Mitarbeiter*in im Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Wo.-Std.)

Evangelische Frauenhilfe in Westfalen e.V.; Hamm; Vor Ort; EUR 26.000 - 39.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

Kinderzulage

Bikeleasing

Zusammenfassung

Die Evangelische Frauenhilfe in Westfalen e.V. sucht am Bildungs-Institut für Pflegeberufe in Hamm eine*n Mitarbeiter*in im Sekretariat in Teilzeit (19,5 Std.).

Sie bilden das Herz des Schulsekretariats, koordinieren Abläufe und fungieren als Schnittstelle zu Schulleitung, Lehrkräften, Auszubildenden sowie Kooperationspartnern. Sie bringen kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management mit, arbeiten sicher mit MS Office und PlanACAD, und zeigen Diskretion sowie Teamgeist.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Verwaltungsbereich.
• Fundierte Berufserfahrung im Office Management, idealerweise in Bildungseinrichtungen oder Gesundheitssektor.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation des Schulsekretariats und Koordination des Schulbetriebs.
• Administrative Begleitung der Auszubildenden von Aufnahme bis Abschluss.
• Pflegen von analogen und digitalen Schulakten, Stammdaten und Anwesenheitslisten.
• Erstellen von offiziellen Schreiben, Bescheinigungen, Statistiken und Listen.
• Termine, Besprechungen und schulische Prozesse vorbereiten und nachbereiten.
• Telefonische, schriftliche und persönliche Kommunikation mit Behörden, Lehrkräften, Praxispartner*innen und Schüler*innen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Diskretion

Kommunikation

Kunden-/Behördenkommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

PlanACAD

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Die Evangelische Frauenhilfe in Westfalen e. V. sucht für das

Bildungs-Institut für Pflegeberufe in Hamm
zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen

Mitarbeiter*in im Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Wo.-Std.)

In dieser Schlüsselposition bilden Sie das Herzstück unseres Bildungs-Institutes. Sie halten im Hintergrund alle organisatorischen Fäden zusammen und sorgen für einen reibungslosen administrativen Ablauf des Schulalltags. Dabei agieren Sie als kommunikative Schnittstelle im täglichen Austausch mit der Schulleitung, dem Lehrkollegium, den Auszubildenden sowie unseren Praxis- und Kooperationspartner*innen.
Für diese vielseitige Aufgabe suchen wir eine organisationsstarke, zuverlässige und erfahrene Persönlichkeit. Wenn Sie fundierte Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mitbringen, sicher im Umgang mit Microsoft Office sind und auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick behalten, passen Sie perfekt in unser Team.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen die selbstständige Organisation, Strukturierung und Koordination des gesamten Schulsekretariats.
• Die administrative Begleitung der Auszubildenden liegt von der Aufnahme bis zum erfolgreichen Abschluss
• in Ihren Händen.
• Sie führen, aktualisieren und pflegen die analogen sowie digitalen Schulakten, Stammdaten, Anwesenheitslisten und Fehlzeiten.
• Das Erstellen von offiziellen Schreiben, Bescheinigungen, Statistiken und Listen gehört zu Ihrem Routinegeschäft.
• Sie bereiten Termine, interne Besprechungen sowie allgemeine schulische Prozesse vor und nach.
• Bei der Planung und organisatorischen Umsetzung von Prüfungsabläufen greifen Sie dem Team unter die Arme.
• Sie führen die telefonische, schriftliche und persönliche Kommunikation mit Behörden, Lehrkräften, Praxispartner*innen und Schüler*innen.

Ihr Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Verwaltungsbereich.
• Fundierte Berufserfahrung im Office Management; idealerweise gesammelt bei einem Bildungsträger, einer Schule oder im Gesundheitssektor.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, fehlerfreie und verlässliche Dokumentation.
• Einen routinierten Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) und eine generelle digitale Affinität.
• Erfahrungen mit einer Schulverwaltungssoftware (wie PlanACAD).
• Ein stets freundliches, serviceorientiertes Auftreten gepaart mit absoluter Diskretion und Teamgeist.
• Schön wäre, wenn Sie einer christlichen Kirche angehören.

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches, eigenverantwortliches und spannendes Tätigkeitsfeld in einem konstruktiven Betriebsklima
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine kompetente und engagierte Arbeitgeberin
• Eine Vergütung nach BAT-KF mit betrieblicher Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und Kinderzulage
• Die Möglichkeit zum Bikeleasing

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wenn Sie sich mit den Zielen der Evangelischen Frauenhilfe identifizieren und an der Entwicklung unseres Bildungs-Institutes mitwirken möchten, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.