Facilities Manager Assistant (m/w/d)

Jones Lang LaSalle IP, Inc.; Augsburg; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Job summary

JLL sucht am Standort Augsburg eine/n Assistenten Facilities Manager (m/w/d). Sie koordinieren FM-Dienstleistungen, pflegen Prozesse und unterstützen das Team bei Budgetplanung, Berichtslegung und Qualitätsmanagement.

Sie arbeiten eng mit Nutzern, Dienstleistern und Vermietern zusammen und sorgen für einen reibungslosen Betrieb der Gebäude. Sie bringen Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Sicherheitsexpertise mit.

Qualifications

• Organisationstalent und echte Kundenorientierung.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Selbstständige Arbeitsweise und proaktives Denken.
• Klare Kommunikationsfähigkeiten und Durchsetzungsvermögen.
• Idealerweise Erfahrung mit Facility-Management-Systemen.
• Kenntnisse im Arbeitsschutz und relevanten Vorschriften.

Responsibilities

• Effektive Kommunikationswege zu Gebäudenutzern aufbauen und Serviceerwartungen übertreffen.
• Rezeption (falls im Scope) koordinieren: Telefonzentrale, Post, Besucherempfang und Besprechungsräume.
• Regelmäßige Gebäudebegehungen und Inspektionen durchführen und Probleme früh erkennen.
• Sicherstellen, dass Mitarbeiter und Dienstleister professionell arbeiten und Betriebsabläufe nicht stören.
• Dienstleister und Vermieter koordinieren und Feedback an den Regional Manager geben.
• Monatliche Meetings mit Dienstleistern und Vermietern zu Leistung, Budget und Themen.
• Budgetierung und Verwaltung von Facility-Budgets; Prognosen erstellen.
• Leistungs- und Finanzkennzahlen analysieren; Probleme zeitnah angehen.
• JLL Quality Management System umsetzen und Verbesserungen vorantreiben.
• Dokumentationen nach JLL QMS-Standard aktuell halten.
• Beachtung von Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie gesetzlichen Vorgaben.
• Business-Continuity-Pläne prüfen und Krisenfall-Service sicherstellen.
• Monatliche und quartalsweise Reports erstellen.
• Bestellungen von Anfang bis Ende bearbeiten; Dokumentation pflegen.
• Unterstützung beim Erstellen von Standard Operating Procedures (SOPs).

Skills

Organisationstalent

Kundenorientierung

Kommunikation

Durchsetzungsvermögen

Deutsch/Englischkenntnisse

Selbstständiges Arbeiten

Facility-Management-Systeme

Arbeitsschutzkenntnisse

Tools

MS Office Suite

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Assistent Facilities Manager (m/w/d)

Für mehrere Gebäude suchen wir einen Assistenten Facilities Manager, der unsere FM-Dienstleistungen koordiniert und dafür sorgt, dass die vereinbarten Service- und Wartungsstandards nicht nur eingehalten, sondern übertroffen werden.

Das erwartet dich:

• Du baust effektive Kommunikationswege zu den Nutzern in den Gebäuden auf und sorgst dafür, dass unser Service die Erwartungen übertrifft
• Du managst die Rezeption (falls im Scope): Telefonzentrale, Post- und Kurierdienste, Besucherempfang und Organisation der Besprechungsräume
• Du gehst regelmäßig durchs Gebäude (wöchentliche und monatliche Inspektionen) und erkennst Probleme, bevor sie entstehen
• Du stellst sicher, dass alle Mitarbeiter und Dienstleister professionell arbeiten und die Betriebsabläufe nicht stören
• Du koordinierst Dienstleister und Vermieter und gibst Feedback an den Regional Manager weiter
• Du führst monatliche Meetings mit Dienstleistern und Vermieter - dabei checkst du Leistung, Budget und allgemeine Themen
• Du erstellst und verwaltest Facility-Budgets, behältst die Ausgaben im Blick und erstellst Prognosen
• Du analysierst Leistungs- und Finanzkennzahlen und packst Probleme direkt an
• Du setzt unser JLL Quality Management System um und treibst Verbesserungen voran
• Du hältst alle Dokumentationen nach JLL QMS-Standard aktuell
• Du achtest darauf, dass alle JLL-Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie gesetzliche Vorgaben eingehalten werden
• Du überprüfst Business-Continuity-Pläne und stellst sicher, dass der Service auch im Krisenfall läuft
• Du erstellst monatliche und quartalsweise Reports
• Du kümmerst dich um Bestellungen von Anfang bis Ende und pflegst die Dokumentation
• Du unterstützt beim Erstellen von Standard Operating Procedures

Das bringst du mit:

• Organisationstalent und echte Kundenorientierung
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Du arbeitest selbstständig und denkst mit
• Du kommunizierst klar und kannst dich durchsetzen
• Idealerweise Erfahrung mit Facility-Management-Systemen
• Kenntnisse im Arbeitsschutz und den relevanten Vorschriften

Das bieten wir:

Eine verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du Standards setzt und Prozesse aktiv verbesserst.

JLL mitgestalten

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung unter Angabe Deines frühestmöglichen Starttermins sowie Deiner Gehaltsvorstellung.

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Location:

On-site -Augsburg, DEU

Job Tags:

Hiring

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