Mitarbeiter*in am Empfang (m/w/d)

Duale Hochschule Baden-Württemberg Präsidium; Stuttgart; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

flexible Arbeitszeiten

mobiles Arbeiten nach Einarbeitung

30 Tage Urlaub

JobTicket BW/ÖPNV-Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Die DHBW Präsidium in Stuttgart sucht eine/n Mitarbeiter/in am Empfang (m/w/d) mit Hotel- und Verwaltungs-Erfahrung. Sie fungieren als erster Ansprechpartner für Gäste, Partner und Mitarbeitende der Verwaltung, übernehmen Telefon-, Post- und Empfangsaufgaben und unterstützen je nach Bedarf die Dokumentenverarbeitung.

Wir bieten flexible Arbeitszeitmodelle, mobiles Arbeiten nach Einarbeitung, eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule Baden-Württembergs, sowie attraktive Benefits

Qualifications

• Berufserfahrung als Empfangssekretär/in, Telefonzentrale, Postbearbeitung und Bewirtung.
• Organisationstalent und sicherer Umgang mit MS Office.
• Gute mündliche Ausdrucksweise; Englischkenntnisse von Vorteil.
• In hektischen Zeiten Überblick behalten und Prioritäten setzen.
• Freundliche, aufgeschlossene Persönlichkeit mit Lernbereitschaft.

Responsibilities

• Zugangskontrolle im Eingangsbereich und Besucherzuteilung.
• Koordination und Organisation von Sitzungsräumen sowie Bewirtung.
• Telefonzentrale, Postannahme, Verteilung und Versand.
• Bearbeitung des elektronischen Posteingangs.
• Unterstützung bei Dokumentenverarbeitung und Archivierung.

Skills

Empfangserfahrung

Organisationstalent

MS Office

Englischkenntnisse

Tools

MS Office

Job description

DAS DUALE HOCHSCHULSTUDIUM
MIT ZUKUNFT.

Die Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) ist mit rund 33.000 Studierenden an neun Studienakademien und drei Campus sowie dem Center for Advanced Studies die größte Hochschule Baden-Württembergs. Gemeinsam mit 9.000 ausgewählten Unternehmen sowie sozialen und gesundheitsnahen Einrichtungen sorgt die DHBW für einen in Theorie und Praxis exzellent qualifizierten Fach- und Führungskräftenachwuchs in den Bereichen Wirtschaft, Technik, Sozialwesen und Gesundheit.

Seit 1. Januar 2023 ist sie Teil der dualen European University EU4Dual.

Die Verwaltung der Dualen Hochschule Baden-Württemberg mit Sitz im Herzen Stuttgarts übernimmt zentrale Aufgaben in Hochschulverwaltung, akademischen Angelegenheiten und IT-Services. Rund 150 Mitarbeitende profitieren hier von einem modernen Arbeitsumfeld und vielfältigen Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die DHBW ist seit 2012 mit dem Zertifikat „audit familiengerechte hochschule“ ausgezeichnet und stärkt mit dem Re-Organisationsprozess „Administration@DHBW“ ihre Rolle als zukunfts- und serviceorientierte Hochschule. Ziel ist ein effizienter Verwaltungsservice aus einer Hand: nah an den Studienakademien und in hoher Qualität.

Es ist folgende Stelle zu besetzen:

Mitarbeiter*in am Empfang (m/w/d)

Stellenbeginn: nächstemöglichiger Zeitpunkt

Arbeitsort: Stuttgart

Stellenumfang: 80 % (31,6 Stunden pro Woche)

Dauer: unbefristet

Vergütung: bis zur Entgeltgruppe 5 TV-L

Verfahrensnummer: 1888

Ihre Aufgaben:

Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für Gäste, Repräsentant*innen unserer Dualen Partner, Sitzungsteilnehmer*innen und sonstige Besucher*innen der Verwaltung des Präsidiums. Zu Ihrem Aufgabenprofil gehören folgende Tätigkeiten:

• Zugangskontrolle im Eingangsbereich, interne Zuordnung der Gäste sowie Erteilung von Auskünften
• Koordination und Organisation der Sitzungsräume sowie deren Bewirtung
• Zuständigkeit für die Telefonzentrale sowie für die Postannahme, -verteilung und -versand
• Bearbeitung des elektronischen Posteingangs
• als interne*r Dienstleister*in unterstützen Sie je nach Bedarf auch die Dokumentenverarbeitung, -ablage und -archivierung der Verwaltung des DHBW Präsidiums

Ihr Profil:

• Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung als Empfangssekretär*in, in der Telefonzentrale, der Postbearbeitung und im Bereich der Bewirtung.
• Neben ihrem Organisationstalent zeichnet Sie ihr versierter Umgang mit Microsoft Office Produkten aus.
• Dazu verfügen Sie über eine gute mündliche Ausdrucksweise und können idealerweise auch auf Englisch Auskunft geben.
• Selbst in hektischen Zeiten bewahren Sie den Überblick und wissen, Prioritäten zu setzen.
• Als freundliche und aufgeschlossene Person stellen Sie sich gerne neuen Herausforderungen und finden sich schnell in neue Prozesse ein.

Unser Angebot:

• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• nach der Einarbeitungsphase Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule Baden-Württembergs
• Gestaltungsspielraum und interdisziplinäre Zusammenarbeit im Team, inkl. gezielte Einarbeitung in Ihr neues Aufgabenfeld
• Vergütung nach dem TV-L inkl. Jahressonderzahlung und einer betrieblichen Altersvorsorge (Zusatzversorgung) sowie ein Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit, zusätzlich 24.12. und 31.12. als dienstfreie Tage
• zahlreiche Angebote zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung an unserem Zentrum für Hochschuldidaktik und lebenslanges Lernen (ZHL)
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• eine Unterstützung Ihrer Mobilität beruflich und privat mit dem JobTicket BW (Zuschuss für den ÖPNV) sowie der Möglichkeit des Job-Rad-Leasing über JobBike BW

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Bitte geben Sie ihren gewünschten Beschäftigungsumfang an.

Sie haben Fragen?
Ansprechperson (fachlich): Leitung Innerer Dienst
Name: Jürgen Leipert
E-Mail: [e-mail]

Ansprechperson (Personal):
Name: Sanja Grbesic
E-Mail: [e-mail]

Das Bekenntnis der DHBW zu Vielfalt und Inklusion ist für unseren Erfolg von zentraler Bedeutung. Als Hochschule mit weltweiten Hochschulpartnerschaften und international tätigen Dualen Partnern wissen wir, dass unsere Studierenden und Mitarbeitenden ihr Potential nur dann voll ausschöpfen können, wenn sie die Freiheit haben, sie selbst zu sein.

Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher fachlicherEignung vorrangig berücksichtigt. Die Grundsätze des AGG werden beachtet.

Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten finden Sie unter:
https://www.dhbw.de/datenschutz