Facilities Assistant (m/w/d)

Jones Lang LaSalle Incorporated; Düsseldorf; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Jones Lang LaSalle Incorporated sucht am Standort Düsseldorf eine/n Facilities Assistant (m/w/d) in Vollzeit. Sie begrüßen Mitarbeitende, Kunden und Besucher, bearbeiten Anrufe und steuern die Zugangskontrolle.

Sie unterstützen Terminplanung, Post- und Büromaterialverwaltung, Raumbuchungen sowie technische Besprechungsvorbereitungen. Zudem verantworten Sie Wartungskoordination, Meldung von Mängeln und Sicherheitsaufgaben am Standort.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Empfang, in der Administration oder im Kundenservice ist wünschenswert.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Professioneller Empfang von Mitarbeitenden, Kunden und Besuchern.
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe; Koordination der Zugangskontrolle und Ausgabe von Besucherausweisen.
• Unterstützung bei Termin- und Meetingplanung sowie Verwaltung von Post, Paketen und Büromaterialien.
• Raumbuchung und technische Vorbereitung von Besprechungsräumen; Organisation von Veranstaltungen und Catering.
• Arbeit mit internen Buchungs- und Abrechnungssystemen; Planung und Buchung von Wartungsarbeiten.
• Durchführung regelmäßiger Sicherheitskontrollen und Meldung von Mängeln; Evakuierungs- und Brandschutzhilfe.

Skills

Kundenservice

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

Telefonanlagen

Job description

## Facilities Assistant (m/w/d)Apply: On-site: Düsseldorf, DEU: Full time: Posted Today: REQ538870**JLL empowers you to shape a brighter way**.Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.## Deine Aufgaben**Empfang & Besucherbetreuung*** Professioneller und freundlicher Empfang von Mitarbeitenden, Kunden und Besuchern* Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe* Koordination der Zugangskontrolle und Ausgabe von Besucherausweisen* Sicherstellung eines einladenden und gut organisierten Empfangsbereichs**Administrative Unterstützung*** Unterstützung bei der Termin- und Meetingplanung* Verwaltung von Post, Paketen und Büromaterialien* Raumbuchung und technische Vorbereitung von Besprechungsräumen* Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Catering* Arbeit mit internen Buchungs- und Rechnungssystemen**Facility Management:*** Planung und Buchung von Wartungsarbeiten* Erstellung von Bestellungen und Kommunikation mit externen Dienstleistern* Durchführung regelmäßiger Kontrollgänge und Meldung von Mängeln* Arbeitsauftragsmanagement und Sicherstellung fristgerechter Fertigstellung**Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz:*** Erkennung und Meldung von Sicherheitsrisiken* Organisation der Ersthelfer-Registrierungen am Standort* Wartung von AED-Geräten und Erste-Hilfe-Ausstattung* Übernahme der Rolle als Evakuierungs- und Brandschutzhelfer (Schulung wird angeboten) ## Dein Profil* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation* Berufserfahrung im Empfang, in der Administration oder im Kundenservice* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung* Sicherer Umgang mit MS Office und Telefonanlagen* Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise* Teamfähigkeit, Flexibilität und ein freundliches, professionelles Auftreten* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift* Englischkenntnisse wünschenswert**Location:**On-site –Düsseldorf, DEUIf this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!