Managementassistent in Teilzeit (m/w/d)

TimePartner Group GmbH; Erlangen; Vor Ort; EUR 30.000 - 43.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Tarifvertragliche Vergütung

Corporate Benefits

Kantine vor Ort

Strukturierte Einarbeitung

Professionelles Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

TimePartner Group GmbH in Erlangen sucht eine engagierte Managementassistenz (m/w/d) in Teilzeit. Sie unterstützen das lokale Management bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinieren Termine und Meetings und übernehmen klassische Assistenzaufgaben vor Ort.

Sie arbeiten eng mit dem Sekretariat zusammen, erstellen Dokumente in Word, PowerPoint und Excel und organisieren Teamveranstaltungen sowie Besprechungsräume.

Qualifikationen

• Organisiert, zuverlässig und serviceorientiert arbeiten.
• Erste Erfahrungen in Assistenz/Office von Vorteil.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind vorteilhaft.

Aufgaben

• Unterstützung des Managements bei täglichen organisatorischen, administrativen und lokalen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Meetings und Besprechungen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung
• Empfang von Besuchern und Ansprechpartner für Mitarbeitende vor Ort
• Zusammenarbeit mit dem Sekretariat und Erstellung von Office-Dokumenten (Word/Excel/PowerPoint)
• Organisation von Teamveranstaltungen, Meetings, Feiern und Teamaktivitäten
• Koordination von Catering, Bewirtung und Besprechungsräumen
• Verwaltung von Büromaterialien sowie Lieferscheine und Lieferantenabstimmung
• Unterstützung bei EHS-Themen und Erste Hilfe
• Teilnahme an E-Learnings und Schulungen zu Arbeitssicherheit

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Word

PowerPoint

Excel

Jobbeschreibung

Als Managementassistent (m/w/d) in Teilzeit unterstützt Du das lokale Management bei organisatorischen, administrativen und täglichen Aufgaben. Du sorgst dafür, dass Termine, Abläufe und interne sowie externe Kommunikation zuverlässig funktionieren und vor Ort alles professionell organisiert ist.

In dieser vielseitigen Position arbeitest Du eng mit dem lokalen Management und einer remote tätigen Assistenz bzw. dem Sekretariat zusammen. Dabei übernimmst Du sowohl klassische Assistenzaufgaben als auch organisatorische Tätigkeiten rund um den Büroalltag.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung des Managements bei täglichen organisatorischen, administrativen und lokalen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Meetings und Besprechungen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung
• Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern sowie Ansprechpartner für Mitarbeitende vor Ort
• Enge Zusammenarbeit mit dem Sekretariat
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumenten, Excel-Dateien und weiteren administrativen Unterlagen
• Organisation von Teamveranstaltungen, Meetings, Feiern und sonstigen Teamaktivitäten
• Koordination von Catering und Bewirtung
• Organisation und Betreuung der Besprechungsräume
• Verwaltung von Büromaterialien sowie Koordination von Lieferungen
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern und Lieferanten
• Koordination und Nachverfolgung von Wartungs- und Instandhaltungsanfragen
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Fristen und organisatorischer Themen
• Unterstützung bei ausgewählten IT-Anwendungsfreigaben als autorisierte Vertretung
• Unterstützung bei lokalen Themen im Bereich EHS (Environmental, Health & Safety) und Erste Hilfe
• Teilnahme an erforderlichen E-Learnings und Unternehmensschulungen zu EHS, Erster Hilfe und Arbeitssicherheit
• Sorgfältiger und diskreter Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen

Für diese Position passt Du gut, wenn Du organisiert, zuverlässig und serviceorientiert arbeitest und auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick behältst. Erste Erfahrung in der Assistenz oder im Office-Bereich ist von Vorteil.

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft Word, PowerPoint, Excel und gängigen Office-Anwendungen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; beide Sprachen sind zwingend erforderlich
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Service- und Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und zuverlässig nachzuverfolgen
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort in Erlangen, Montag bis Freitag, ca. 4 Stunden täglich / 20 Stunden pro Woche

Die Position bietet Dir attraktive Rahmenbedingungen und die Möglichkeit, bei einem renommierten und international tätigen Technologiekonzern zu arbeiten. Deine Vergütung richtet sich nach Deiner Qualifikation und Berufserfahrung und bietet bei entsprechender Entwicklung die Möglichkeit, sich auch gehaltlich weiterzuentwickeln.

• Vergütung nach Tarifvertrag
• Einstieg je nach Qualifikation und Berufserfahrung bis zu 26,83 € pro Stunde möglich
• Gute Entwicklungsmöglichkeiten mit entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung
• Corporate Benefits
• Nutzung der Kantine vor Ort
• Strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch ein erfahrenes Team
• Professionelles Arbeitsumfeld bei einem etablierten Unternehmen
• Abwechslungsreiche organisatorische Aufgaben mit direktem Bezug zum Management