Dispatcher / Administrative Unterstützung IT-Operations (m/w/d)

Medialine-Eurotrade-Ag-1

Frankfurt

On-site

EUR 38,000 - 54,000

Full time

2 days ago

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Benefits offered by this job

Mitarbeiterevents

Weiterbildung

subventioniertes Mittagessen

Mentorenprogramm

Parkplatz

flexible Arbeitszeit

betriebliche Altersvorsorge

Job-Ticket

Notebook und Smartphone

Workation

Job summary

Medialine EuroTrade AG in Frankfurt am Main sucht eine engagierte Kraft für Dispatcher- und Administrative-Unterstützung im IT-Operations-Bereich. Sie arbeiten eng mit Service Desk und Systemtechnik zusammen, pflegen Dokumentationen und koordinieren Tickets sowie kaufmännische Prozesse.

Sie bringen kaufmännische Ausbildung, IT-Affinität und sichere MS-365-Kenntnisse mit und arbeiten selbstständig, verantwortungsbewusst und serviceorientiert. Die Stelle ist präsent/vor Ort in Frankfurt.

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
Ausgeprägte IT-Affinität oder Erfahrung in IT-nahen Umgebungen.
Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams).
Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein.
Gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

Administrative Unterstützung des IT-Operations-Teams und Service Desk.
Dokumentationen, Verträge und Projektunterlagen aktuell halten.
Tickets, Serviceanfragen und Aufträge koordinieren und nachverfolgen.
Reports, Kennzahlen und Statusübersichten erstellen und bereitstellen.
Meetings koordinieren und Termine zwischen Kunden und Technikern vorbereiten.
Asset- und Stammdatenpflege; Datenqualität sicherstellen.
Kaufmännische Prozesse unterstützen: Bestellungen, Angebote, Auftragsabwicklung.
Wissen dokumentieren und Prozesse kontinuierlich verbessern.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung (Kaufmann/-frau Büromanagement etc.)

Tools

Microsoft 365

Job description

Diese Position ist für unsere GesellschaftMedialine EuroTrade AGin Frankfurt am Main (Präsenz) zu besetzen.

Zur Unterstützung unseres Teams bei einem namhaften Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen engagiertenDispatcher / Administrative Unterstützung IT-Operations (m/w/d). In dieser Rolle arbeitest Du eng mit mehreren Kollegen aus den Bereichen Service Desk und Systemtechnik zusammen und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kaufmännische Prozesse im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren.

Deine Aufgaben

Service Desk und Systemtechnik organisatorisch unterstützen:Du entlastest unsere Service-Desk-Mitarbeiter und Systemtechniker bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, koordinierst interne Abläufe und sorgst dafür, dass das Tagesgeschäft effizient und strukturiert abläuft.
Dokumentationen zuverlässig pflegen:Du verwaltest Kunden-, Vertrags- und Projektdokumentationen, hältst Informationen aktuell und stellst sicher, dass wichtige Unterlagen jederzeit vollständig und verfügbar sind.
Tickets und Serviceanfragen nachverfolgen:Du unterstützt bei der Bearbeitung und Koordination von Tickets, Serviceanfragen und Aufträgen, holst bei Bedarf Statusinformationen ein und sorgst dafür, dass offene Themen konsequent verfolgt werden.
Reports und Auswertungen erstellen:Du bereitest Kennzahlen, Statusübersichten, Listen und Berichte auf und schaffst damit Transparenz für Kunden, Fachbereiche und das Management.
Meetings und Termine koordinieren:Du organisierst Besprechungen, koordinierst Termine zwischen Kunden, Technikern und internen Ansprechpartnern und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings.
Asset- und Stammdaten verantworten:Du pflegst Hardware-, Software- und Asset-Listen, aktualisierst relevante Stammdaten und stellst eine hohe Datenqualität als Grundlage für einen professionellen Servicebetrieb sicher.
Kunden- und Lieferantenkommunikation begleiten:Du unterstützt die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Fachbereichen, koordinierst Rückfragen und sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
Kaufmännische Prozesse unterstützen:Du begleitest Bestellungen, Angebotsanforderungen und weitere kaufmännische Vorgänge, bereitest die erforderlichen Informationen auf und unterstützt bei einer reibungslosen Auftragsabwicklung.
Wissen dokumentieren und Prozesse verbessern:Du dokumentierst Arbeitsabläufe, pflegst Wissensdatenbanken und bringst eigene Ideen ein, um bestehende Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
In Verantwortung hineinwachsen:Mit zunehmender Erfahrung übernimmst du eigenständig organisatorische Themen, koordinierst bereichsübergreifende Aufgaben und entwickelst dich zu einer wichtigen Schnittstelle zwischen Kunden, Technik und internen Abteilungen.

Dein Profil

Kaufmännische Grundlagen mitbringen: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
Idealerweise IT-Affinität mitbringen: Du konntest bereits erste Erfahrungen in einem IT-nahen Umfeld oder bei einem technischen Dienstleistungsunternehmen sammeln und hast Interesse an technischen Themen.
Microsoft 365 sicher anwenden: Du gehst routiniert mit den Anwendungen der Microsoft-365-Welt um und nutzt insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams sicher im Arbeitsalltag.
Strukturiert und eigenverantwortlich arbeiten: Du organisierst deine Aufgaben selbstständig, arbeitest sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
Serviceorientiert handeln: Du hast Freude am Umgang mit Menschen, denkst kundenorientiert und findest pragmatische Lösungen für organisatorische Herausforderungen.
Kommunikation als Stärke nutzen: Du kommunizierst sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und arbeitest gerne mit Kollegen, Kunden und Dienstleistern zusammen.
Sprachlich sicher auftreten: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Englischkenntnisse sind von Vorteil und helfen dir im Austausch mit internationalen Ansprechpartnern.
Verantwortung übernehmen: Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein zeichnen deine Arbeitsweise aus. Du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um und kannst dich auf deine Zusagen verlassen lassen.

Das macht die Position besonders

Die organisatorische Schnittstelle sein: Du arbeitest eng mit unseren Service-Desk-Mitarbeitern, Systemtechnikern, Kunden und internen Fachbereichen zusammen und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Prozesse nahtlos ineinandergreifen.
Technische Teams spürbar entlasten: Durch deine Unterstützung bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben schaffst du Freiräume, damit sich unsere technischen Spezialisten auf ihre eigentlichen Kernthemen konzentrieren können.
Struktur und Transparenz schaffen: Du sorgst mit gepflegten Dokumentationen, aktuellen Daten und einer zuverlässigen Nachverfolgung von Vorgängen dafür, dass jederzeit Klarheit über den aktuellen Status von Projekten, Services und Aufgaben besteht.
Vielfältige Einblicke gewinnen: Du arbeitest an der Schnittstelle von Service Desk, Systemtechnik, Kundenbetreuung und kaufmännischen Prozessen und erhältst dadurch einen umfassenden Überblick über den operativen IT-Betrieb.
Verantwortung Schritt für Schritt übernehmen: Mit zunehmender Erfahrung entwickelst du dich zur verlässlichen Ansprechperson für organisatorische Themen, übernimmst eigenständig koordinative Aufgaben und trägst aktiv zum Erfolg unserer Serviceorganisation bei.

In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das „Du“. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.

Diese Benefits erwartet Dich, ganz individuell nach Standort und Tätigkeit