Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d)

Burka-Metallbau GmbH Alu-Fenster u Türen-Herst; Ummendorf; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Urlaubsgeld & Weihnachtsgeld

Weiterbildungen

Zusammenfassung

Burka-Metallbau GmbH Alu-Fenster u Türen-Herst sucht eine engagierte Empfangs- und Büroassistenz, die unsere kaufmännischen Abläufe am Empfang unterstützt. Sie arbeiten eng mit Kalkulation, Technik, Montageleitung, Service und Fakturierung zusammen.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören Telefonzentrale, Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie Organisation des Versands per E‑Mail und Post.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Kenntnisse in Word, Excel, Outlook.
• Organisationstalent und strukturiertes Arbeiten.

Aufgaben

• Telefonzentrale betreuen und Anrufe weiterleiten.
• Schriftverkehr erstellen/bearbeiten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen.
• Unterlagen zusammenstellen und pflegen, auch Technik und Fakturierung.
• Versand des Schriftverkehrs per E‑Mail und Post inklusive Frankierung.
• Zentralen Posteingang prüfen, E-Mails sortieren und weiterleiten.
• Unterkünfte für Monteure recherchieren und buchen.
• Büromaterial bestellen und verwalten.
• Kunden, Geschäftspartnern und Gästen freundlich empfangen.
• Verpflegung bei internen Weiterbildungen organisieren.

Kenntnisse

Organisationstalent

freundliches Auftreten

Verantwortungsbewusstsein

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Sie sorgen im Hintergrund dafür, dass unsere kaufmännischen und organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren. Dabei arbeiten Sie mit den Bereichen Kalkulation, Technik, Montageleitung, Service und Fakturierung zusammen. Ihr Arbeitsplatz befindet sich am Empfangsbereich unseres Haupteingangs.

Zu Ihrem vielseitigen Aufgabenbereich gehören:

• Betreuung unserer Telefonzentrale sowie Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Erstellung und Bearbeitung des Schriftverkehrs für verschiedene Unternehmensbereiche, insbesondere Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
• Zusammenstellung und Aufbereitung von Auftragsunterlagen sowie Erstellung und Pflege der Unterlagen für Technik und Fakturierung
• Organisation des Versands unseres Schriftverkehrs per E-Mail und Post einschließlich Frankierung
• Prüfung und Bearbeitung des zentralen E-Mail-Eingangs, einschließlich interner Weiterleitung und Sortierung von Nachrichten
• Recherche und Buchung von Unterkünften für unsere Monteure
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
• Freundlicher Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Gästen
• Organisation der Verpflegung bei internen Weiterbildungen und Schulungsveranstaltungen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Verantwortungsbewusstsein
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen und Ansprechpartnern

Arbeitszeit (37 Std.-Woche):

• Mo.-Do.: 7:15 - 9:00 Uhr / 9:15 - 12:00 Uhr / 13:00 - 16:30 Uhr
• Fr. 7:15 - 9:00 Uhr / 9:15 - 12:30 Uhr

unsere Leistungen:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielseitigen Aufgaben
• einen sicheren Arbeitsplatz in einem angenehmen und kollegialen Arbeitsumfeld
• kurze Entscheidungswege und eine persönliche Arbeitsatmosphäre
• eine gründliche Einarbeitung in Ihre Aufgaben und unsere betrieblichen Abläufe
• einen Arbeitsplatz, an dem Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten geschätzt werden
• Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld)
• Weiterbildungen