Junior Operations Manager – Zentrale (m/w/d)

HolDeinePlakette.de; Berlin; On-site; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Job summary

Personio in Berlin sucht eine engagierte Operations-Spezialistin, die ad-hoc Fragen beantwortet, die Ops-Hotline betreut und das Onboarding neuer Kolleg:innen übernimmt.

Sie arbeitet pragmatisch, denkt in Prozessen und identifiziert Automatisierungspotenziale, um manuelle Tätigkeiten zu reduzieren. Die Position ist vor Ort in Berlin-Mentral/ Mitte vorgesehen.

Qualifications

• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sind Voraussetzung.
• Du bleibst ruhig und strukturiert, auch bei vielen Unterbrechungen.
• Du bist service- und kundenorientiert und kommunizierst klar.
• Du bist Hands-on und übernimmst Verantwortung.
• Du denkst in Prozessen und siehst Automatisierungs- bzw. Verbesserungsmöglichkeiten.

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle für das operative Tagesgeschäft; beantwortest Ad-hoc-Rückfragen noch am selben Tag.
• Betreibst unsere Ops-Hotline, steuerst den KI-Chatbot und koordinierst Tickets.
• Legst B2B-Neukunden in Systemen an (z. B. HubSpot) und beantwortest Rückfragen.
• Verantwortest das operative Onboarding neuer Kolleg:innen end-to-end.
• Kümmerst dich um Mietobjekte und Assets, unterstützt Expansion.
• Erkennst wiederkehrende manuelle Tätigkeiten und automatisierst sie.

Skills

Kundenorientierung

Deutsch C2

Belastbarkeit

Hands-on

Prozessdenken

Prozessoptimierung

Tools

HubSpot

OrbitControl

Shiftbase

n8n

Job description

Deine Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für das operative Tagesgeschäft: Du beantwortest Ad-hoc-Rückfragen aus Teams und Standorten noch am selben Tag und machst aus wiederkehrenden Fragen dokumentierte, wiederverwendbare Lösungen.

• Du betreibst unsere Ops-Hotline, steuerst unseren KI-Chatbot und koordinierst alle eingehenden Tickets, jeweils mit klarem Problem und Fälligkeitsdatum.

• Du legst B2B-Neukunden in unseren Systemen an (u.a. HubSpot) und beantwortest Kundenrückfragen eigenständig.

• Du verantwortest das operative Onboarding neuer Kolleg:innen end-to-end, sodass alle ab Tag 1 voll arbeitsfähig sind.

• Du kümmerst dich eigenständig um Themen rund um Mietobjekte und Assets, von der Meldung bis zur Behebung, und unterstützt unsere Expansion.

• Du erkennst wiederkehrende manuelle Tätigkeiten, dokumentierst sie und automatisierst sie (mit Tools wie n8n und KI), um manuelle Arbeit Schritt für Schritt zu

Dein Profil

• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2)sind Voraussetzung.

• Du bleibst ruhig und strukturiert, auch wenn viele Unterbrechungen gleichzeitig kommen, und priorisierst souverän unter Druck.

• Du bist service- und kundenorientiert und kommunizierst klar und strukturiert.

• Du bist ein Hands-on-Typ, übernimmst Verantwortung und bleibst bei externen Dienstleistern dran, bis die Sache erledigt ist.

• Du denkst in Prozessen, siehst Automatisierungs- und Verbesserungspotenzial und ergreifst selbst die Initiative.

Nice to have (mittelfristig)

• Du übernimmst die Schichtplanung für unsere Expansionsregionen und das Daily-Ops-Geschäft über OrbitControl und Shiftbase, sodass jeder Standort besetzt und jeder Auftrag zugeordnet ist.

Unser Angebot

• Vollzeit, 40 Std./Woche, vor Ort in unserer Zentrale in Berlin Mitte - Du hast aber auch die Möglichkeit, unsere Prüfstellen deutschlandweit zu besuchen.

• Start: Ab Sofort