Mitarbeiter/in Empfang & kaufmännische Administration (m/w/d)

HOLZER Human Resources GmbH; Bobingen; Vor Ort; EUR 30.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Unbefristete Anstellung

Zuschuss Rentenvorsorge

Corporate-Benefits-Programm

Bike-Leasing

Team- und Firmenevents

Sicherer Arbeitsplatz

Eigenverantwortliche Aufgabenbereiche

Flexible Gestaltungsmöglichkeiten

Direkter Kontakt zur Geschäftsführung

Zusammenfassung

HOLZER Human Resources GmbH sucht eine freundliche Empfangskraft. Sie begrüßt Kunden, Geschäftspartner, Bewerber und Gäste und sorgt für einen professionellen ersten Eindruck.

Neben Empfang und Office-Management bearbeiten Sie Eingangsrechnungen, Auftragserfassung, Reiseorganisation und unterstützen die Geschäftsleitung administrativ. Sie arbeiten eigenverantwortlich, behalten den Überblick bei mehreren Projekten und bringen Ihre Stärken im Team ein.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (idealerweise), Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich oder Office-Management vorteilhaft.
• Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten sowie gute Deutschkenntnisse.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eigenständige Arbeitsweise.
• Gern gesehen: Englischkenntnisse und Erfahrung mit MS Office.
• Diskretion und Spaß am Umgang mit Kunden, Gästen und Kollegen.

Aufgaben

• Empfang von Kunden, Geschäftspartnern, Bewerbern und Gästen; zentrale Anlaufstelle am Empfang.
• Telefon- und E-Mail-Betreuung; interne/externe Anfragen koordinieren.
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Abgleich mit Lieferscheinen.
• Auftragserfassung, Erstellung von Lieferscheinen, Rechnungsstellung.
• Reiseorganisation sowie Office-Management und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung.

Kenntnisse

Freundliches Auftreten

Teamfähigkeit

MS Office

Organisationstalent

Kundenorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Zweck und Ziel der Stelle

Als Mitarbeiter/in am Empfang bist du die erste Anlaufstelle und das Gesicht unseres Unternehmens. Du begrüßt unsere Kunden, Geschäftspartner, Bewerber und Gäste und sorgst für einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck.

Gleichzeitig übernimmst du eine wichtige Rolle in unserer kaufmännischen Administration. Neben dem Empfang und Office-Management gehören unter anderem die Bearbeitung von Rechnungen, Auftragserfassung, Reiseorganisation sowie die administrative Unterstützung der Geschäftsleitung zu deinem vielseitigen Aufgabenbereich.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

Empfang & Gästebetreuung

• Besuchermanagement inklusive Ausgabe von Besucherausweisen
• Vorbereitung und Koordination der Besprechungsräume inklusive Getränke und Verpflegung
• Organisation von Besucherparkplätzen

Telefon, E-Mail & Kommunikation

• Betreuung der Telefonzentrale als zentrale Kommunikationsschnittstelle
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen sowie Partnerunternehmen

Kaufmännische Administration

• Kontrolle und Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Abgleich mit Lieferscheinen
• Auftragserfassung und Erstellung von Lieferscheinen
• Rechnungsstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen

Reise- & Office-Management

• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
• Koordination von Büromaterial und allgemeinen organisatorischen Themen

Persönliche Anforderungen und Sozialkompetenzen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, Empfang oder Office-Management von Vorteil
• Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten
• Freude am Umgang mit Kunden, Gästen und Kollegen
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Erfahrung im Umgang mit Rechnungen und kaufmännischen Prozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Englischkenntnisse von Vorteil
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität

Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot

• 30 Tage Urlaubsanspruch
• Attraktive Konditionen mit unbefristeter Anstellung
• Zuschuss zur Rentenvorsorge
• Corporate-Benefits-Programm, Rabatte bei namhaften Onlineshops und Dienstleistern
• Bike-Leasing zu günstigen Konditionen
• Team- und Firmenevents sorgen für ein gutes Arbeitsklima
• Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz
• Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Aufgabenbereiche mit kurzen Entscheidungswegen an einem modernen Arbeitsplatz
• Hohes Maß an persönlichen Gestaltungsmöglichkeiten und Eigenverantwortung – Ihre Kreativität ist gefragt
• Direkter Kontakt zur Geschäftsführung – wir leben eine offene Feedback Kultur – flache Hierarchien
• Ein motiviertes und freundliches Team in einem innovativen Familienunternehmen