Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) VZ

Caicon; Ahrensburg; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderner Arbeitsplatz mit aktueller IT

Zugang zu KI-Anwendungen und neuenTech

Zwei Joker-Tage

Bücherflatrate

benefits.me Rabatt

Job summary

CAICON in Hamburg/Ahrensburg-Umfeld sucht eine/n Kauffrau/mann für Büromanagement, der/die das Rückgrat des Büros bildet. Du koordinierst Termine, pflegst Aufträge im ERP-System und unterstützt Vertrieb, Einkauf und Logistik bei Angeboten und Projekten.

Du beherrschst MS Office sicher, kommunizierst professionell mit Kunden und Lieferanten und bringst Offenheit für KI-gestützte Prozesse mit. Du arbeitest eigenständig, behältst Fristen im Blick und trägst Verantwortung für eine reibungslose

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Berufserfahrung
• Strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine im Blick zu behalten
• Kaufmännisches Verständnis und ein gutes Gefühl für Zahlen
• Freude an der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Kollegen
• Sicheres Deutsch und gutes Englisch
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Erfahrung mit ERP-Systemen oder die Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten
• Offenheit für digitale Prozesse, KI und neue Technologien

Responsibilities

• Bearbeitung von Kundenanfragen und laufenden Aufträgen
• Unterstützung des Vertriebs bei Angeboten, Bestellungen und Kundenprojekten
• Kalkulation und Erstellung von Angeboten
• Erfassung und Pflege von Aufträgen und Daten in unserem ERP-System
• Koordination und aktive Überwachung von Terminen
• Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Ansprechpartnern
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Aufgaben

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Kaufmännisches Verständnis

Kundenkommunikation

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office-Kenntnisse

ERP-Systeme

Offenheit für KI

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

ERP-Systeme

Job description

Organisation, die den Unterschied macht.

Hinter jedem Produkt, das pünktlich beim Kunden ankommt, steckt jemand, der Termine im Blick behält, Informationen zusammenführt und dafür sorgt, dass aus vielen einzelnen Schritten ein funktionierender Ablauf wird.

Genau darum geht es bei dieser Position.

CAICON entwickelt und produziert Private-Label-, Retail- und Merchandise-Produkte für internationale Marken. Unsere Produkte findest du im Automotive-Bereich, auf Kreuzfahrtschiffen, im Travel Retail und bei Unternehmen, deren Marken weltweit bekannt sind.

Von Ahrensburg bei Hamburg aus entstehen Produkte und Kollektionen von der ersten Idee über Design, Produktentwicklung und Beschaffung bis zur Produktion und Auslieferung.

Dabei wird unser Geschäft zunehmend international.

Während viele Unternehmen angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Lage zurückhaltender werden, gehen wir bewusst einen anderen Weg: CAICON investiert antizyklisch in neue Märkte und baut insbesondere das Geschäft in den USA und im internationalen Kreuzfahrtmarkt konsequent aus.

Mit eigener US-Gesellschaft und einem internationalen Netzwerk in Europa, den USA und Asien entstehen neue Kunden, Projekte und langfristige Wachstumsmöglichkeiten. Dieses Wachstum ist Teil einer klaren strategischen Ausrichtung, mit der CAICON Schritt für Schritt internationaler wird.

Damit dieses Wachstum funktioniert, braucht es Menschen, die im Hintergrund nicht einfach Aufgaben abarbeiten, sondern mitdenken, organisieren und Verantwortung übernehmen.

Als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement bist du genau an dieser Schnittstelle.

Wir sind von Kununu ausgezeichnet als Top Company

Organisation, die den Unterschied macht.

Hinter jedem Produkt, das pünktlich beim Kunden ankommt, steckt jemand, der Termine im Blick behält, Informationen zusammenführt und dafür sorgt, dass aus vielen einzelnen Schritten ein funktionierender Ablauf wird.

Genau darum geht es bei dieser Position.

CAICON entwickelt und produziert Private-Label-, Retail- und Merchandise-Produkte für internationale Marken. Unsere Produkte findest du im Automotive-Bereich, auf Kreuzfahrtschiffen, im Travel Retail und bei Unternehmen, deren Marken weltweit bekannt sind.

Von Ahrensburg bei Hamburg aus entstehen Produkte und Kollektionen von der ersten Idee über Design, Produktentwicklung und Beschaffung bis zur Produktion und Auslieferung.

Dabei wird unser Geschäft zunehmend international.

Während viele Unternehmen angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Lage zurückhaltender werden, gehen wir bewusst einen anderen Weg: CAICON investiert antizyklisch in neue Märkte und baut insbesondere das Geschäft in den USA und im internationalen Kreuzfahrtmarkt konsequent aus.

Mit eigener US-Gesellschaft und einem internationalen Netzwerk in Europa, den USA und Asien entstehen neue Kunden, Projekte und langfristige Wachstumsmöglichkeiten. Dieses Wachstum ist Teil einer klaren strategischen Ausrichtung, mit der CAICON Schritt für Schritt internationaler wird.

Damit dieses Wachstum funktioniert, braucht es Menschen, die im Hintergrund nicht einfach Aufgaben abarbeiten, sondern mitdenken, organisieren und Verantwortung übernehmen.

Als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement bist du genau an dieser Schnittstelle.

Wir sind von Kununu ausgezeichnet als Top Company

Was du mitbringst:

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Büromanagement, oder vergleichbare Berufserfahrung
• Strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine im Blick zu behalten
• Kaufmännisches Verständnis und ein gutes Gefühl für Zahlen
• Freude an der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Kollegen
• Sicheres Deutsch und gutes Englisch
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Erfahrung mit ERP-Systemen oder die Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten
• Offenheit für digitale Prozesse, KI und neue Technologien

Mindestens genauso wichtig wie deine Erfahrung ist uns deine Haltung.

Mindset: mitdenken, lernen, besser werden

Arbeitsweisen, Kundenanforderungen und Technologien verändern sich. Deshalb suchen wir Menschen, die Verantwortung übernehmen und bei neuen Themen nicht zuerst fragen:

Wer sagt mir genau, was ich machen soll?

Sondern:

Was muss passieren, damit das Thema erledigt ist?

Dazu gehört für uns:

• selbstständig nachhalten und Zusagen einhalten
• Fragen stellen, bevor aus Unklarheiten Probleme werden
• Fehler offen ansprechen und daraus lernen
• Feedback nutzen, um besser zu werden
• bei Problemen nach Lösungen statt nach Zuständigkeiten suchen
• relevante Informationen proaktiv weitergeben
• bestehende Abläufe hinterfragen und Verbesserungen einbringen

Du musst nicht perfekt sein.

Aber du solltest Lust haben, dich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

KI und neue Tools gehören zum modernen Büro

KI, Automatisierung und digitale Tools verändern kaufmännische Arbeit. Sie helfen dabei, Informationen schneller zu strukturieren, Daten auszuwerten, Kommunikation vorzubereiten und Routinetätigkeiten effizienter zu erledigen.

Du musst heute kein KI-Experte sein. Erfahrungen mit ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbaren Anwendungen sind ein Plus.

Entscheidend ist deine Offenheit:

Das kenne ich noch nicht ist völlig in Ordnung.
Das möchte ich nicht lernen passt weniger zu uns.

Über unsere Lernplattform und interne Weiterbildungen unterstützen wir dich dabei, neue Tools sinnvoll in deinen Arbeitsalltag zu integrieren.

International arbeiten - von Ahrensburg aus

Kunden sitzen in Deutschland, Europa und zunehmend in den USA. Gleichzeitig arbeiten wir mit internationalen Lieferanten und Produktionspartnern. Englisch gehört deshalb regelmäßig zum Arbeitsalltag.

Mit dem Ausbau unseres US-Geschäfts kommen neue Märkte, Anforderungen und Arbeitsweisen hinzu.

Du musst kein USA-Experte sein.

Aber du solltest neugierig auf andere Märkte und Denkweisen sein und Lust haben, mit unserem internationalen Geschäft mitzuwachsen.

Deine Aufgabe: Damit aus einer Anfrage ein erfolgreicher Auftrag wird

Bei CAICON gleicht kaum ein Auftrag dem anderen.

Heute geht es um Textilien für eine Kreuzfahrtkollektion, morgen um ein individuell entwickeltes Produkt für einen internationalen Kunden und danach um eine Nachbestellung, die schnell beim Kunden sein muss.

Du arbeitest eng mit Vertrieb, Einkauf, Produktentwicklung, Logistik und unseren Geschäftspartnern zusammen und sorgst dafür, dass Informationen, Termine und kaufmännische Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Bearbeitung von Kundenanfragen und laufenden Aufträgen
• Unterstützung des Vertriebs bei Angeboten, Bestellungen und Kundenprojekten
• Einholen von Preisen und Informationen bei Lieferanten
• Kalkulation und Erstellung von Angeboten
• Erfassung und Pflege von Aufträgen und Daten in unserem ERP-System
• Koordination und aktive Überwachung von Terminen
• Abstimmung von Logoaufträgen, Individualisierungen und Sonderproduktionen
• Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Ansprechpartnern
• Prüfung und Pflege relevanter Auftragsinformationen
• Vorbereitung und Nachbereitung kaufmännischer Vorgänge
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Aufgaben

Dabei erwarten wir nicht, dass du jede Antwort sofort kennst.

Was wir erwarten:

Dass du merkst, wenn eine Antwort fehlt -und dich darum kümmerst.

Verantwortung heißt bei uns: mitdenken statt nur weiterleiten

Ein guter kaufmännischer Ablauf entsteht nicht dadurch, dass Informationen von A nach B weitergeleitet werden.

Er entsteht, wenn jemand den gesamten Zusammenhang im Blick behält.

Fehlt ein Termin, fragst du nach.

Ist eine Information unklar, klärst du sie.

Passt eine Angabe nicht zu dem, was vorher vereinbart wurde, sprichst du es an.

Wird ein Termin kritisch, wartest du nicht darauf, dass jemand anderes es bemerkt.

Und wenn etwas nicht funktioniert, bringst du möglichst direkt einen Lösungsvorschlag mit.

Probleme dürfen entstehen. Überraschungen möchten wir vermeiden.

Deshalb suchen wir jemanden, der seine Aufgaben zuverlässig selbst organisiert und zunehmend eigenständig Entscheidungen treffen kann.

Unterstützung bekommst du jederzeit.

Aber unser Ziel ist nicht, dich permanent an offene Aufgaben erinnern zu müssen.

Unser Ziel ist, dass sich Kolleg und Kunden auf dich verlassen können.

Darauf kannst du dich freuen:

• Eine vielseitige kaufmännische Aufgabe mit echter Verantwortung
• Einen modernen Arbeitsplatz mit aktueller Technik und digitalen Tools
• Zugang zu KI-Anwendungen und neuen Technologien
• Eigene Lernplattform mit Kursen zu Organisation, KI, Vertrieb und weiteren Themen
• Regelmäßige Mindset- und Weiterentwicklungsformate
• Internationale Kunden, Projekte und Geschäftspartner
• Kurze Entscheidungswege und Raum für Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit Vertrieb, Einkauf, Produktentwicklung und Logistik
• Die Möglichkeit, Abläufe aktiv zu verbessern und eigene Ideen einzubringen
• Team-Frühstück, Grillrunden und gemeinsamen Austausch
• Zwei Joker-Tage für spontane private Termine
• Geburtstagsüberraschung
• Bücherflatrate
• Candybar, Kaffeespezialitäten, Wasser und frisches Obst
• Exklusive Mitarbeiterrabatte über benefits.me
• Bushaltestelle direkt vor der Tür und eigene Parkplätze am Gebäude
• Arbeiten im Hansebelt mehr unter hansebelt.de

So geht es weiter

Rückrufe erfolgen über 04102-778899xx (Festnetz) oder 0173-5967xxx (mobil).

Falls du einen Anruf verpasst, ruf bitte kurz zurück so entsteht schnell ein persönlicher Austausch.

Danach folgt ein Teams-Call zum vertieften Kennenlernen.

Im nächsten Schritt erfolgt die Einladung zu einem persönlichen Gespräch nach Ahrensburg.

Anschließend besteht die Möglichkeit, im Rahmen eines Schnuppertages Team, Aufgaben und Arbeitsalltag kennenzulernen.

Ergänzend kommen kurze Persönlichkeitstests zum Einsatz, um Stärken, Arbeitsweise und Zusammenarbeit besser einschätzen zu können.

Wenn alles für beide Seiten passt, starten wir gemeinsam.

Du bist dir noch nicht ganz sicher?

Vertraulichkeit ist selbstverständlich.