Executive Assistant (m/w/d)

ISA-Traesko GmbH.; Deutschland; Hybrid; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Mobile-Office

Altersvorsorge 15%

Weiterbildung

JOBRAD

Massage

EGYM Wellpass

Yoga im Büro

Fürstenberg Institut

Kantine

Kaffee/Wasser/Obst

Rabatte

Parkplatz

Feiern

Tischtennis & Darts

Job summary

ISA-Traesko GmbH in Deutschland sucht eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie übersetzen strategische Ziele in konkrete Agenden, bereiten Meetings vor, dokumentieren Entscheidungen und treiben Follow-ups konsequent voran.

Sie sind Schnittstelle zwischen C-Level, Teams und externen Stakeholdern, erstellen hochwertige Präsentationen und Berichte, wahren Vertraulichkeit und Governance.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Executive Support auf C-Level.
• Ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Sehr gutes Deutsch; Englisch fließend.

Responsibilities

• Strategische Ziele in operative Agenden übersetzen.
• Meetings vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren, Follow-ups voranbringen.
• Schnittstelle zwischen C-Level, internen Teams und externen Stakeholdern.
• Hochwertige Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen erstellen.
• Vertraulichkeit, Governance und Informationsfluss gewährleisten.

Skills

Executive Support

C-Level Coordination

Meeting Management

Stakeholder Communications

MS Office Proficiency

English Proficiency

Education

University degree or equiv.

Tools

MS Office

Job description

• Du übersetzt strategische Ziele in konkrete Agenden und Maßnahmen, bereitest Meetings inhaltlich vor, hältst Entscheidungen fest und treibst Follow-ups konsequent voran
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen C-Level, internen Teams und externen Stakeholdern und sorgst für eine klare Kommunikation sowie reibungslose Zusammenarbeit
• Du erstellst hochwertige Präsentationen, Briefings, Reports und Entscheidungsvorlagen für Executive-, Board- und Investorentermine
• Du gewährleistest einen verlässlichen Informationsfluss auf Führungsebene – unter Einhaltung von Governance-Vorgaben und höchster Vertraulichkeit
• Du gehst souverän und verantwortungsbewusst mit sensiblen sowie strategisch relevanten Informationen um
• Du erkennst frühzeitig Bedarfe, Risiken und Engpässe und adressierst Themen proaktiv, bevor sie eskalieren
• Du unterstützt die Executive-Kommunikation sowie Sonderprojekte und bereichsübergreifende Initiativen
• Du entwickelst Prozesse und Arbeitsweisen auf Executive-Ebene kontinuierlich weiter, um Effizienz und Effektivität nachhaltig zu steigern
• Du koordinierst und strukturierst Executive-Prioritäten und stellst sicher, dass Kalender, Meetings, Reisen und geschäftliche Aktivitäten optimal aufeinander abgestimmt sind

Dein Skillset

• Du bist eine Persönlichkeit, die unser Team mit Kompetenz, Verlässlichkeit und positiver Präsenz bereichert
• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare, relevante Qualifikation
• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position im C-Level-Umfeld mit
• Du hast nachweisliche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Board-Mitgliedern, Investoren sowie externen Stakeholdern
• Du überzeugst durch die Fähigkeit, komplexe Themen strukturiert aufzubereiten, klare Prioritäten zu setzen und auch in anspruchsvollen Situationen souverän zu agieren
• Du zeichnest dich durch exzellente Organisations-, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein professionelles Auftreten aus
• Empathie, Integrität, Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich
• Idealerweise konntest du bereits Erfahrung in internationalen Unternehmensstrukturen sammeln
• Du gehst sicher und routiniert mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Kollaborationstools wie Microsoft Teams um
• Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse und kommunizierst sicher in der schriftlichen Korrespondenz

Deine Benefits

• Flexible Arbeitszeiten dank Gleitzeit – damit Dein Job zu Deinem Leben passt
• Regelmäßige Mobile-Office-Tage – für mehr Fokus und weniger Pendelstress
• Altersvorsorge? Bezuschussen wir mit 15 %
• Entwickle Dich anhand verschiedener Weiterbildungsmöglichkeiten
• Du kannst frei wählen zwischen einem JOBRAD, Massage oder EGYM Wellpass
• Yoga im Büro oder zu Hause? Kein Problem – einmal pro Woche online
• Unterstützung in allen Lebenslagen, dank Zugriff zum Fürstenberg Institut – anonym, kostenlos und professionell
• In unserer Kantine isst Du lecker und gesund – mit Zuschuss von uns
• Kaffee, Wasser, Obst – alles kostenlos und in großer Auswahl
• Monatlich warten exklusive Rabatte bei vielen Top-Marken auf Dich
• Dein Parkplatz? Direkt vor der Tür
• Feiern gehört dazu – ob Sommerfest, Weihnachtsfeier oder After-Work
• Sportlich wird’s auch: Tischtennis, Darts & mehr direkt im Haus