Kaufmännische Assistenz / Office Manager (m/w/d) 2 Vollzeit oder Teilzeit

Aspect Interior Design; Karben; Hybrid; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice-Möglichkeiten

Firmenfitness-Programm

Mitarbeiterrabatte

Betriebliche Altersvorsorge

Moderne Arbeitsplätze

Zusammenfassung

Aspect Interior Design sucht eine/n engagierte/n Office- und Administrationsmitarbeiter/in in Vollzeit, der/die den Rücken der Geschäftsführung stärkt und organisatorische Abläufe optimiert.

Sie übernehmen Aufgaben in Buchhaltungsvorbereitung, Personaladministration und Vertragsmanagement, koordinieren interne Termine und schaffen ein reibungsloses Office-Umfeld – flexibel arbeiten, Homeoffice-Möglichkeiten inklusive.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büro/Verwaltung oder vergleichbar.
• Erste Erfahrung in Verwaltung, Assistenz, Buchhaltung oder Personaladministration ist vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, zuverlässig und organisiert.
• Vertraulichkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung und saubere Dokumentation.
• HR-Administration unterstützen, Personalunterlagen pflegen.
• Vertragsmanagement koordinieren, Fristen verwalten.
• Geschäftsführung im Tagesgeschäft entlasten.
• Events und kleine Projekte organisieren.
• Arbeitsumfeld organisieren und Bürobetrieb sicherstellen.
• Dokumentenmanagement sicherstellen.
• Compliance unterstützen und Richtlinien aktuell halten.
• Verantwortung übernehmen, Hintergrundorganisation sicherstellen.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Hands-on-Mentalität

Lernbereitschaft

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Du bereitest Belege, Rechnungen und Unterlagen für unsere externe Buchhaltung vor und sorgst für eine saubere Dokumentation.
• HR-Administration unterstützen: Du pflegst Personalunterlagen, verwaltest Abwesenheiten und unterstützt bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
• Vertragsmanagement koordinieren: Du verwaltest Verträge, Fristen und wichtige Unternehmensdokumente und sorgst für eine strukturierte Ablage.
• Geschäftsführung entlasten: Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und übernimmst organisatorische sowie administrative Aufgaben.
• Events und kleine Projekte organisieren: Du koordinierst interne Veranstaltungen, unterstützt bei Projekten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Arbeitsumfeld organisieren: Du unterstützt dabei, dass unser Standort reibungslos funktioniert, organisierst Dienstleistungen rund um Sauberkeit, Ordnung und Bürobetrieb und behältst wichtige Themen im Blick.
• Betriebsmittel verwalten: Du kümmerst dich um Bestellungen, Büromaterialien und weitere organisatorische Themen des täglichen Geschäftsbetriebs.
• Dokumentenmanagement sicherstellen: Du hältst unsere Dokumente, Ablagen und administrativen Prozesse ordentlich und aktuell.
• Compliance unterstützen: Du hilfst dabei, interne Richtlinien, Dokumentationen und organisatorische Anforderungen aktuell und nachvollziehbar zu halten.
• Verantwortung übernehmen: Durch deine Arbeit sorgst du dafür, dass unsere Organisation im Hintergrund reibungslos funktioniert und unsere Teams erfolgreich arbeiten können.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung: Idealerweise im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Handel oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erste Erfahrung im kaufmännischen Umfeld: Erfahrungen in Verwaltung, Assistenz, Buchhaltung oder Personaladministration sind von Vorteil, aber kein Muss.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen: Insbesondere Outlook, Word und Excel gehören für dich zum Arbeitsalltag.
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise: Du arbeitest organisiert, zuverlässig und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein: Der vertrauliche Umgang mit Informationen ist für dich selbstverständlich.
• Kommunikationsstärke: Du arbeitest gerne mit Kollegen und externen Partnern zusammen.
• Hands-on-Mentalität: Du erkennst Aufgaben, packst mit an und findest pragmatische Lösungen.
• Lernbereitschaft: Nicht alles musst du bereits können. Wichtiger ist uns, dass du motiviert bist und Verantwortung übernehmen möchtest.

Warum wir?

• Start-up-Vibes: Jung, dynamisch, motiviert. Bei uns kannst du aktiv mitgestalten.
• Verantwortung ab Tag 1: Wir schenken dir Vertrauen und übertragen dir echte Aufgaben.
• Familiäres Miteinander: Ein herzliches Team mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation.
• Abwechslungsreicher Arbeitsalltag: Kein Tag ist wie der andere. Du arbeitest in vielen Unternehmensbereichen mit.
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Ob Vollzeit oder Teilzeit, gemeinsam finden wir ein Modell, das zu dir und unserem Team passt.
• Fit und gesund: Profitiere von unserem Firmenfitness-Programm.
• Shoppen und sparen: Attraktive Mitarbeiterrabatte auf unser Sortiment.
• Homeoffice-Möglichkeiten: Je nach Aufgabe und Einarbeitung bieten wir flexible Arbeitsmodelle.
• Zukunft sichern: Betriebliche Altersvorsorge und langfristige Perspektiven.
• Moderne Arbeitsplätze: Ergonomische Ausstattung und digitale Prozesse.
• Überstundenabbau: Mehrarbeit wird erfasst und kann selbstverständlich ausgeglichen werden.
• Wenn dir dieser Job Spaß und Freude bereiten würde, dann melde dich bei uns. Wir können es kaum erwarten, dich kennenzulernen.

Wir sehen uns! Dein Aspect Team