Facilities Assistant (m/w/d)

JLL; München; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Job summary

JLL in München sucht eine engagierte Fachkraft im Facility Management, die den täglichen Betrieb am Standort sicherstellt. Sie koordinieren Betriebsabläufe, beschaffen Materialien, betreuen Rezeption und Organisation von Konferenzräumen.

Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern, steuern Rechnungsprozesse und erstellen Management-Reports. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung in Corrigo/E1/Oracle sind von Vorteil.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung.
• Erfahrung im Facility Management, Office Management oder ähnlicher administrativer Rolle.
• Fundierte Kenntnisse in Procurement-Prozessen und Umgang mit Dienstleistersteuerung.

Responsibilities

• Koordinierst Housekeeping-Aktivitäten, beschaffst Verbrauchsmaterialien und stellst sicher, dass alle Bereiche des Gebäudes gepflegt sind.
• Aufträge an Haustechnik und externe Dienstleister erteilen und Termine effizient koordinieren.
• Schlüsselsystem und Mitarbeitertresore verwalten sowie Konferenzraum-Buchungen organisieren.
• Rezeption professionell betreuen; Besucher empfangen, Anrufe und Mails auf Deutsch und Englisch beantworten.
• Postannahme, Sortierung, Verteilung und Versand bearbeiten; Event-Anfragen koordinieren.
• Rechnungswesen an den Standorten überwachen, Rechnungen prüfen und fehlerhafte Rechnungen klären.
• Statistiken für Management-Reporting erstellen und Sicherheitsschulungen organisieren.
• Zusammenarbeit mit IT und Facility Manager, um Prozesse zu optimieren.

Skills

MS Office-Kenntnisse

Englische Sprachkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Corrigo

E1

Oracle

Job description

What this job involves: In dieser Position bist du das Rückgrat unseres Facility Management Teams und sorgst dafür, dass der tägliche Betrieb an deinem Standort reibungslos funktioniert. Du koordinierst alle operativen Aufgaben – von der Steuerung externer Dienstleister über den professionellen Empfang unserer Gäste bis hin zur Verwaltung von Rechnungsprozessen. Mit deinem Organisationstalent und deiner Hands-on-Mentalität stellst du sicher, dass sich alle Mitarbeitenden in unserem Gebäude wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Du arbeitest eng mit verschiedenen internen und externen Partnern zusammen und bist Ansprechperson für alle Themen rund um Gebäudebetrieb, Sicherheit und Administration.

What your day-to-day will look like:

• Koordinierst Housekeeping-Aktivitäten, beschaffst Verbrauchsmaterialien und stellst sicher, dass alle Bereiche des Gebäudes einwandfrei gepflegt sind
• Erteilst Aufträge an Haustechnik und externe Dienstleister, verfolgst offene Aufträge systematisch nach und koordinierst Termine effizient
• Verwaltest das Schlüsselsystem und Mitarbeiter-Locker sowie die Organisation der Konferenzraum-Buchungen
• Betreust die Rezeption professionell: empfängst Besucher herzlich, beantwortest Telefonate und E-Mails auf Deutsch und Englisch
• Bearbeitest die Post (Annahme, Sortierung, Verteilung und Versand) und unterstützt bei Event-Anfragen durch Koordination von Dienstleistern
• Überwachst das Rechnungswesen für deine Standorte, führst Rechnungskontrollen durch und klärst fehlerhafte Rechnungen eigenständig
• Erstellst Statistiken für Management-Reporting und organisierst Sicherheitsschulungen gemäß gesetzlicher Vorgaben
• Arbeitest eng mit der IT-Abteilung und dem Facility Manager zusammen, um administrative Prozesse kontinuierlich zu optimieren

Required qualifications:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• Nachweisbare Erfahrung im Facility Management, Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Fundierte Kenntnisse in Procurement-Prozessen und im Umgang mit Dienstleistersteuerung
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Detailgenauigkeit und eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft zur Einarbeitung in Facility Management-Systeme wie Corrigo, E1 und Oracle

Preferred qualifications:

• Erfahrung mit Facility Management-Software (z. B. Corrigo, E1 oder vergleichbare Systeme)
• Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit und Compliance-Themen im Gebäudemanagement
• Erfahrung im Event-Management oder in der Koordination interner Veranstaltungen
• Grundkenntnisse im Rechnungswesen oder in der Budgetverwaltung
• Serviceorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist