Expert Office Management (m/w/d)

Orizon GmbH, Niederlassung Donau-Isar; Pfaffenhofen an der Ilm; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Orizon GmbH, Niederlassung Donau-Isar in Pfaffenhofen an der Ilm sucht eine engagierte Fachkraft für die Projektassistenz. Die Rolle umfasst administrative Aufgaben, die Koordination von Meetings sowie das Onboarding neuer Teammitglieder.

Gesucht wird eine Person mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung oder äquivalenter Erfahrung, sehr guten Deutschkenntnissen und Kenntnissen in Microsoft Office 365. Flexibilität sowie Kommunikationsstärke sind ebenfalls gefordert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder mehrjährige relevante Erfahrung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Projektassistenz und Sachbearbeitung.

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Aufgaben übernehmen.
• Interne sowie externe Meetings und Veranstaltungen koordinieren.
• Onboarding neuer Teammitglieder unterstützen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamorientierung

Microsoft Office 365 Kenntnisse

IT-Affinität

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP S/4HANA

SharePoint

MS Teams

Jobbeschreibung

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Unsere Kundenfirma ist ein innovatives globales Gesundheitsunternehmen, das zur nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft beiträgt. Das Unternehmen erforscht, entwickelt und liefert neue Standards in der Gesundheitsversorgung, um die Lebensqualität der Menschen weltweit zu verbessern. Mit mehr als 120 Jahren Erfahrung nutzt unsere Kundenfirma seine erstklassige Forschung und Technologie, um neue Behandlungsmethoden und innovative Medikamente für Menschen mit Krebs, Herz-Kreislauf- und anderen Erkrankungen zu entwickeln, für die es bisher nur unzureichende oder keine Behandlungsmöglichkeiten gibt.

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben
• Sie planen, koordinieren und begleiten interne sowie externe Meetings, Besuchertermine und Veranstaltungen – inklusive Nachbereitung und Abrechnung
• Sie unterstützen aktiv das Onboarding neuer Teammitglieder und sorgen für einen professionellen Start
• Sie pflegen und aktualisieren verschiedene Verwaltungs-, Management- und IT-Systeme
• Sie unterstützen in der kaufmännischen Sachbearbeitung, insbesondere bei Bestellabwicklung und Rechnungsprüfung
• Sie arbeiten proaktiv mit internen Schnittstellen zusammen
• Sie wirken in Projekten, Arbeitsgruppen sowie bei der kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen mit
• Ihre persönliche Anwesenheit stellt einen reibungslosen Ablauf vor Ort sicher

Ihr Profil:

Fachliche und persönliche Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – alternativ mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in der Team- oder Projektassistenz und/oder Sachbearbeitung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung und ein serviceorientiertes Mindset
• Strukturierte, selbständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Eigenverantwortung
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook, MS Forms und Word
• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations-Tools wie MS Teams, SharePoint, Confluence o. Ä.
• Hohe IT-Affinität sowie Offenheit gegenüber neuen Tools, Systemen und Arbeitsweisen
• Erfahrung mit SAP S/4HANA und SharePoint von Vorteil