Mitarbeiter im Sekretariat (m/w/d)

BYTEC Medizintechnik GmbH; Eschweiler; Hybrid; EUR 32.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Teamevents

Sommerfeste/Weihnachtsfeiern

Jubiläumsleistungen

Grippeschutzimpfungen

Obstkorb

Zusammenfassung

BYTEC Medizintechnik GmbH in Deutschland sucht eine engagierte Sekretariats- und Office-Management-Unterstützung. Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation von Büroabläufen, das Erstellen und Formatieren von Dokumenten sowie die Koordination von Terminen und Meetings.

Sie arbeiten deutsch- und englischsprachig, unterstützen andere Abteilungen und tragen zur Optimierung interner Prozesse bei. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent, Sorgfalt und Diskretion.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management wünschenswert
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Sichere MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Diskretion
• Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Change- bzw. Duz-Kultur
• Unbefristete Anstellung und Entwicklungsmöglichkeiten

Aufgaben

• Organisation und Koordination allgemeiner Sekretariats- und Büroabläufe
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten und Protokollen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in Deutsch und Englisch
• Unterstützung anderer Fachbereiche bei administrativen Aufgaben
• Koordination und Vorbereitung von Terminen und Meetings
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Büro- und Verwaltungsprozesse
• Verwaltung und Pflege von Akten, Unterlagen und digitalen Dokumenten
• Sicherstellung der Besetzung des Sekretariats während der festgelegten Öffnungszeiten

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

MS Office Kenntnisse

Deutsch/Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Diskretion

Selbstständigkeit

Zuverlässigkeit

Flexibilität

Serviceorientierung

Umgang mit sensiblen Informationen

Interne Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

MS Office

Jobbeschreibung

• Organisation und Koordination allgemeiner Sekretariats- und Büroabläufe
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten und Protokollen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in Deutsch und Englisch
• Unterstützung anderer Fachbereiche bei administrativen Aufgaben
• Koordination und Vorbereitung von Terminen und Meetings
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Büro- und Verwaltungsprozesse
• Verwaltung und Pflege von Akten, Unterlagen und digitalen Dokumenten
• Sicherstellung der Besetzung des Sekretariats während der festgelegten Öffnungszeiten
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder im Office Management
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1)
• Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Flexible Arbeitszeitmodelle für die Work-(Family)-Life-Balance
• Unbefristete Arbeitsverträge
• Individuelle (Weiter-)Entwicklungsmöglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege
• Duz-Kultur untereinander
• Teamevents, Sommerfeste und Weihnachtsfeiern
• Jubiläumsleistungen
• Grippeschutzimpfungen
• Und natürlich den klassischen Obstkorb