Stellenangebot Facilities Manager Assistant (m/w/d) ansehen

Jones Lang LaSalle Incorporated; Augsburg; On-site; EUR 45,000 - 70,000; Full time

Job summary

Jones Lang LaSalle Incorporated in Augsburg sucht eine/n Assistenten Facilities Manager (m/w/d) zur Koordination von FM-Dienstleistungen und Sicherstellung der Wartungsstandards. Du kommunizierst proaktiv mit Gebäudenutzern und Dienstleistern, führst regelmäßige Inspektionen durch und dokumentierst Ergebnisse.

Zu deinen Aufgaben gehören Budgetkontrolle, Monats- und Quartalsberichte, sowie die Implementierung des JLL Quality Management Systems.

Qualifications

• Organisationstalent und echte Kundenorientierung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office.

Responsibilities

• Aufbau effektiver Kommunikationswege zu Gebäudenutzern, um Service-Standards zu übertreffen.
• Rezeption koordinieren bei Bedarf: Telefonzentrale, Post, Besucherempfang, Besprechungsräume.
• Regelmäßige Begehungen/Inspektionen durchführen und Probleme früh erkennen.
• Sicherstellen, dass Mitarbeiter/Dienstleister professionell arbeiten, Betriebsabläufe nicht stören.
• Dienstleister und Vermieter koordinieren; Feedback an Regional Manager geben.
• Monatliche Meetings, Budget-Check, Berichte erstellen.
• Budgets verwalten, Ausgaben überwachen und Prognosen erstellen.
• JLL QMS umsetzen und Dokumentationen aktuell halten.
• Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie Rechtsvorgaben einhalten.
• Business-Continuity-Pläne prüfen und Service auch im Krisenfall sicherstellen.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Verhandlungsgeschick

Organisationsfähigkeit

Tools

MS Office Suite

Job description

**Assistent Facilities Manager (m/w/d)** Für mehrere Gebäude suchen wir einen Assistenten Facilities Manager, der unsere FM-Dienstleistungen koordiniert und dafür sorgt, dass die vereinbarten Service- und Wartungsstandards nicht nur eingehalten, sondern übertroffen werden.**Das erwartet dich:** * Du baust effektive Kommunikationswege zu den Nutzern in den Gebäuden auf und sorgst dafür, dass unser Service die Erwartungen übertrifft* Du managst die Rezeption (falls im Scope): Telefonzentrale, Post- und Kurierdienste, Besucherempfang und Organisation der Besprechungsräume* Du gehst regelmäßig durchs Gebäude (wöchentliche und monatliche Inspektionen) und erkennst Probleme, bevor sie entstehen* Du stellst sicher, dass alle Mitarbeiter und Dienstleister professionell arbeiten und die Betriebsabläufe nicht stören* Du koordinierst Dienstleister und Vermieter und gibst Feedback an den Regional Manager weiter* Du führst monatliche Meetings mit Dienstleistern und Vermieter – dabei checkst du Leistung, Budget und allgemeine Themen* Du erstellst und verwaltest Facility-Budgets, behältst die Ausgaben im Blick und erstellst Prognosen* Du analysierst Leistungs- und Finanzkennzahlen und packst Probleme direkt an* Du setzt unser JLL Quality Management System um und treibst Verbesserungen voran* Du hältst alle Dokumentationen nach JLL QMS-Standard aktuell* Du achtest darauf, dass alle JLL-Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie gesetzliche Vorgaben eingehalten werden* Du überprüfst Business-Continuity-Pläne und stellst sicher, dass der Service auch im Krisenfall läuft* Du erstellst monatliche und quartalsweise Reports* Du kümmerst dich um Bestellungen von Anfang bis Ende und pflegst die Dokumentation* Du unterstützt beim Erstellen von Standard Operating Procedures**Das bringst du mit:** * Organisationstalent und echte Kundenorientierung* Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)* Du arbeitest selbstständig und denkst mit* Du kommunizierst klar und kannst dich durchsetzen* Idealerweise Erfahrung mit Facility-Management-Systemen* Kenntnisse im Arbeitsschutz und den relevanten Vorschriften**Das bieten wir:** Eine verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du Standards setzt und Prozesse aktiv verbesserst. **JLL mitgestalten** Wir freuen uns auf Deine Bewerbung unter Angabe Deines frühestmöglichen Starttermins sowie Deiner Gehaltsvorstellung.