Kaufmännischer Support Office Operations (m/w/d)

Aws Institut; Saarbrücken; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Bikeleasing

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club

Zwei Obstkörbe pro Woche

Flexitime

Mobile Work

Workation

Zusammenfassung

Aws Institut in Saarbrücken sucht eine kaufmännische Fachkraft für Office Operations. Du gestaltest das Office Management aktiv mit – Travel Management, Einkauf und Briefverkehr gehören dazu und du erkennst Potenziale zur Prozessverbesserung.

Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit, arbeitest strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert und setzt Automatisierungs- und KI-Tools ein, um Abläufe zu optimieren.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Erfahrung mit Automatisierungs- und KI-Tools zur Prozessoptimierung.
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten gegenüber internen/externen Ansprechpartnern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Sicherstellen eines professionellen Office Managements inkl. Travel Management, Einkauf und Briefverkehr.
• Koordinieren externer Dienstleister, Bestellungen und interner Services.
• Identifizieren von Effizienzpotenzialen und eigenständiges Vorantreiben von Prozessverbesserungen mit Automatisierungs- und KI-Tools.
• Übernehmen weiterer administrativer Sonderthemen.
• Unterstützen der Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben.

Kenntnisse

Office Management

Prozessoptimierung

Automatisierung

KI-Tools

Kommunikation

Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Automatisierungstools

Jobbeschreibung

Deine neue Herausforderung

Organisation ist für dich nicht nur Abarbeiten, sondern echtes Gestalten? Du hältst den Laden am Laufen – von Post und Einkauf über Reisemanagement bis hin zu Inventarisierung. Gleichzeitig denkst du Prozesse weiter, erkennst Verbesserungspotenziale und hast Lust, unsere Administrative mit Automatisierungen und KI weiterzuentwickeln.

Du willst nicht nur im System arbeiten, sondern am System? Dann bewirb dich jetzt als kaufmännischer Support Office Operations (m/w/d) und gestalte unsere internen Prozesse aktiv mit!

Deine Mission

• Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Office Managements für das Institut inklusive Travel Management, Einkauf und Briefverkehr
• Koordinieren externer Dienstleister, Bestellungen und interner Services
• Identifizieren von Effizienzpotenzialen und eigenständiges Vorantreiben von Prozessverbesserungen unter Nutzung von Automatisierungs- und KI-Tools
• Übernehmen weiterer administrativer Sonderthemen
• Bedarfsweise Unterstützen der Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung etwa im Bereich Büromanagement, alternativ Studium
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Erfahrung mit und Freude an dem Einsatz von Automatisierungs- und KI-Tools zur Prozessoptimierung
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Warum wir?

Weil wir das Rundum-sorglos-Paket bieten – und100% Enthusiasmus für die Digitale Transformation:

• Jeden Tag das Gleiche? Nicht bei uns!Spannende Aufgaben in einem innovativen Umfeld, in dem du dich persönlich und fachlich weiterentwickeln kannst. Dein Gehirnbleibtin Bewegung – ganz ohne Jogginghose.
• Innovation mit Impact: Wir arbeiten an den Technologien von morgen – und du bist mittendrin. Von GreenTech bis Smart Processes: Bei uns gibt es kein Stehenbleiben, immer nur den nächsten Schritt nach vorn.
• Teamspirit? Check!Motivierte Kolleginnen und Kollegen, die nicht nur kluge Köpfe, sondern auch verdammt nette Menschen sind – das ist unser Team! Was zählt, ist, dass wir gemeinsam die besten Lösungen finden.
• Ideen willkommen: Bei uns gibt’s keine "Das haben wir schon immer so gemacht"-Mentalität. Wir bieten dir den Raum und die Unterstützung, um aus deinen Visionen echte Erfolge zu machen.
• Flexibilität? Auf jeden Fall!Bei uns bestimmst du selbst, wann, wo und womit du am produktivsten bist. Mac oder Windows? Du entscheidest. Flexitime, Mobile Work, Workation – wir unterstützen deinen persönlichen Work-Style.
• Benefits, die sich lohnen: Von Bikeleasing über betriebliche Altersvorsorge bis hin zum Urban Sports Club - und bei uns gibt es sogar ZWEI Obstkörbe die Woche!
• Onboarding? Rocket-Starter! Wir katapultieren dich schneller ins Team, als du "Hallo" sagen kannst. Wir sorgen dafür, dass du dich vom ersten Tag an wie ein Profi fühlst.