Facilities Assistant Manager (m/w/d)

JLL Technologies & Services GmbH; Stuttgart; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

JLL in Stuttgart sucht eine engagierte Assistenz im Facilities Management, die den Büroalltag koordiniert und eng mit externen Dienstleistern zusammenarbeitet. Die Stelle erfordert Präsenz vor Ort von Montag bis Freitag 8:00–17:00 Uhr und kann Vollzeit oder in zwei Teilzeitstellen à 50% besetzt werden.

Sie übernehmen Aufgaben rund um Empfang, Post, Materialbeschaffung, Rechnungswesen und Event-Management. Erfahrungen im FM/Office-Management wünschenswert, gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke am Telefon und Durchsetzungsvermögen bei der Dienstleistersteuerung.
• Gute MS-Office-Kenntnisse; Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Koordination von Housekeeping-Aktivitäten, Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und Beauftragung externer Dienstleister.
• Verwaltung des Schlüsselsystems, Administration von Mitarbeiter-Logistik und Erstellung von Statistiken.
• Empfang und Postbearbeitung im Rotationsmodell, Organisation von Konferenzbuchungen und Besucherempfang, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.
• Rechnungswesen für zugeordnete Standorte steuern, Prüfung fehlerhafter Rechnungen, Bearbeitung von Non-Standard-Zahlungsanfragen.
• Event-Management: Bearbeitung von Event-Anfragen, Planung, Bereitstellung von Formularen und Koordination von Dienstleistern.
• Sicherheit: Aushänge verwalten, Schulungen organisieren, Arbeitsschutzordner aktuell halten.
• Projektmitarbeit: Unterstützung bei projektspezifischen Aufgaben, Optimierung von Prozessen.

Skills

Kommunikationsstärke am Telefon

Durchsetzungsvermögen

Organisationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Corrigo FM-System

E1

Oracle

Job description

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Als Facilities Assistant unterstützt du das Facility Management Team bei operativen Aufgaben rund um Gebäudebetrieb und Administration. Du arbeitest eng mit externen Dienstleistern zusammen und gewährleistest einen reibungslosen Büroalltag. Die Stelle erfordert Präsenz im Herzen von Stuttgart-Mitte, Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr. Die Position kann in Vollzeit oder geteilt als zwei Teilzeitstellen zu je 50% (20 Stunden/Woche) besetzt werden.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Du koordinierst Housekeeping-Aktivitäten, beschaffst Verbrauchsmaterialien und erteilst proaktiv Aufträge an Haustechnik und Dienstleister. Dabei übernimmst du das kontinuierliche Nachfassen aller Aufträge per Telefon und E‑Mail.
• Du verwaltest das Schlüsselsystem, administrierst Mitarbeiter‑Locker und erstellst Statistiken.
• Reception & Postbearbeitung: Im Rotationsmodell betreust du die Rezeption als freundliche und professionelle Ansprechperson für Kunden, Gäste und Mitarbeitende. Du übernimmst Konferenzbuchungen, den Besucherempfang und führst die Korrespondenz per Telefon und E‑Mail auf Deutsch und Englisch. Die Postbearbeitung umfasst Annahme, Sortierung, Verteilung und Versandkoordination.
• Procurement & Administration: Du steuerst das Rechnungswesen für zugeordnete Standorte als zentrale Schnittstelle systematische Rechnungskontrolle, aktive und beharrliche Klärung fehlerhafter Rechnungen sowie Bearbeitung von Non Standard Payment Requests.
• Event‑Management: Du bearbeitest Event‑Anfragen, unterstützt bei der Planung (Material, Technik, Verfügbarkeiten), stellst Formulare bereit und koordinierst Dienstleister inkl. Housekeeping.
• Safety & Security: Du verwaltest Aushänge, organisierst Schulungen (Ersthelfer, Evakuierungs‑/Brandschutzhelfer), überwachst die Arbeitssicherheit gemäß Vorschriften und hältst den Arbeitsschutzordner aktuell.
• Projektmitarbeit: Du wirkst an fachspezifischen Projekten mit, beispielsweise an der Optimierung des Postprozesses in Zusammenarbeit mit dem Business, und unterstützt die Facilities Managerin bei der Umsetzung weiterer projektbezogener Aufgaben.

Qualifikationen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Facility Management, Office Management oder der Hotellerie. Du bist „auf Zack“, arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, besitzt ausgeprägte Kommunikationsstärke am Telefon und Durchsetzungsvermögen bei der Dienstleistersteuerung. Gute MS Office Kenntnisse, mindestens gute Deutschkenntnisse und solide Englischkenntnisse. Erfahrung mit FM-Systemen (Corrigo, E1, Oracle etc.) von Vorteil oder Bereitschaft zur Einarbeitung.

Das bieten wir:

Eine verantwortungsvolle Position mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du Standards setzt und Prozesse aktiv verbesserst. JLL mitgestalten.

Location: On‑site –Stuttgart, DEU

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.

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