Executive Assistant & Team Lead Office Organisation (m/w/d)

Verbio Vereinigte BioEnergie AG; Leipzig; Hybrid; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Anstellung

Hybrid Work

30 Urlaubstage

Bonuszahlung (variabel)

Betriebliche Altersvorsorge

Kinderbetreuungszuschüsse

Deutschlandticket-Zuschuss

Urban Sports-Mitgliedschaft

JobRad-Leasing

Benefits.me Rabattplattform

Mitarbeiter-Events

Job summary

Verbio Vereinigte BioEnergie AG in Leipzig sucht eine erfahrene Executive Assistant & Team Lead Office Organisation (m/w/d) mit Fokus auf Führungsverantwortung im Assistenzbereich. Sie steuern Tagesgeschäfte, organisieren Terminkoordination und bereiten strategische Unterlagen vor.

Sie betreuen das Team, coachen Mitarbeitende, planen internationale Reisen und sichern einen reibungslosen Informationsfluss zu Stakeholdern.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Managementebene vorhanden.
• Führungsverantwortung wünschenswert und strutturiert.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und Assistenz-Team zur Optimierung der Abläufe.
• Fachliche Führung des Assistenz-Teams inkl. Coaching und Weiterentwicklung.
• Vorstandsassistenz: Unterstützung des CCO Europe und CEO im operativen Tagesgeschäft.
• Eigenständige Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Agenden und Protokollen.
• Reiseplanung, -management und Reisekostenabrechnung, inklusive internationaler Reisen.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Proaktivität

Durchsetzungsvermögen

Serviceorientierung

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung (Büromanagement/Industriekaufmann)

Tools

Microsoft 365

Kommunikationstools

Job description

WIR MACHEN MOBILITÄT, LOGISTIK UND CHEMIE GRÜN!

ARBEITEN FÜR VERBIO ARBEITEN FÜRS KLIMA

Unser Leitsatz „Pioneering green solutions“ fasst zusammen, was unser internationales Team von mehr als 1.400 Mitarbeitenden antreibt: Mit innovativen Technologien und grünen Lösungen gestalten wir den gesellschaftlichen und industriellen Wandel hin zu Klimaneutralität und ökologischer Produktion. In den Verbio Bioraffinerien in Europa, Asien und Nordamerika verarbeiten wir Roh- und Reststoffe der regionalen Landwirtschaft zu klimafreundlichen Kraftstoffen, grüner Energie und biobasierten Chemikalien. Für die Futter-, Nahrungsmittel-, Pharma- und Kosmetikindustrie stellen wir hochwertige Komponenten aus nachhaltig erzeugter Biomasse bereit. Wir verbinden globales Wachstum mit wirtschaftlichem Erfolg. Machen Sie mit und werden Sie Teil unseres Teams als

Executive Assistant & Team Lead Office Organisation (m/w/d) am Standort Leipzig

Das erwartet Sie bei uns

• Schnittstelle & Impulsgeber: Gestaltung einer effektiven Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und dem Assistenz-Team mit dem Ziel, Abläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit aktiv weiterzuentwickeln
• Team Lead-Funktion: Fachliche Führung des Assistenz-Teams inkl. Coaching und Weiterentwicklung der Teammitglieder, Etablierung einheitlicher Standards sowie eigenverantwortliche Optimierung administrativer Prozesse und Strukturen als Team
• Vorstandsassistenz: Proaktive Unterstützung des CCO Europe und CEO im operativen Tagesgeschäft von der Terminkoordination und Kalendermanagement bis zur Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Meetings & Kommunikation: Eigenständige Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Agenden und Protokollen sowie Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses zu internen und externen Stakeholdern
• Reiseplanung & -management: Planung, Buchung und Nachverfolgung internationaler Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung

Das bieten wir Ihnen

• Sicherheit: Unbefristete Anstellung in einem wachstumsstarken Unternehmen mit vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten
• Kurze Wege: Flache Hierarchien und direkte Kommunikationswege
• Spannende Aufgaben: Ein verantwortungsvoll gestaltetes Tätigkeitsfeld in einem motivierten Team
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeitgestaltung mit Hybrid Work-Option sowie 30 Urlaubstage pro Jahr
• Vergütung: Ein attraktives Vergütungssystem mit variablem Bonusanteil
• Social Support: Betriebliche Altersvorsorge sowie Zuschüsse zur Kinderbetreuung
• Sportlich & Flexibel unterwegs: Zuschuss zum Deutschlandticket und zur Urban Sports-Mitgliedschaft sowie die Möglichkeit, ein JobRad zu leasen
• Exklusive Vorteile: Zugang zu unserer Rabattplattform Benefits.me mit vielen Angeboten
• Teamspirit: Regelmäßige Mitarbeiter-Events für ein starkes Gemeinschaftsgefühl

Das bringen Sie mit

• Ausbildung und Erfahrung: Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Managementebene, idealerweise mit Führungsverantwortung
• Büroorganisation & Tools: Nachweisbare Erfahrung in der Organisation komplexer Büro- und Verwaltungsprozesse sowie sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen Kommunikations-Tools
• Persönliche Kompetenzen: Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, Proaktivität sowie Durchsetzungsvermögen und Serviceorientierung
• Sprachkenntnisse: Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, interkulturelle Kompetenz von Vorteil

Möchten Sie mit uns die Mobilität der Zukunft gestalten?