HR Admin Specialist – Payroll

Jobtailor; München; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor in München sucht eine engagierte Fachkraft im Personalwesen zur eigenständigen Abwicklung administrativer HR-Aufgaben wie Vertragsvorbereitungen, Referenzen und Zertifikate. Zudem unterstützen Sie die Lohnabrechnung und arbeiten eng mit Store Management zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Pflege von Personalakten, die Zusammenarbeit mit externen Payroll-Dienstleistern sowie die Durchführung von Workshops und die Berichterstattung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Hochschulabschluss.
• Erste Erfahrungen im Personalwesen von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in Sozialversicherung und Lohnsteuerregelungen.
• Klare Kommunikationsfähigkeiten mit internen/externen Abteilungen.
• Teamorientierung und Servicemindset.
• Bereitschaft zur funktionsübergreifenden Zusammenarbeit.
• Fähigkeit, auch in schnellem Umfeld effektiv zu arbeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Eigenständige Übernahme administrativer HR-Aufgaben (Vertragsvorbereitungen, Referenzen, Zertifikate).
• Verarbeitung lohnabrechnungsrelevanter Unterlagen für die externe Lohnabrechnung.
• Erster Ansprechpartner für Store Management bei administrativen Fragen.
• Sicherstellung korrekter Lohnabrechnung in Abstimmung mit dem externen Payroll-Dienstleister.
• Pflege von Personalakten und Zeiterfassung.
• Verantwortung und Mitarbeit an HR-Projekten.
• Vorbereitung und Durchführung von Workshops für Store Management zu administrativen/ rechtlichen Themen.
• Zusammenarbeit mit Legal und Controlling.
• Bereitstellung von Berichten und Personaldaten.
• Kontinuierliche Optimierung aller administrativen HR-Prozesse.
• Anpassung an neue gesetzliche und organisatorische Vorgaben.

Kenntnisse

Teamorientierung

Serviceorientierung

Cross-functional Zusammenarbeit

Kommunikationsfähigkeiten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss

Tools

MS Office (Excel)

Jobbeschreibung

Responsibilities

• Independently handle administrative HR tasks (e.g., contract preparation, drafting references and various certificates, etc.)
• Process payroll-related documents to prepare for external payroll processing
• Serve as the first point of contact for Store Management on administrative questions and operational implementation
• Ensure accurate payroll processing in coordination with the external payroll service provider
• Maintain personnel files and the time-tracking system
• Take responsibility for and participate in HR projects
• Prepare and deliver workshops for Store Management on administrative and legal topics
• Cooperate with other departments such as Legal and Controlling
• Provide reports and personnel data
• Continuously and jointly optimize all administrative HR processes
• Adapt to and implement new legal and organizational policies

Requirements

• Completed commercial vocational training or a university degree
• Initial experience in Human Resources is an advantage
• Good knowledge of social security and payroll tax regulations
• Strong communication skills with internal and external departments
• Pronounced team orientation and service mindset
• Experience working cross-functionally within a matrix organization across departments
• Ability to work effectively in a fast-paced environment
• Confident use of common software (MS Office, especially Excel) as well as online applications
• Very good German and English skills, both written and spoken