Sachbearbeiter*in (m/w/d) Bewerbungsmanagement

Duale Hochschule Baden-Württemberg; Mannheim; On-site; EUR 47,000 - 58,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitregelungen

Mensa auf dem Campus

Zuschuss zum JobTicket BW/JB BW

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Job summary

Die Duale Hochschule Baden‑Württemberg - Studienakademie Mannheim sucht eine/n Sachbearbeiter*in Bewerbungsmanagement (50% Stelle) für das Bewerbungsmanagementsystem BITE. Sie betreuen Bewerbungsprozesse, schulen Anwender*innen, koordinieren Ausschreibungen und unterstützen die Standortleitung umfassend an der DHBW Mannheim.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Personalbereich des öffentlichen Dienstes und sichere MS-Office‑Kenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Weiterbildung im Bereich Personalmanagement ist wünschenswert.
• Berufserfahrung im Personalbereich des öffentlichen Dienstes (idealerweise im Bewerbungsmanagement).
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und hohe IT‑Affinität.
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Freundliches und professionelles Auftreten.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.

Responsibilities

• Administrator*in für das Bewerbungsmanagementsystem BITE.
• Schulung von Anwender*innen (z.B. Mitglieder der Auswahlkommissionen) für die Bewerbungsmanagementsoftware.
• Ansprechpartner*in für die Agentur für Arbeit bei Stellenausschreibungen.
• Vorbereitende Abstimmungen von Stellenausschreibungen und Rücksprache mit zuständigen Fachvorgesetzten und Sachbearbeiter*innen im Servicebereich Personal.
• Angebote einholen bei der Marketing-Agentur, Beschaffungsanträge über das Workflowsystem stellen, Rechnungen prüfen.
• Ausschreibungen intern und extern veröffentlichen inkl. Überwachung der Fristen.
• Prüfung eingegangener Bewerbungsunterlagen nach formalen und rechtlichen Hintergründen (z.B. AGG und SGBIX).
• Komplette Korrespondenz mit Bewerber*innen während des Bewerbungsprozesses.
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Bewerbungsgespräche (Einladung Auswahlkommission, standortübergreifende Gremieneinbindungen, Termine koordinieren, Raum buchen).
• Beachtung von AGG, SGB IX, LPVG, DSGVO, ChancenG, LRKG.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

MS Office

IT-Affinität

Strukturierte Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

DAS DUALE HOCHSCHULSTUDIUM MIT ZUKUNFT.

Die Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) ist mit rund 33.000 Studierenden an neun Studienakademien und drei Campus sowie dem Center for Advanced Studies die größte Hochschule Baden-Württembergs. Gemeinsam mit 9.000 ausgewählten Unternehmen sowie sozialen und gesundheitsnahen Einrichtungen sorgt die DHBW für einen in Theorie und Praxis exzellent qualifizierten Fach- und Führungskräftenachwuchs in den Bereichen Wirtschaft, Technik, Sozialwesen und Gesundheit.

Seit 1. Januar 2023 ist sie Teil der dualen European University EU4Dual.

Der Servicebereich Personal der DHBW ist für die Gestaltung und Weiterentwicklung des Employee Life Cycles verantwortlich. Er steuert die Personalarbeit, bündelt standortübergreifende Kompetenzen und Ressourcen und schafft harmonische Prozesse – DHBW weit, mit standardisierten und digitalen Instrumenten.

Als Ansprechpartner des Servicebereichs vor Ort an der Studienakademie Mannheim – mit ihren mehr als 5.900 Studierenden in den Fakultäten Wirtschaft, Technik und Gesundheit – betreut das Team des örtlichen Personalservices Mannheim die Beschäftigten, die Führungskräfte sowie die Standortleitung umfassend, persönlich und direkt.

Sachbearbeiter*in (m/w/d) Bewerbungsmanagement

Stellenbeginn: nächstemöglicher Zeitpunkt

Arbeitsort: Mannheim

Stellenumfang: 50% (von 39,5 Stunden pro Woche)

Dauer: unbefristet

Vergütung: Entgeltgruppe8TV-L

Verfahrensnummer: 22BM/26

Ihre Aufgaben:

• Administrator*in für das Bewerbungsmanagementsystem BITE
• Schulung von Anwender*innen (z.B. Mitglieder der Auswahlkommissionen) für die Bewerbungsmanagementsoftware
• Ansprechpartner*in für die Agentur für Arbeit bei Stellenausschreibungen
• Vorbereitende Abstimmungen von Stellenausschreibungen und Rücksprache mit jeweils zuständigen (auch standortübergreifenden) Fachvorgesetzten und Sachbearbeiter*innen im Servicebereich Personal
• Angebote einholen bei der Marketing-Agentur, Beschaffungsanträge über das Workflowsystem stellen, Rechnungen prüfen
• Ausschreibungen intern und extern veröffentlichen inkl. Überwachung der Fristen
• Prüfung eingegangener Bewerbungsunterlagen nach formalen und rechtlichen Hintergründen (z.B. Vorliegen der geforderten Qualifikation und Passung auf die jeweilige Stelle unter Beachtung des Profils sowie z.B. AGG und SGBIX)
• Komplette Korrespondenz mit Bewerber*innen während des Bewerbungsprozesses (Eingangsbestätigung, Einladung, Absage etc.)
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Bewerbungsgespräche (Einladung Auswahlkommission, standortübergreifende Gremieneinbindungen, Termine koordinieren, Raum buchen, eigenständige Aufbereitung und Zusammenstellung der Unterlagen)
• Beachtung von u.a. AGG, SGBIX, LPVG, DSGVO, ChancenG, LRKG bei der Erfüllung der Aufgaben

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Weiterbildung im Bereich Personalmanagement ist wünschenswert
• Berufserfahrung im Personalbereich des öffentlichen Dienstes (bestenfalls im Bewerbungsmanagement)
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und starke IT‑Affinität
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Unser Angebot:

• Vergütung bis zur Entgeltgruppe8TV-L (bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
• Interne und externe Weiterbildungsangebote ermöglichen Ihre individuelle Entwicklung
• „Open-door-policy“ und flache Hierarchien
• Angenehmes Arbeitsklima im Hochschulumfeld
• Moderne Arbeitsplatzumgebung und Infrastruktur
• Ausgewogene „Work-Life-Balance“
• Zusätzliche Altersversorgung (VBL)
• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Flexible Arbeitszeitregelungen und die Möglichkeit (tageweise) zu mobiler Arbeit
• Arbeitgebersubventionierte Mensa auf dem Campus
• Sehr gute Verkehrsanbindung & Zuschuss zum JobTicket BW / JobBike BW / kostenloser Parkplatz
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zertifiziert als familiengerechte Hochschule unterstützen wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Wir erwarten die üblichen Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Nachweis des Berufsabschlusses, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse.

Sie haben Fragen?

Ansprechperson:
Name: Sylke Machlitt
Tel.: [phone]

Ansprechperson:
Name: Tanja Ziegler
Tel.: [phone]

Das Bekenntnis der DHBW zu Vielfalt und Inklusion ist für unseren Erfolg von zentraler Bedeutung. Als Hochschule mit weltweiten Hochschulpartnerschaften und international tätigen Dualen Partnern wissen wir, dass unsere Studierenden und Mitarbeitenden ihr Potential nur dann voll ausschöpfen können, wenn sie die Freiheit haben, sie selbst zu sein.

Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Die Grundsätze des AGG werden beachtet.

Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten finden Sie unter: https://www.dhbw.de/datenschutz