Executive Assistant to CEO / Vorstandsassistenz (m/w/d)

HumanOptics Holding AG; Bayern; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Gestaltungsspielraum

flache Hierarchie

Kollegiale Unterstützungskultur

30 Tage Urlaub pro Jahr

Familienfreundlichkeit

Job summary

HumanOptics Holding AG in Erlangen sucht eine Executive Assistant to CEO (m/w/d) in Vollzeit. Sie koordinieren abteilungsübergreifende Projekte, unterstützen den CEO operativ, organisatorisch und strategisch, erstellen Präsentationen und Protokolle und organisieren Meetings.

Sie verfügen über einen Bachelor/Master in BWL oder Ingenieurwesen, idealerweise ≥5 Jahre relevante Erfahrung, exzellentes Organisationsvermögen, Analytik, Projektmanagement und sichere Deutsch-/Englischkenntnisse; MS Office

Qualifications

• Abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium in BWL oder Ingenieurwesen oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise ≥5 Jahre in Vorstands- oder Schnittstellenposition.
• Ausgeprägte Organisationskompetenz und Überblick bei mehreren Projekten.
• Analytische Fähigkeiten und schnelle Auffassungsgabe.
• Erfahrung im Projektmanagement und bereichsübergreifender Koordination.
• Idealerweise Erfahrung bei Einführung interner Prozesse.
• Kommunikationsstarke, verbindliche Persönlichkeit mit Professionalität.
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion.
• Strukturierte, lösungsorientierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office 365 sowie Deutsch/Englisch.

Responsibilities

• Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen.
• Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen.
• Erstellung/Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und Dokumenten.
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings.
• Erstellung von Gesprächsnotizen/Protokollen und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, z. B. Koordination von Geschäftspartnern.
• Vorbereitung/Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis Unterschriftsreife.
• Unterstützung bei Geschäftskorrespondenz, Angeboten und Unterlagen.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen.
• Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen.
• Mitarbeit bei Weiterentwicklung/Optimierung interner Prozesse und Abläufe.
• Allgemeine organisatorische/administrative Unterstützung des Vorstands.

Skills

Projektmanagement

Organisationsvermögen

Analytisches Denken

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Vertraulichkeit

Multitasking

Englischkenntnisse

Education

Bachelor/Master in Betriebswirtschaft oder Ingenieurwesen

Tools

MS Office 365

Job description

ÜBER UNS

Als innovativer und international ausgerichteter Hersteller von Premium-Implantaten für die Augenchirurgie entwickeln, produzieren und vertreiben wir Medizinprodukte, um dem menschlichen Auge die bestmögliche Sehkraft zurückzugeben.

ÜBER UNS

Als innovativer und international ausgerichteter Hersteller von Premium-Implantaten für die Augenchirurgie entwickeln, produzieren und vertreiben wir Medizinprodukte, um dem menschlichen Auge die bestmögliche Sehkraft zurückzugeben.

Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Erlangen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit ein

Executive Assistant to CEO / Vorstandsassistenz (m/w/d)

IHRE AUFGABEN

• Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen
• Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und weiteren Dokumenten für wichtige Meetings
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings
• Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Aufgaben
• Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, beispielsweise Betreuung und Koordination von Geschäftspartnern
• Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis zur Unterschriftsreife
• Unterstützung bei der Geschäftskorrespondenz sowie bei Angeboten und weiteren geschäftlichen Unterlagen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen
• Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse und Abläufe
• Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands

IHR PROFIL

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, idealerweise im betriebswirtschaftlichen oder ingenieurwissenschaftlichen Bereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens 5 Jahre, in einer vergleichbaren Position, beispielsweise in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
• Erfahrung im Projektmanagement und in der Koordination bereichsübergreifender Themen
• Idealerweise Erfahrung bei der Einführung und Weiterentwicklung interner Prozesse
• Kommunikationsstarke und verbindliche Persönlichkeit mit professionellem Auftreten
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Vertraulichkeit
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Freundlichkeit und professionelle Umgangsformen

UNSER ANGEBOT

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden und zukunftsorientierten Unternehmen
• Gestaltungsspielraum
• Austausch auf Augenhöhe
• Kollegiale Unterstützungskultur
• Kurze Entscheidungswege aufgrund einer flachen Hierarchie
• Familienfreundlichkeit
• 30 Tage Urlaub pro Jahr