Executive Assistant to CTO (w / m / d, Teilzeit 18-22h / Woche)

smapOne; Dortmund; Hybrid; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Unternehmen in Dortmund sucht eine strukturierte Assistenzkraft. Sie unterstützen den CTO bei diversen Projekten und tragen zur Organisation und Effizienz des Teams bei. Mit einem flexiblen Arbeitsmodell und der Möglichkeit zu hybriden Arbeitsweisen können Sie Ihren idealen Arbeitsplatz wählen. Die Position erfordert Erfahrung auf Management-Level sowie sehr gute Deutschkenntnisse. Ein proaktives Handeln und der Umgang mit digitalen Tools sind ebenfalls wichtig, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein.

Leistungen

New-Work-Budget

Lebenslanges Lernen

Hybrid und remote Arbeiten

Mentoring und strukturiertes Onboarding

Vorteilsportal für Angestellte

Qualifikationen

• Mehrjährige Tätigkeit als Assistenz auf Management-Level, idealerweise im digitalen Umfeld.
• Bereitschaft zu 2-3 Reisetagen pro Quartal.
• Erfahrung mit digitalen Tools und agilen Arbeitsmethoden.
• Ausgeprägte Organisationsstärke und hohes Qualitätsbewusstsein.

Aufgaben

• Planung, Pflege und Priorisierung des Kalenders des CTO.
• Sichtung und Bearbeitung eingehender E-Mails im Postfach des CTO.
• Aktive Nachverfolgung von To-dos, Beschlüssen und Deadlines.
• Effiziente Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnung.
• Erstellung von Agenden und Dokumentationen von Entscheidungen.

Kenntnisse

Organisationsstärke

Proaktive Arbeitsweise

Digitale Tools

Sehr gute Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Organisation. Struktur. Verlässlichkeit.

Du hast ein Händchen für Organisation, denkst mit und erkennst, was gebraucht wird, bevor es jemand ausspricht? Du behältst auch dann den Überblick, wenn es mal unübersichtlich wird – und sorgst für Klarheit und Struktur im Hintergrund?

Dann unterstütze unseren CTO als smarte, strukturierte Assistenzkraft in Teilzeit (18-22 Stunden / Woche) – und halte ihm bei all seinen Projekten und Themen den Rücken frei.

Wichtig : Lieber potenzieller Neu-smappie, bitte beachte, dass wir ab dem 17.12.2025 im Urlaub sind und zwischen den Jahren geschlossen haben. Daher werden wir uns erst im kommenden Jahr bei dir melden. Wir wünschen dir tolle Feiertage und einen guten Rutsch in 2026. : )

Was bieten wir?

• New Work leben : Finde deinen idealen Arbeitsort- und deine bevorzugte Arbeitszeit, plane deine Workation im EU-Ausland nach Absprache und probiere neue Wege der Zusammenarbeit aus - Camping, Ferienwohnung, Café oder der heimische Balkon sind nur einige von vielen Möglichkeiten.
• Arbeiten am Puls der Zeit : Arbeit mit modernen Tools, Methoden und Equipment in einem spannenden Aufgabenfeld.
• New-Work-Budget : Dir fehlt im Homeoffice noch ein zusätzlicher Screen, höhenverstellbarer Schreibtisch oder Bürostuhl? Nutze hierfür dein individuelles smapOne-Ausstattungsbudget.
• Hybrid and remote Work : Kicker, Tischtennis, Yoga u.v.m. Unsere modernen Offices in Dresden, Hannover, Ulm und Ravensburg bieten dir viel Abwechslung sowie smappies live und in Farbe - du hast allerdings keine "Office-Pflicht". Ist dein Privatleben besser remote lebbar, mach das gerne.
• Lebenslanges Lernen : 1 : 1-Termine für deine persönliche Weiterentwicklung, „Masterplan“ und unsere Company-Bibliothek mit Fachbüchern auf Wunsch.
• Step by step on board : Dich erwartet ein strukturiertes, herzliches Onboarding, ein persönliches Mentoring sowie ein offenes Team.
• Bleibende Momente : companyweite Offsites, regelmäßig Teamabende und Standortevents laden zum Vernetzen und Socializen ein.
• Merch : Lass dich überraschen!
• Vorteilsportal : Portal für Angestellte, um bei über 400 Partnerunternehmen bis zu 60 Prozent zu sparen.
• Beratung zur Altersvorsorge : Wir bieten dir eine kostenfreie Beratung bei unserem externen Versicherungsexperten sowie einen Zuschuss zu deiner betrieblichen Altersvorsorge an.
• Eurorad : Bleib mobil und unterstütze deine Gesundheit mit unseren Eurorad-Leasing-Angeboten.

Was solltest du mitbringen?

• Erfahrung : Mehrjährige Tätigkeit als Assistenz auf Management-Level – idealerweise im digitalen Umfeld oder in einem Tech-Unternehmen.
• Reisebereitschaft : Bereitschaft zu ca. 2–3 Reisetagen pro Quartal (z. B. für Offsites oder relevante CTO-Termine).
• Moderne Arbeitsweise : Ein offenes Mindset für digitale Tools, agile Arbeitsmethoden und moderne Formen der Zusammenarbeit im hybriden Umfeld.
• Sprachkompetenz : Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind ein Plus.
• Proaktive Arbeitsweise : Eigenständiges Erkennen von Bedarfen und Herausforderungen – mit klarem Fokus auf Lösungen und reibungslose Abläufe, auch in dynamischen Phasen.
• Struktur & Genauigkeit : Ausgeprägte Organisationsstärke, hohes Qualitätsbewusstsein und ein feines Gespür für Details.
• Digitale Tools : Souveräner Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Planner, OneNote, PowerPoint).

Das sind deine spannenden Aufgaben

• Kalender & Prioritäten : Planung, Pflege und Priorisierung des Kalenders – inklusive Terminabsprachen und Vorbereitungen mit internen wie externen Kontakten.
• Postfach-Management : Sichtung, Sortierung und Bearbeitung eingehender E-Mails im Postfach des CTO sowie Führen von Korrespondenz im Auftrag.
• Aufgaben- & To-do-Tracking : To-dos, Beschlüsse und Deadlines stets im Blick – inklusive aktiver Nachverfolgung über Tools wie Planner oder OneNote.
• Reiseplanung & Abrechnung : Effiziente Organisation von Geschäftsreisen – von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung.
• Kommunikation & Schnittstellen : Funktion als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kontakte; strukturierte Weitergabe von Informationen und aktives Nachhalten von Rückmeldungen.
• Meeting-Vor- & Nachbereitung : Erstellung von Agenden, Aufbereitung relevanter Unterlagen sowie Dokumentation von Entscheidungen und Follow-ups.
• Administrative Unterstützung : Mitarbeit bei der Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und Prozessen sowie Pflege interner Ablagestrukturen.