Workplace Coordinator (m/w/d)

Jones Lang LaSalle Incorporated; Hamburg; On-site; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

JLL in Hamburg sucht eine/n Workplace Coordinator (m/w/d), der das Facility Management Team vor Ort unterstützt. Sie arbeiten eng mit dem Facility Manager zusammen, koordinieren Dienstleister, überwachen Prozesse und sorgen dafür, dass Mitarbeitende und Besucher sich rundum wohlfühlen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Steuerung von Hard- und Soft Services, Bestellungen im System (JDE), Audits, Sicherheits- und Nachhaltigkeitsinitiativen sowie regelmäßige Berichte zur operativen Leistung.

Qualifications

• Erfahrung im Facility Management, Property Management oder Hospitality.
• Grundkenntnisse Arbeitssicherheit und Umgang mit spezialisierten Dienstleistern.
• Verständnis technischer Gebäudesysteme (z. B. Klimatechnik, Kältemaschinen, Brandschutz, Elektrotechnik, Gebäudeleittechnik) von Vorteil.
• Erfahrung in der Koordination von Integrated-Facilities-Management-Leistungen (Hard & Soft Services).

Responsibilities

• Sie sind Ansprechpartner vor Ort und sorgen für erstklassigen Service im Sinne unserer Kunden.
• Sie unterstützen bei der Steuerung aller Dienstleister vor Ort und kontrollieren die Qualität der erbrachten Leistungen.
• Sie wirken bei der Beschaffung von Dienstleistungen und Materialien mit.
• Sie unterstützen bei finanziellen Prozessen und sorgen für eine termingerechte, korrekte Abwicklung.
• Sie übernehmen die Pflege von Bestellungen im System (JDE) und führen regelmäßige Audits durch.
• Sie unterstützen bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen und Nachhaltigkeitsinitiativen.
• Sie wirken an der Umsetzung von Best-Practice-Standards im Facility Management mit.
• Sie führen Begehungen und Inspektionen durch und stellen sicher, dass alle Gebäudeprozesse eingehalten werden.
• Sie identifizieren Potenziale zur Kostenreduzierung und Prozessverbesserung.
• Sie sorgen dafür, dass alle Räumlichkeiten gepflegt und funktionsfähig sind.

Skills

Facility Management

Property Management

Hospitality

Arbeitssicherheit

Dienstleisterkoordination

Gebäudetechnik

Kostenkontrolle

Auditierung

Sicherheitsstandards

Nachhaltigkeitsberichte

Job description

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Workplace Coordinator (m/w/d) Gestalten Sie den Arbeitsplatz der Zukunft mit! Für JLL's Integrated Facilities Management Team suchen wir einen engagierten Workplace Coordinator (m/w/d), der den Facility Manager bei allen operativen Themen rund um Finanzen, Instandhaltung, Dienstleistersteuerung, Beschaffung und Arbeitsplatzservices unterstützt. Sie behalten den Überblick, sorgen für reibungslose Abläufe und tragen aktiv dazu bei, dass sich Mitarbeitende und Besucher an unserem Standort rundum wohlfühlen.

Das erwartet Sie:

• Sie sind Ansprechpartner vor Ort und sorgen für erstklassigen Service im Sinne unserer Kunden
• Sie unterstützen bei der Steuerung aller Dienstleister vor Ort und kontrollieren die Qualität der erbrachten Leistungen
• Sie wirken bei der Beschaffung von Dienstleistungen und Materialien mit
• Sie unterstützen bei finanziellen Prozessen und sorgen für eine termingerechte, korrekte Abwicklung
• Sie übernehmen die Pflege von Bestellungen im System (JDE)
• Sie führen regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung von Sicherheitsstandards zu gewährleisten
• Sie unterstützen bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen
• Sie wirken an der Umsetzung von Best-Practice-Standards im Facility Management mit
• Sie führen Begehungen und Inspektionen durch und stellen sicher, dass alle Gebäudeprozesse eingehalten werden
• Sie identifizieren Potenziale zur Kostenreduzierung und Prozessverbesserung
• Sie sorgen dafür, dass alle Räumlichkeiten gepflegt und funktionsfähig sind
• Sie koordinieren Hard- und Soft-Services wie Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Empfang, Postdienst, Catering und Schädlingsbekämpfung
• Sie unterstützen bei der Steuerung von technischen Gebäudesystemen (Elektro, HVAC, Brandschutz, Gebäudeleittechnik) über externe Dienstleister
• Sie stehen im engen Austausch mit Vermietern, Hausverwaltungen und Shared-Service-Anbietern zu Gebäudebetrieb, Zugangsregelungen und geplanten Arbeiten
• Sie erfassen Verbrauchsdaten (Strom, Gas, Wasser) und unterstützen bei Nachhaltigkeitsberichten
• Sie wirken an Nachhaltigkeitsinitiativen und Recyclingprogrammen mit
• Sie pflegen Dokumentationen, Compliance-Unterlagen und Anlagenverzeichnisse
• Sie überwachen die Einhaltung von SLAs und KPIs und melden Abweichungen
• Sie unterstützen bei der Erstellung von Berichten zu operativer Leistung und Nachhaltigkeit
• Sie unterstützen bei der Umsetzung von Risikomanagement-Programmen
• Sie wirken an Notfall- und Business-Continuity-Plänen mit
• Sie befolgen etablierte Eskalations- und Meldeprozesse
• Sie halten sich an die Verhaltensrichtlinien von JLL
• Sie erreichen die vereinbarten KPI- und SLA-Ziele

Damit überzeugen Sie uns:

• Erste Erfahrung im Facility Management, Property Management, Hospitality oder einem verwandten Bereich
• Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit sowie im Umgang mit spezialisierten Dienstleistern von Vorteil
• Grundverständnis technischer Gebäudesysteme (z. B. Klimatechnik, Kältemaschinen, Brandschutz, Elektrotechnik, Gebäudeleittechnik) von Vorteil
• Erfahrung in der Koordination von Integrated-Facilities-Management-Leistungen (Hard & Soft Services)
• Verständnis von Nachhaltigkeitsberichten, Verbrauchsmanagement und betrieblichen Best Practices
• Ausgeprägte Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit, mit Unsicherheit souverän umzugehen
• Selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten auch unter Druck zu setzen
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
• Hohe Organisationsfähigkeit und ein gutes Auge für Details
• Ein kundenorientiertes, proaktives und professionelles Auftreten
• Sie sind selbstmotiviert, belastbar und behalten auch in dynamischen Situationen einen klaren Kopf.
• Sie arbeiten zielorientiert, sind flexibel und überzeugen durch Ihre Kommunikationsstärke.
• Teamarbeit ist für Sie selbstverständlich – genauso wie ein hohes Maß an Eigenverantwortung.

JLL mitgestalten

Bei JLL können Sie Ihre Talente entfalten und vielseitige Erfahrungen sammeln. Entdecken Sie mit uns neue Horizonte und bringen Sie Ihre Karriere auf die nächste Stufe! Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres frühestmöglichen Starttermins und Ihrer Gehaltsvorstellung. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass Papierbewerbungen leider nicht berücksichtigt werden können und aus Datenschutzgründen vernichtet werden.

Location: On-site –Hamburg, DEU

Jones Lang LaSalle SE Human Resources Stefanie Korte [e-mail]

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