltungssoftware (PlanACAD).
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten, Diskretion und Teamgeist.

Aufgaben

• Übernahme der selbständigen Organisation, Strukturierung und Koordination des Schulsekretariats.
• Administrative Begleitung der Auszubildenden von Aufnahme bis Abschluss.
• Verwaltung analoger und digitaler Schulakten, Stammdaten, Anwesenheits- und Fehlzeitenlisten.
• Erstellung von offiziellen Schreiben, Bescheinigungen, Statistiken und Listen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, internen Besprechungen und schulischen Prozessen.
• Unterstützung bei Prüfungsabläufen durch Planung und Organisation.
• Telefonische, schriftliche und persönliche Kommunikation mit Behörden, Lehrkräften, Praxispartnern und Schülern.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsbereich

Tools

Microsoft Office

Schulverwaltungssoftware PlanACAD

Jobbeschreibung

Die Evangelische Frauenhilfe in Westfalen e. V. sucht für das

Bildungs-Institut für Pflegeberufe in Hamm
zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen

Mitarbeiter*in im Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Wo.-Std.)

In dieser Schlüsselposition bilden Sie das Herzstück unseres Bildungs-Institutes. Sie halten im Hintergrund alle organisatorischen Fäden zusammen und sorgen für einen reibungslosen administrativen Ablauf des Schulalltags. Dabei agieren Sie als kommunikative Schnittstelle im täglichen Austausch mit der Schulleitung, dem Lehrkollegium, den Auszubildenden sowie unseren Praxis- und Kooperationspartner*innen.
Für diese vielseitige Aufgabe suchen wir eine organisationsstarke, zuverlässige und erfahrene Persönlichkeit. Wenn Sie fundierte Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mitbringen, sicher im Umgang mit Microsoft Office sind und auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick behalten, passen Sie perfekt in unser Team.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen die selbstständige Organisation, Strukturierung und Koordination des gesamten Schulsekretariats.
• Die administrative Begleitung der Auszubildenden liegt von der Aufnahme bis zum erfolgreichen Abschluss
• in Ihren Händen.
• Sie führen, aktualisieren und pflegen die analogen sowie digitalen Schulakten, Stammdaten, Anwesenheitslisten und Fehlzeiten.
• Das Erstellen von offiziellen Schreiben, Bescheinigungen, Statistiken und Listen gehört zu Ihrem Routinegeschäft.
• Sie bereiten Termine, interne Besprechungen sowie allgemeine schulische Prozesse vor und nach.
• Bei der Planung und organisatorischen Umsetzung von Prüfungsabläufen greifen Sie dem Team unter die Arme.
• Sie führen die telefonische, schriftliche und persönliche Kommunikation mit Behörden, Lehrkräften, Praxispartner*innen und Schüler*innen.

Ihr Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Verwaltungsbereich.
• Fundierte Berufserfahrung im Office Management; idealerweise gesammelt bei einem Bildungsträger, einer Schule oder im Gesundheitssektor.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, fehlerfreie und verlässliche Dokumentation.
• Einen routinierten Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) und eine generelle digitale Affinität.
• Erfahrungen mit einer Schulverwaltungssoftware (wie PlanACAD).
• Ein stets freundliches, serviceorientiertes Auftreten gepaart mit absoluter Diskretion und Teamgeist.
• Schön wäre, wenn Sie einer christlichen Kirche angehören.

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches, eigenverantwortliches und spannendes Tätigkeitsfeld in einem konstruktiven Betriebsklima
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine kompetente und engagierte Arbeitgeberin
• Eine Vergütung nach BAT-KF mit betrieblicher Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und Kinderzulage
• Die Möglichkeit zum Bikeleasing

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wenn Sie sich mit den Zielen der Evangelischen Frauenhilfe identifizieren und an der Entwicklung unseres Bildungs-Institutes mitwirken möchten, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.