Office & Finance Manager (m/w/d)

JakobStrehlow.de; Kiel; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

28 Urlaubstage zum Start

Weihnachten & Neujahr frei

Geburtstag halber Tag frei

Edenred Guthaben 25 € monatlich

Weiterbildungsbudget 1000 € pro Jahr

Moderne Apple-Ausstattung (MacBook, i©

Corporate Benefits & Benefits-me Rabat

Zwei Teamevents pro Jahr & Workations

Gleitzeit, keine Kernarbeitszeiten

Job summary

Strehlow Media in Kiel sucht eine Organisations- und Buchhaltungsunterstützung zur eigenständigen Abwicklung kaufmännischer Aufgaben. Du fungierst als zentraler Ansprechpartner für Buchhaltung, Office Management und Prozessautomatisierung innerhalb des Kieler Büros.

Du bringst kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Erfahrung, DATEV-Kenntnisse und eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise mit. Teamorientierung und Proaktivität sind gefragt.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung.
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung.
• Praktische DATEV-Erfahrung.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools.
• Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Pragmatische, schnelle Arbeitsweise.
• Aufgaben selbst erkennen und zu Ende bringen.

Responsibilities

• Vorbereitung der Buchhaltung und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater.
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen, hochladen und automatisieren.
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren; Debitoren/Kreditoren betreuen.
• Zahlungsverkehr vorbereiten bzw. durchführen; Reisekosten abrechnen.
• Kostenstellen pflegen; Monatsabschlüsse organisatorisch vorbereiten.

Skills

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Strukturierte Arbeitsweise

Organisationstalent

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

DATEV

Make

Zapier

n8n

ChatGPT

Job description

Du liebst Ordnung, denkst mit und fragst dich bei wiederkehrenden Aufgaben eher „Wie kann ich das automatisieren?“ als „Wann mache ich das nächsten Monat wieder?“ Dann könnte das ziemlich gut passen.

Wir sind Strehlow Media, eine Performance-Marketing-Agentur aus Kiel. Unser Team besteht überwiegend aus Spezialisten für Paid Social, Performance Marketing, Creative, Tracking und weitere digitale Disziplinen.

Was uns jetzt fehlt, ist die Person, die alles drumherum zusammenhält.

Wir suchen deshalb jemanden, der unsere kaufmännischen und organisatorischen Themen eigenständig übernimmt: von DATEV und vorbereitender Buchhaltung über Office Management und administrative Aufgaben bis hin zur Verbesserung und Automatisierung der eigenen internen Prozesse in der Buchhaltung.

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass unser Unternehmen im Hintergrund genauso gut funktioniert wie unsere Arbeit für unsere Kunden.

Aufgaben

Buchhaltung & Finance

Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen online
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und hochladen und das ganze automatisieren
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
• Debitoren- und Kreditorenthemen
• Bank-, Kreditkarten- und Zahlungsbelege sauber zuordnen
• offene Posten im Blick behalten
• Zahlungsverkehr vorbereiten bzw. durchführen
• Reisekosten und sonstige Abrechnungen bearbeiten
• Kostenstellen und Buchhaltungsunterlagen sauber pflegen
• Monatsabschlüsse organisatorisch vorbereiten
• Rückfragen unseres Steuerberaters eigenständig beantworten
• unsere Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt

Du bist gleichzeitig der organisatorische Mittelpunkt unseres Kieler Büros.

Zum Beispiel:

• allgemeine Büroorganisation
• Post und Bestellungen
• Büromaterial und Ausstattung
• Organisation unserer Arbeitsplätze
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren
• Versicherungen und administrative Themen begleiten
• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten
• kleinere interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren
• organisatorisches Onboarding und Offboarding unterstützen
• den Überblick über wiederkehrende administrative Aufgaben behalten
• und manchmal schlicht Dinge lösen, bei denen noch niemand vorher festgelegt hat, wer dafür verantwortlich ist

Assistenz & Organisation

Zum Beispiel:

• Informationen zusammentragen
• Unterlagen vorbereiten
• administrative Themen nachhalten
• Termine und kleinere Projekte koordinieren
• mit Behörden, Dienstleistern oder anderen Ansprechpartnern kommunizieren
• Aufgaben übernehmen, die sonst unnötig bei Geschäftsführung oder COO hängen bleiben würden

Prozesse, Automatisierung & AI

Gemeinsam wollen wir unsere internen Prozesse immer weiter automatisieren und vereinfachen. Das können einfache Vorlagen sein, bessere Prozesse oder Automatisierungen mit Tools, AI und Schnittstellen.

Zum Beispiel:

• keine Angst vor neuen Tools haben
• sehr digital arbeiten
• ChatGPT, Claude, Agenten und AI als Arbeitswerkzeug verstehen
• wiederkehrende Arbeit erkennen
• Spaß daran haben, dir selbst Arbeit wegzuautomatisieren

Uns ist nicht wichtig, wie deine bisherige Stelle genau hieß. Du könntest zum Beispiel aus Buchhaltung, Steuerberatung, kaufmännischer Verwaltung oder Office Management kommen.

Wichtig sind uns:

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen

Erfahrung mit Make, Zapier, n8n, ChatGPT oder anderen Automatisierungstools ist ein Plus, aber kein Muss.

Viel wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich darin einzuarbeiten und deine eigenen Prozesse immer weiter zu verbessern.

Benefits

28 Urlaubstage zum Start – anschließend jedes Jahr einen zusätzlichen Urlaubstag bis maximal 34 Tage

Weihnachten und Neujahr frei

An deinem Geburtstag einen halben Tag frei

25 € Edenred-Guthaben jeden Monat steuerfrei

Mindestens 1.000 € Weiterbildungsbudget pro Jahr, vertraglich zugesichert

Moderne Apple-Ausstattung mit MacBook, iPhone und allem, was du für deinen Arbeitsplatz brauchst

Corporate Benefits & Benefits-me mit zahlreichen Mitarbeiterrabatten

Mindestens zwei Teamevents pro Jahr sowie gemeinsame Workations

Gleitzeit und keine klassischen Kernarbeitszeiten

Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Prozesse und deinen Arbeitsbereich selbst zu gestalten

Kurze Kommunikationswege über Slack statt unnötiger E-Mail-Ketten und Konzernbürokratie

Ein Umfeld, in dem Weiterbildung, neue Technologien, AI und das Ausprobieren neuer Lösungen ausdrücklich erwünscht sind

Ein kleines Team mit direkter Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe