Executive Assistant (m/w/d)

Harvey Nash DE; Stuttgart; Hybrid; EUR 67,000 - 89,000; Full time

Job summary

Harvey Nash Group sucht eine Executive Assistant (m/w/d) im Freelance- bzw. Freiberuflich-Szenario für ein 12–18-monatiges Vollzeit-Projekt im Großraum Stuttgart.

Die Position ist hybrid: 3 Tage vor Ort, 2 Tage remote, mit direktem Reporting an die Unternehmensleitung. Zu den Aufgaben gehören umfassendes Termin- und Kalendermanagement, Vorbereitung von Meetings, Reiseorganisation sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten in Deutsch/Englisch.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Mehrjährige EA-Erfahrung auf C-Level- oder Vorstandsebene, ideal in internationalem Umfeld.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Erfahrung in der Unterstützung mehrerer Führungskräfte.
• Ausgeprägte Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten.

Responsibilities

• Verwaltung mehrerer Kalender und Terminabstimmungen für C-Level-Führungskräfte.
• Vorbereitung von Meetings, Gremiensitzungen und Protokollen inkl. Nachverfolgung.
• Unterstützung laufender Projekte: Koordination von Terminen und Aufgaben.
• Erstellung von Präsentationen und Berichten auf Deutsch/Englisch.
• Eigenständige Korrespondenz mit internen/externen Stakeholdern (DE/EN).
• Planung nationaler/internationaler Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
• Aufbau effizienter Office- und Ablageprozesse.

Skills

Termin- und Kalendermanagement

Meetingkoordination

Agenda- und Protokollvorbereitung

Kunden- bzw. Stakeholder-Kommunikation

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Organisationsstärke

Discretion

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams)

Job description

Executive Assistant (m/w/d) - Freelance-Projekt in Vollzeit

Standort: Region Stuttgart
Start: Ab sofort
Projektlaufzeit: 12 Monate mit Option auf Verlängerung
Arbeitsmodell: Hybrid - 3 Tage vor Ort, 2 Tage remote
Auslastung: Vollzeit (5 Tage pro Woche)
Beschäftigungsart: Freelance / Freiberuflich

Sie sind die zentrale Schnittstelle für 3 bis 5 C-Level-Führungskräfte und halten ihnen in einer projektintensiven Phase den Rücken frei.

• Umfassendes Termin- und Kalendermanagement für mehrere Führungskräfte, inklusive Abstimmung und Priorisierung über alle Kalender hinweg
• Vorbereitung und Organisation von Führungskreis-Meetings, Gremiensitzungen und Projektrunden: Agenda, Unterlagen, Protokolle und Nachverfolgung offener Punkte
• Unterstützung in den laufenden Projekten: Koordination von Projektterminen, Nachhalten von Aufgaben und Status, Schnittstelle zu den Projektteams
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen auf Deutsch und Englisch
• Eigenständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, auch mit internationalen Standorten, Kunden und Partnern
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie interner und externer Veranstaltungen
• Erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, inklusive Filterfunktion und vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen
• Weiterentwicklung von Office-Abläufen, Ablagestrukturen und Prozessen

PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Weiterbildung im Office- oder Assistenzbereich
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Vorstandsebene, gern in einem international ausgerichteten Industrie- oder Technologieunternehmen
• Erfahrung darin, mehrere Führungskräfte gleichzeitig zu unterstützen
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (absolutes Must-have)
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Teams
• Ausgeprägte Organisationsstärke und souveränes Prioritätenmanagement, auch bei hoher Projektlast
• Diskretion, Loyalität und ein professionelles, verbindliches Auftreten
• Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen und Strukturen einzuarbeiten
• Verfügbarkeit ab sofort und Bereitschaft zu 3 Präsenztagen pro Woche

DAS ERWARTET SIE

• Eine verantwortungsvolle Rolle direkt an der Seite der Unternehmensleitung
• Einblick in zahlreiche strategische Projekte eines wachstumsstarken, international tätigen Unternehmens
• Ein Vollzeit-Projekteinsatz über 12 bis 18 Monate mit klarer Planungssicherheit
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen vor Ort und mobilem Arbeiten an den übrigen Tagen
• Ein Umfeld, in dem Eigeninitiative, Struktur und Verlässlichkeit spürbar geschätzt werden