Executive Assistant / Business Operations (m/w/d)

ULTRAVIEW AG; Baesweiler; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Vertrag in Vollzeit

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsbudget

KI-Enablement

Moderne Hardware

Microsoft 365

ClickUp und KI-Tools Claude

Zusammenfassung

ULTRAVIEW AG in Baesweiler sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung mit starkem Fokus auf Business Development und Projektumsetzung. Du schaffst Fokus, leitest aus Kontakten und Entscheidungen konkrete nächste Schritte ab und koordinierst bereichsübergreifende Initiativen.

Du hältst die Agenda der Geschäftsführung zusammen, strukturierst Prioritäten und Meetings, recherchierst Märkte, qualifizierst Leads, pflegst die Sales-Pipeline im CRM und entwickelst Präsentationen sowie Business

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Executive Assistance oder vergleichbaren Bereichen.
• Strukturiertes Arbeiten, Ownership und Tempo.
• Kommerzielle Neugier und systematische Entwicklung von Kunden/Partnern.
• Professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch; MS 365 sicher.
• Eigenständiges Arbeiten und Verlässlichkeit.

Aufgaben

• Unterstützung des Executive Directors Digital World & AI mit echter Verantwortung für Business Development, Projekte und Umsetzung.
• Agenda koordinieren, Meetings vorbereiten und sicherstellen, dass wichtige Punkte nicht verloren gehen.
• Leads qualifizieren, Erstkontakte, Pitches und Angebote vorbereiten sowie Sales-Pipeline pflegen.
• Initiativen über Produkt, Entwicklung, Vertrieb, Marketing und Partner hinweg koordinieren.
• Präsentationen, Business Cases, Analysen und KPI-Reportings erstellen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Kenntnisse

Executive Assistenz

Projektmanagement

Business Development

Sales Support

CRM-Tools

MS 365

Strategisches Denken

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Wirtschaftswissenschaften-Studium

Tools

ClickUp

HubSpot

Salesforce

Pipedrive

Jobbeschreibung

ULTRAVIEW entwickelt digitale Geschäftsmodelle an der Schnittstelle von KI, Video, Plattform und Vertrieb. In unseren Bereichen Digital World und AI entstehen neue Produkte, digitale Experiences und skalierbare Lösungen für Unternehmen.Deine Rolle dabei: Du schaffst Fokus, entwickelst Geschäftschancen weiter und sorgst dafür, dass aus Ideen, Kontakten und Entscheidungen konkrete nächste Schritte werden.

Aufgaben

Rechte Hand des Executive Directors Digital World & AI — mit echter Verantwortung für Business Development, Projekte und Umsetzung. Kein klassischer Assistenzjob.

Du hältst die Agenda zusammen.

Du strukturierst Prioritäten, offene Punkte, Termine und Entscheidungen, bereitest Meetings vor und nach und sorgst dafür, dass Wichtiges nicht im Tagesgeschäft untergeht.

Du machst aus Kontakten nächste Schritte.

Du recherchierst Märkte, Unternehmen und Partner, qualifizierst Leads, bereitest Erstkontakte, Pitches und Angebote vor und pflegst die Sales-Pipeline im CRM konsequent nach.

Du bringst Menschen und Themen zusammen.

Du koordinierst Initiativen über Produkt, Entwicklung, Vertrieb, Marketing und externe Partner hinweg — in ClickUp, mit klaren Verantwortlichkeiten und Deadlines.

Du reduzierst Komplexität.

Du erstellst Präsentationen, Business Cases, Analysen, KPI-Reportings und Management-Updates so, dass Entscheidungen schnell und fundiert getroffen werden können.

Du übernimmst Arbeitspakete selbst.

Wenn ein Thema klar ist, treibst du es eigenständig bis zum Ergebnis. Klassische Assistenzaufgaben wie Termine, Reisen und Meetingorganisation gehören dazu — aber sie definieren die Rolle nicht.

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Executive Assistance, Assistenz der Geschäftsführung, Projektmanagement, Business Operations, Consulting, Sales Support oder Business Development.
• Du denkst zwei Schritte voraus, arbeitest strukturiert und erkennst selbst, was als Nächstes passieren muss.
• Du erfasst komplexe Informationen schnell, priorisierst sicher und bereitest sie prägnant für Entscheidungen auf.
• Du bist kommerziell neugierig und entwickelst Kunden, Partner und neue Geschäftsmöglichkeiten systematisch weiter.
• Du kommunizierst professionell und verbindlich — und hältst freundlich, aber konsequent nach.
• Du arbeitest eigenständig, diskret und zuverlässig. Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel) beherrschst du sicher.
• Sehr gutes Deutsch (C1/C2) und gutes Englisch (ab B2) in Wort und Schrift.

Schön, aber kein Muss

• Erfahrung mit ClickUp (unser Projekttool) oder vergleichbaren Systemen wie Asana, Notion oder Jira sowie mit CRM-Tools (z. B. HubSpot, Salesforce, Pipedrive).
• Du nutzt KI-Tools wie Claude oder ChatGPT bereits produktiv im Arbeitsalltag — bei uns gehören sie zum Standard-Werkzeugkasten.
• Erfahrung im digitalen Umfeld: SaaS, Plattform, Medien, Video, Agentur oder Start-up.
• Abgeschlossenes Studium (z. B. BWL, Wirtschaftspsychologie, Kommunikation) oder kaufmännische Ausbildung.

Dein bisheriger Jobtitel ist für uns zweitrangig. Executive Assistance, Assistenz der Geschäftsführung, Projektmanagement, PMO, Consulting, Business Operations, Chief of Staff, Sales Support oder Business Development können sehr gut passen. Entscheidend sind Ownership, Tempo und Urteilsvermögen. Du erfüllst nicht jeden Punkt? Bewirb dich trotzdem. Wir stellen nach Potenzial ein, nicht nach Checkliste.

Benefits

NÄHE ZU ENTSCHEIDUNGEN

Du arbeitest direkt mit dem Executive Director für Digital World & AI und bist nah an strategischen wie operativen Entscheidungen.

ECHTE VERANTWORTUNG

Wenn du ein Thema übernehmen kannst, bekommst du den Raum dafür — mit eigenen Projekten und sichtbarer Ergebnisverantwortung.

GESCHÄFT STATT VERWALTUNG

Du arbeitest an neuen digitalen Produkten, Partnerschaften und Geschäftsmodellen und baust Business Development aktiv mit auf.

ENTWICKLUNG MIT PERSPEKTIVE

Die Rolle kann sich in Richtung Business Operations, Business Development, Projektleitung oder Chief of Staff entwickeln.

Benefits im Überblick

Ein Ort, ein Team

Wir arbeiten zu 100 % vor Ort in Baesweiler — kein Homeoffice, dafür kurze Wege, direkte Abstimmung und echte Nähe zu Entscheidungen.

Sicherheit

Unbefristeter Vertrag in Vollzeit, 30 Tage Urlaub und betriebliche Altersvorsorge.

Entwicklung

Individuelles Weiterbildungsbudget, KI-Enablement und eine Rolle, die mit dir wächst.

Ausstattung

Moderne Hardware, Microsoft 365, ClickUp und KI-Tools wie Claude — produktiv eingesetzt, nicht nur lizenziert.

Kultur

Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, Teamevents — und ein eigener Foodtruck sowie kostenfreie Getränke.

Ankommen

Strukturiertes Onboarding mit Buddy und klarem 90-Tage-Plan statt Sprung ins kalte Wasser.

BEREIT, MEHR ALS NUR ZU UNTERSTÜTZEN?