Freelance Projektassistenz (m/w/d) Bauprojektmanagement

Teicon Group; Deutschland; Remote; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Teicon Group sucht eine/n Projektassistent/in zur Unterstützung des Projektleiters und der Bauleitung bei administrativen Aufgaben in einem remote-orientierten Umfeld. Einsatzbeginn ca. Oktober 2026, geplante Projektlaufzeit 30 Monate, optionale Verlängerung um bis zu 12 Monate.

Sie bereiten Besprechungen organisatorisch vor und erstellen vollständige, nachvollziehbare Protokolle. Weitere Aufgaben umfassen die Pflege des Nachtragsregisters, regelmäßige Statusberichte zu Fortschritt, Terminen,

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. Studium im Projektmanagement/Bauwesen/Dokumentenmanagement.
• Berufserfahrung in Projektassistenz, Administration oder Backoffice eines Bau- oder Infrastrukturprojekts.
• Deutsch auf hohem Niveau (C1) und gute Englischkenntnisse.
• Versiert im Umgang mit Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und Teams.

Responsibilities

• Projektleiter und Bauleitung administrativ unterstützen.
• Besprechungen organisatorisch vorbereiten und Protokolle erstellen.
• Nachtragsregister pflegen und Unterlagen aufbereiten.
• Regelmäßige Statusberichte zu Fortschritt, Terminen, Kosten, Qualität, HSE, Risiken und Maßnahmen erstellen.
• Maßnahmen-, Mängel-, Abnahme- und Entscheidungslisten pflegen und Nachverfolgung sicherstellen.
• Dokumente erfassen, prüfen, strukturieren und revisionssicher ablegen.
• Common Data Environment (thinkproject) revisionssicher verwenden.
• Ablagestrukturen, Namenskonventionen, Prüfabläufe und Freigabeprozesse beachten.
• Unterlagen für Leistungsverzeichnisse, Vergabeunterlagen, Angebotsauswertungen vorbereiten.

Skills

Deutschkenntnisse C1

MS Office Sicherheit

SharePoint

Microsoft Teams

thinkproject Anwenderkenntnisse

Dokumentenmanagement

Education

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Bau-/Dokumentenmanagement-Studium

Tools

thinkproject

Microsoft 365

Job description

• Sie erbringen Ihre Tätigkeit überwiegend remote.
• Einsatzbeginn: ca. Oktober 2026
• Die geplante Projektlaufzeit beträgt 30 Monate und kann optional um bis zu zwölf Monate verlängert werden.
• Sie unterstützen den Projektleiter BVM und die Bauleitung bei sämtlichen administrativen und dokumentarischen Aufgaben.
• Sie bereiten projektbezogene Besprechungen organisatorisch vor und nach und erstellen vollständige sowie nachvollziehbare Protokolle.
• Sie pflegen das Nachtragsregister und unterstützen bei der Aufbereitung der zugehörigen Unterlagen und Bearbeitungsstände.
• Sie bereiten regelmäßige Statusberichte zu Projektfortschritt, Terminen, Kosten, Qualität, HSE, Risiken und offenen Maßnahmen vor.
• Sie pflegen Maßnahmen-, Mängel-, Abnahme- und Entscheidungslisten und verfolgen die jeweiligen Bearbeitungsstände nach.
• Sie unterstützen bei der Erstellung und Fortschreibung des Bautagebuchs.
• Sie erfassen, prüfen, strukturieren und verteilen eingehende Projektdokumente und stellen deren nachvollziehbare Ablage sicher.
• Sie legen sämtliche Dokumente, Berichte, Protokolle und Nachweise revisionssicher im bereitgestellten Common Data Environment auf Basis von thinkproject ab.
• Sie beachten die vorgegebenen Ablagestrukturen, Namenskonventionen, Prüfabläufe und Freigabeprozesse.
• Sie unterstützen das Projektteam bei der Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen, Vergabeunterlagen, Angebotsauswertungen und Bietergesprächen.
• Sie bereiten Informationen aus unterschiedlichen Projektbereichen adressatengerecht auf und unterstützen die Kommunikation zwischen den beteiligten Fachbereichen.
• Sie stellen sicher, dass Fristen, offene Punkte und vereinbarte Maßnahmen transparent dokumentiert und rechtzeitig nachverfolgt werden.
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder über ein abgeschlossenes Studium mit Bezug zum Projektmanagement, Bauwesen oder Dokumentenmanagement.
• Sie bringen Berufserfahrung in der Projektassistenz, Projektadministration, Dokumentensteuerung oder im Backoffice eines Bau- oder Infrastrukturprojekts mit.
• Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in Großprojekten des Anlagenbaus, Infrastrukturbaus oder Energiesektors.
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office, insbesondere mit Word, Excel und PowerPoint.
• Sie verfügen über praktische Erfahrung mit SharePoint und Microsoft Teams.
• Sie haben idealerweise bereits mit einem Common Data Environment oder einem vergleichbaren Dokumentenmanagementsystem gearbeitet.
• Sie besitzen idealerweise Anwenderkenntnisse in thinkproject.
• Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und eigenverantwortlich und behalten auch bei einem hohen Dokumentenaufkommen den Überblick.
• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis für Dokumentenqualität, Versionierung, Fristen und revisionssichere Ablageprozesse.
• Sie beherrschen Deutsch mindestens auf dem Sprachniveau C1 und verfügen über gute Englischkenntnisse.

Ansprechpartner

Martin Skowronek Leiter Projekt- und Personalmanagement