Executive Assistant (m/w/d)

SymBio.; München; Hybrid; EUR 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonus

Deutschlandticket

Corporate Benefits

Team-Events

Weiterbildung

Job summary

SymBio Recruitment GmbH in München sucht eine engagierte Executive Assistant / Executive Project Coordinator (m/w/d) zur Unterstützung einer erfahrenen Beratungspersönlichkeit im operativen Tagesgeschäft. Sie sind zentrale organisatorische Schnittstelle und koordinieren internationale Suchmandate.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, beherrschen Deutsch und Englisch sicher, organisieren Termine, Reisen und Meetings und tragen zur effizienten Gestaltung interner Abläufe bei.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium im wirtschafts- oder rechtswissenschaftlichen Bereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Executive Support, Assistenz oder Beratungsumfeld von Vorteil.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und zuverlässige Koordination.

Responsibilities

• Unterstützen eine erfahrene Beratungspersönlichkeit im operativen Tagesgeschäft.
• Termin- und Kalendermanagement sowie Organisation von Meetings und Geschäftsreisen.
• Koordination unterschiedlicher Anliegen, Prioritäten im Blick behalten.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings; relevante Aufgaben nachverfolgen.
• Unterstützung nationaler und internationaler Executive-Search-Mandate.
• Koordination Interviews und Abstimmungen mit Beteiligten.
• Zeitpläne, Fristen und Projektfortschritte im Blick behalten.
• Mitwirkung bei Strukturierung und Weiterentwicklung interner Abläufe.

Skills

Kalendermanagement

Terminkoordination

Meetings organisieren

Interne Abstimmung

Organisationstalent

Englisch fließend

Deutsch fließend

Diskretion

Eigenverantwortung

Education

Wirtschafts- oder Rechtswissenschaften Abschluss

Tools

PowerPoint

Dokumentenmanagement

Job description

München | Vollzeit | Unbefristet | Direktvermittlung

Organisationstalent trifft auf internationales Beratungsumfeld.

Sie denken vorausschauend, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und schätzen die enge Zusammenarbeit mit einer Führungspersönlichkeit? Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, kommunizieren souverän und sorgen mit Ihrem Organisationstalent für reibungslose Abläufe?

Dann könnte diese Position genau zu Ihnen passen.

Über uns

Die SymBio Recruitment GmbH steht für mehr als klassische Personalvermittlung. Wir begleiten Menschen auf ihrem beruflichen Weg – persönlich, diskret und mit dem Anspruch, fachliche Expertise, Persönlichkeit und langfristige Perspektiven sinnvoll miteinander zu verbinden.

Für unseren Mandanten, eine international führende Beratung im Executive-Search-Umfeld, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Executive Assistant / Executive Project Coordinator (m/w/d) am Standort München.

In dieser Position unterstützen Sie eine erfahrene Beratungspersönlichkeit im operativen Tagesgeschäft und übernehmen eine wichtige Funktion bei der Organisation und Koordination internationaler Suchmandate.

Ihre Rolle – vielseitig, verantwortungsvoll und nah am Geschehen

Als Executive Assistant sind Sie eine zentrale organisatorische Schnittstelle und sorgen dafür, dass im anspruchsvollen Beratungsalltag alle Abläufe ineinandergreifen.

Sie unterstützen vorausschauend, koordinieren unterschiedliche Themen und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick. Dabei arbeiten Sie eng mit Ihrer Führungskraft zusammen und übernehmen Verantwortung für eine strukturierte und effiziente Arbeitsorganisation.

Ergänzend zum klassischen Executive Support bringen Sie sich in die Koordination laufender Suchmandate ein und begleiten organisatorische Prozesse im internationalen Umfeld.

Ihre Aufgaben – abwechslungsreich und mit Verantwortung

• Sie unterstützen eine erfahrene Beratungspersönlichkeit eigenständig und vorausschauend im Tagesgeschäft.
• Sie übernehmen das Termin- und Kalendermanagement sowie die Organisation von Meetings und Geschäftsreisen.
• Sie koordinieren unterschiedliche Anliegen, behalten Prioritäten im Blick und sorgen für reibungslose Abläufe.
• Sie bereiten Besprechungen vor und nach und verfolgen relevante Aufgaben und Vereinbarungen nach.
• Sie unterstützen die organisatorische Begleitung nationaler und internationaler Executive-Search-Mandate.
• Sie koordinieren Interviews, Auswahlgespräche und Abstimmungen mit verschiedenen Beteiligten.
• Sie behalten Zeitpläne, Fristen und Projektfortschritte im Blick und sorgen für eine zuverlässige Koordination.
• Sie unterstützen bei der Strukturierung und Weiterentwicklung interner Abläufe.

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für internationale Kundenunternehmen, Kandidatinnen und Kandidaten sowie interne Teams.
• Sie übernehmen die professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Sie stellen einen strukturierten Informationsfluss sicher und koordinieren Abstimmungen zwischen den Beteiligten.

Präsentationen & Dokumentenmanagement

• Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen, Briefings und weitere geschäftsrelevante Unterlagen.
• Sie bereiten Informationen strukturiert und adressatengerecht auf.
• Sie gewährleisten einen sorgfältigen und vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten.
• Sie verfügen idealerweise über ein abgeschlossenes Studium, beispielsweise im wirtschafts- oder rechtswissenschaftlichen Bereich, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringen Sie Berufserfahrung im Executive Support, in der Assistenz, im Beratungsumfeld oder in einer vergleichbaren Tätigkeit mit.
• Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise aus.
• Sie besitzen ausgeprägtes Organisationstalent und können unterschiedliche Aufgaben und Prioritäten zuverlässig koordinieren.
• Sie kommunizieren professionell und verbindlich mit verschiedenen Ansprechpartnern.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Sorgfalt prägen Ihre Arbeitsweise.
• Sie übernehmen gerne Verantwortung, denken mit und bringen sich aktiv in Ihrem Aufgabenbereich ein.

Das erwartet Sie – Verantwortung, Perspektive und ein internationales Umfeld

• Langfristige Perspektive: Unbefristete Festanstellung direkt bei unserem Mandanten – keine Arbeitnehmerüberlassung.
• Verantwortungsvolle Aufgaben: Eine vielseitige Executive-Assistant-Position mit Eigenständigkeit und enger Zusammenarbeit auf Beratungsebene.
• Internationales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit mit internationalen Ansprechpartnern und Einblicke in anspruchsvolle Executive-Search-Mandate.
• Attraktiver Arbeitsplatz: Modernes Büro im Herzen Münchens.
• Flexibles Arbeiten: Hybrides Arbeitsmodell (ca. 1-2 Tage Home Office pro Woche)
• Wertschätzende Zusammenarbeit: Ein professionelles, kollegiales Team und ein angenehmes Arbeitsumfeld.

Ihre zusätzlichen Benefits

• Attraktives Vergütungspaket inklusive Bonuskomponente
• Deutschlandticket
• Corporate Benefits
• Regelmäßige Team-Events und Sportangebote
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Selbstverständlich behandeln wir Ihre Unterlagen vertraulich. Eine Weiterleitung an unseren Mandanten erfolgt ausschließlich nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen.

SymBio Recruitment GmbH – Karriere beginnt mit Vertrauen.