Executive Assistant & Team Lead Office Organisation (m/w/d)

Verbio Ag; Leipzig; Hybrid; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Urlaubstage pro Jahr

Hybrid Work-Option

Attraktives Bonussystem

Betriebliche Altersvorsorge

Kinderbetreuungszuschuss

Deutschlandticket-Zuschuss

Urban Sports-Mitgliedschaft

JobRad Leasing

Benefits.me Rabattplattform

Job summary

Verbio AG in Leipzig sucht eine erfahrene Assistenz auf Managementebene mit Führungsverantwortung zur engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und unterstützen Entscheidungsprozesse im operativen Tagesgeschäft.

Sie übernehmen Leading-Standards, Coachings und die Organisation von internationalen Reisen. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie proaktive, diskrete Arbeitsweise sind unerlässlich.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Managementebene.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und moderner Kommunikationstools.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; interkulturelle Kompetenz von Vorteil.

Responsibilities

• Gestaltung einer effektiven Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und Assistenz-Team zur Optimierung von Abläufen.
• Fachliche Führung des Assistenz-Teams inkl. Coaching und Weiterentwicklung der Teammitglieder.
• Unterstützung des CCO Europe und des CEO im operativen Tagesgeschäft, Kalendereinträge und Dokumentenvorbereitung.
• Eigenständige Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Agenden und Protokollen.
• Reiseplanung, -buchung und Nachverfolgung internationaler Geschäftsreisen, Reisekostenabrechnung.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Proaktivität

Durchsetzungsvermögen

Serviceorientierung

Deutsch-Englischkenntnisse

Interkulturelle Kompetenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

WIR MACHEN MOBILITÄT, LOGISTIK UND CHEMIE GRÜN!
ARBEITEN FÜR VERBIO ARBEITEN FÜRS KLIMA WIR MACHEN MOBILITÄT, LOGISTIK UND CHEMIE GRÜN!
ARBEITEN FÜR VERBIO ARBEITEN FÜRS KLIMA

Das bieten wir Ihnen

• Sicherheit: Unbefristete Anstellung in einem wachstumsstarken Unternehmen mit vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten
• Kurze Wege: Flache Hierarchien und direkte Kommunikationswege
• Spannende Aufgaben: Ein verantwortungsvoll gestaltetes Tätigkeitsfeld in einem motivierten Team
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitgestaltung mit Hybrid Work-Option sowie 30 Urlaubstage pro Jahr
• Vergütung: Ein attraktives Vergütungssystem mit variablem Bonusanteil
• Social Support: Betriebliche Altersvorsorge sowie Zuschüsse zur Kinderbetreuung
• Sportlich & Flexibel unterwegs: Zuschuss zum Deutschlandticket und zur Urban Sports-Mitgliedschaft sowie die Möglichkeit, ein JobRad zu leasen
• Exklusive Vorteile: Zugang zu unserer Rabattplattform Benefits.me mit vielen Angeboten
• Teamspirit: Regelmäßige Mitarbeiter-Events für ein starkes Gemeinschaftsgefühl

Das erwartet Sie bei uns

• Schnittstelle & Impulsgeber: Gestaltung einer effektiven Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und dem Assistenz-Team mit dem Ziel, Abläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit aktiv weiterzuentwickeln
• Team Lead-Funktion: Fachliche Führung des Assistenz-Teams inkl. Coaching und Weiterentwicklung der Teammitglieder, Etablierung einheitlicher Standards sowie eigenverantwortliche Optimierung administrativer Prozesse und Strukturen als Team
• Vorstandsassistenz: Proaktive Unterstützung des CCO Europe und CEO im operativen Tagesgeschäft von der Terminkoordination und Kalendermanagement bis zur Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Meetings & Kommunikation: Eigenständige Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Agenden und Protokollen sowie Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses zu internen und externen Stakeholdern
• Reiseplanung & -management: Planung, Buchung und Nachverfolgung internationaler Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung

Das bringen Sie mit

• Ausbildung und Erfahrung: Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Managementebene, idealerweise mit Führungsverantwortung
• Büroorganisation & Tools: Nachweisbare Erfahrung in der Organisation komplexer Büro- und Verwaltungsprozesse sowie sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen Kommunikations-Tools
• Persönliche Kompetenzen: Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, Proaktivität sowie Durchsetzungsvermögen und Serviceorientierung
• Sprachkenntnisse: Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, interkulturelle Kompetenz von Vorteil