Executive Assistant / Rechte Hand der Geschäftsleitung (m/w/d)

Arbeitsagentur; Gammertingen; Vor Ort; EUR 45.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Direkte Zusammenarbeit

Kurze Entscheidungswege

Hohe Eigenverantwortung

Viel Gestaltungsspielraum

Moderne digitale Arbeitsweisen

KI im Arbeitsalltag

Zusammenfassung

Arbeitsagentur in Baden-Württemberg sucht eine außergewöhnlich gut organisierte, selbstständige Persönlichkeit, die der Geschäftsleitung den Rücken freihält. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, entlasten sie bei relevanten Aufgaben und treiben digitale Prozesse voran.

Sie strukturieren, recherchieren, bereiten Informationen vor und erfüllen Aufgaben eigenständig. Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung als Assistenz ist von Vorteil; Intelligenz, Eigeninitiative und

Qualifikationen

• Außergewöhnlich gute Organisation und Selbstständigkeit.
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Prozesse zu optimieren.
• Starke Lernbereitschaft im Bereich KI und digitale Tools.

Aufgaben

• Direkte Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung.
• Aufgaben aufnehmen, strukturieren, priorisieren und konsequent nachverfolgen.
• Termine, Wiedervorlagen und offene Punkte im Blick behalten.
• Informationen recherchieren und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten.
• Prozesse dokumentieren und Verbesserungen initiieren.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Verlässlichkeit

Verantwortungsbewusstsein

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

KI-Tools

ChatGPT

Jobbeschreibung

Gesucht: Eine echte Unterstützung, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und der Geschäftsleitung den Rücken freihält.

Wir sind ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen und suchen für unsere Geschäftsleitung eine außergewöhnlich gut organisierte, selbstständige und digital affine Persönlichkeit.

Keine klassische Sekretariatsstelle.

Wir suchen eine rechte Hand der Geschäftsleitung, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert, recherchiert, nachfasst und Aufgaben eigenständig zu Ende bringt.

Das Ziel dieser Position ist einfach:
Die Geschäftsleitung soll sich auf die Aufgaben konzentrieren können, bei denen sie für das Unternehmen den größten Wert schafft. Alles andere soll Schritt für Schritt delegiert, organisiert, automatisiert oder effizienter gelöst werden.

Deine Aufgabe

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung zusammen und übernimmst zunehmend Aufgaben, die heute noch dort Zeit binden.

Dabei gilt:

• Du bekommst nicht nur Aufgaben – du übernimmst Verantwortung für Ergebnisse.
• Wenn du ein Problem erkennst, sollst du möglichst nicht nur fragen: „Was soll ich machen?“
• Sondern idealerweise sagen können: „Ich habe mir das angesehen. Es gibt drei Möglichkeiten. Ich würde VarianteB empfehlen und kann das direkt umsetzen.“

Deine Aufgaben können unter anderem sein

• Direkte Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung
• Aufgaben aufnehmen, strukturieren, priorisieren und konsequent nachverfolgen
• Termine, Wiedervorlagen und offene Punkte im Blick behalten
• Informationen recherchieren und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten
• E-Mails, Schreiben, Dokumente und Korrespondenz vorbereiten
• Angebote einholen und vergleichen
• Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner kontaktieren
• Projekte koordinieren und deren Umsetzung nachhalten
• Besprechungen vorbereiten und Ergebnisse bzw. Aufgaben dokumentieren
• Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammentragen
• Prozesse hinterfragen und Verbesserungsvorschläge entwickeln
• wiederkehrende Tätigkeiten standardisieren und möglichst automatisieren
• kleinere Projekte vollständig und eigenverantwortlich übernehmen
• die Geschäftsleitung konsequent von Aufgaben entlasten, die andere genauso gut oder besser erledigen können

KI soll für dich ein Werkzeug sein – kein Fremdwort

Wir beschäftigen uns intensiv mit Digitalisierung und künstlicher Intelligenz.

Deshalb sind praktische Erfahrungen mit KI-Tools ausdrücklich erwünscht.

Du solltest beispielsweise ChatGPT oder vergleichbare KI-Werkzeuge nutzen können, um:

• Recherchen schneller durchzuführen
• Informationen zusammenzufassen
• E-Mails und Texte vorzubereiten
• Daten auszuwerten
• Entscheidungen vorzubereiten
• Prozesse zu dokumentieren
• wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen
• neue Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen

Du musst kein KI-Experte sein.

Viel wichtiger ist uns die Einstellung:
„Wie kann ich diese Aufgabe schneller, besser oder intelligenter lösen?“

Wen wir suchen

Wir suchen keinen Menschen, der darauf wartet, dass ihm jeden Morgen eine To-do-Liste vorgelegt wird.

Wir suchen jemanden, der selbst erkennt, was als Nächstes getan werden muss.

Du passt sehr gut zu uns, wenn du:

• extrem zuverlässig und gut organisiert bist
• selbstständig arbeitest
• gerne Verantwortung übernimmst
• Aufgaben konsequent zu Ende bringst
• nachhakst, wenn andere nicht reagieren
• Probleme lieber löst als weitergibst
• schnell neue Themen verstehst
• Prioritäten erkennen kannst
• strukturiert mit vielen unterschiedlichen Themen umgehen kannst
• sehr sicher mit PC, Internet und digitalen Werkzeugen arbeitest
• Interesse an KI und Automatisierung hast
• unternehmerisch denkst
• diskret und absolut vertrauenswürdig bist
• auch in hektischen Situationen den Überblick behältst

Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung als Assistenz ist von Vorteil.

Noch wichtiger sind uns jedoch Intelligenz, Eigeninitiative, Organisationstalent und die Fähigkeit, Dinge wirklich fertig zu machen.

Was diese Stelle besonders macht

Du sitzt nicht irgendwo in einer klassischen Assistenzfunktion.

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung zusammen und erhältst Einblick in sehr unterschiedliche Bereiche eines mittelständischen Unternehmens.

Mit wachsendem Vertrauen wächst auch deine Verantwortung.

Aus einer Recherche kann ein eigenes Projekt werden.

Aus einer organisatorischen Aufgabe kann die Verantwortung für einen kompletten Prozess entstehen.

Und aus einer Assistenzposition kann sich langfristig eine zentrale Position im Unternehmen entwickeln.

Woran wir deinen Erfolg messen

Nicht daran, wie viele Stunden du beschäftigt bist.

Sondern daran, wie viele Themen du der Geschäftsleitung dauerhaft abnehmen kannst.

Unser gemeinsames Ziel ist:

Du kaufst der Geschäftsleitung Zeit zurück.

Je mehr Aufgaben, Entscheidungen, Nachverfolgungen und organisatorische Themen zuverlässig über deinen Tisch laufen können, desto erfolgreicher bist du in dieser Position.

Was wir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• kurze Entscheidungswege
• viel Eigenverantwortung
• abwechslungsreiche Aufgaben
• großen Gestaltungsspielraum
• moderne digitale Arbeitsweisen
• aktive Nutzung von KI im Arbeitsalltag
• Möglichkeit, eigene Ideen und Verbesserungen umzusetzen
• langfristige Perspektive mit wachsender Verantwortung
• einen Arbeitsplatz, an dem Ergebnisse wichtiger sind als Beschäftigungstherapie