Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation m/w/d

Join; Erding; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Strukturierte Einarbeitung

Klar definierter Aufgabenbereich

Arbeitsplatz in Erding

Fortbildung nach Abstimmung

Zusammenfassung

Die Bendl Investment GmbH in Erding sucht eine sachbearbeitende Assistenz im Büro- und Mandantenmanagement. Sie koordinieren Terminkalender der Geschäftsführer, bereiten Mandantengespräche vor und erledigen Korrespondenz nach Vorlagen.

Sie arbeiten strukturiert, sind zuverlässig, diskret und beherrschen MS Office sowie digitale Anwendungen sicher. Das Angebot umfasst unbefristetes Arbeitsverhältnis, flexible Wochenarbeitszeit ab 25 Stunden, strukturierte Einarbeitung und Arbeitsplatz in Erding.

Qualifikationen

• MS Office sicher beherrschen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
• Bereitschaft, nach festgelegten Prozessen und Vorgaben zu arbeiten
• Kenntnisse der Finanzbranche sind willkommen, aber keine Voraussetzung

Aufgaben

• Terminkalender der Geschäftsführer verwalten
• Termine mit Mandanten und Dienstleistern vereinbaren
• Post- und E-Mail-Eingang erfassen und verteilen
• Standardkorrespondenz nach Vorlagen erstellen
• Jährliche Mandantengespräche vorbereiten und Unterlagen zusammenstellen
• Unterlagen anfordern und Nachhalten sicherstellen
• Wiedervorlagen, Fristen und Vorgänge überwachen
• Stammdaten pflegen und Archivierung sicherstellen
• Bürobedarf bestellen und organisatorisch unterstützen
• Mandantenveranstaltungen organisatorisch unterstützen
• Dokumentvorlagen pflegen und interne Prozesse dokumentieren

Kenntnisse

MS Office-Kompetenz

Deutschkenntnisse (Wort und Schrift)

Arbeitsorganisation

Diskretion

Prozessorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (Bürokommunikation/Büromanagement)

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Das Unternehmen

Die Bendl Investment GmbH ist ein inhabergeführtes Multi Family Office und Vermögensverwaltung mit Sitz in Erding. Wir betreuen Unternehmer, Führungskräfte,
Erben und vermögende Familien in den Bereichen Vermögensanlage, Altersvorsorge,
Absicherung und langfristige Finanzplanung.
Unsere Arbeit beruht auf einer wissenschaftlich fundierten Anlagephilosophie, festgelegten Beratungsprozessen und einer sorgfältigen Dokumentation. Die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten ist langfristig angelegt.

Ihr Aufgabengebiet

Terminmanagement und Korrespondenz

• Führung der Terminkalender der beiden Geschäftsführer nach festgelegten
  Vorgaben

• Vereinbarung und Bestätigung von Terminen mit Mandanten und Dienstleistern

• Bearbeitung, Erfassung und Verteilung des Post- und E-Mail-Eingangs

• Erstellung von Standardkorrespondenz auf Basis bestehender Vorlagen

Mandantenadministration

• Terminierung und organisatorische Vorbereitung der jährlichen
  Mandantengespräche gemäß Jahresplanung

• Zusammenstellung der Gesprächsunterlagen nach Checkliste sowie organisatorische
  Nachbereitung

• Anforderung und Nachhalten fehlender Mandantenunterlagen

• Überwachung von Wiedervorlagen, Fristen und offenen Vorgänge

Büroorganisation und Datenpflege

• Pflege von Stammdaten in den eingesetzten Systemen

• Ablage und Archivierung nach bestehender Ablagestruktur

• Bestellwesen und Verwaltung des Bürobedarfs

• Organisatorische Unterstützung bei Mandantenveranstaltungen (Einladungen, Teilnehmerlisten, Raumorganisation)

• Pflege der Dokumentvorlagen sowie Mitarbeit an der schriftlichen Dokumentation interner Arbeitsabläufe

Abgrenzung der Position

Die Position ist sachbearbeitend ausgerichtet. Sie umfasst keine Führungs-, Budget- oder
Projektverantwortung und ist keine Stabs- oder Executive-Assistant-Funktion.
Die Aufgaben werden nach festgelegten Abläufen und Arbeitsanweisungen erledigt.
Prioritäten und fachliche Entscheidungen legt die Geschäftsführung fest. Neu
auftretende Sachverhalte werden nach Klärung als Arbeitsanweisung dokumentiert und
anschließend nach dieser Regel bearbeitet.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung

• Berufserfahrung in Sachbearbeitung oder Sekretariat, idealerweise in Bank, Versicherung, Kanzlei, Steuerberatung, Hausverwaltung oder Hotellerie

• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung

• Sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise

• Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten

• Bereitschaft, nach festgelegten Prozessen und Vorgaben zu arbeiten

• Kenntnisse der Finanzbranche sind willkommen, aber keine Voraussetzung

Unser Angebot

• Unbefristete Arbeitsverhältnis

• Wochenarbeitszeit ab 25 Stunden bis Vollzeit nach Vereinbarung

• Strukturierte Einarbeitung anhand eines Einarbeitungsplans

• Klar definierter Aufgabenbereich mit dokumentierten Abläufen

• Planbare Arbeitszeiten und digitale Prozesse

• Arbeitsplatz im Büro in Erding

• Vergütung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung

• Fachliche Weiterbildung nach Abstimmung