Dispatcher / Administrative Unterstützung IT-Operations (m/w/d)

Medialine AG Wiesbaden; Frankfurt; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Mitarbeiterevents

Weiterbildung

subventioniertes Mittagessen

Mentorenprogramm

Warm- und Kaltgetränke

Obstkorb

Mitarbeiterrabatte

Fahrtkostenerstattung

Firmenwagen

Job-Fahrrad

Parkplatz

flexible Arbeitszeit

Sportangebot

betriebliche Altersvorsorge

Job-Ticket

Notebook und Smartphone

Workation

Job summary

Medialine EuroTrade AG in Frankfurt am Main sucht eine engagierte Dispatcher/Administrative Unterstützung IT-Operations (m/w/d) zur engen Zusammenarbeit mit Service Desk und Systemtechnik, um operative, administrative und kaufmännische Prozesse sicherzustellen.

Sie unterstützen bei Dokumentationen, Tickets, Berichten und Koordination von Meetings, pflegen Stammdaten und tragen so zu einem reibungslosen Servicbetrieb bei. Die Tätigkeit erfolgt in Präsenz in Frankfurt.

Qualifications

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Industriekaufmann/-frau.
• Grundlegende IT-Kenntnisse und Interesse an technischen Themen werden erwartet.
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift; Englischkenntnisse hilfreich.

Responsibilities

• Service Desk und Systemtechnik organisatorisch unterstützen und interne Abläufe koordinieren.
• Dokumentationen zu Kunden, Verträgen und Projekten zuverlässig pflegen.
• Tickets, Serviceanfragen und Aufträge nachvollziehen und Statusinformationen einholen.
• Kennzahlen, Statusübersichten, Listen und Berichte erstellen und Transparenz schaffen.
• Besprechungen organisieren und Termine zwischen Kunden, Technikern und internen Ansprechpartnern koordinieren.
• Asset- und Stammdaten pflegen und Datenqualität sicherstellen.
• Kaufmännische Prozesse begleiten, Bestellungen und Angebotsanforderungen unterstützen.
• Arbeitsabläufe dokumentieren und Wissensdatenbanken pflegen, Prozesse verbessern.

Skills

Kaufmännische Grundlagen

IT-Affinität

Microsoft 365 anwenden

Strukturiertes Arbeiten

Serviceorientierung

Kommunikation

Deutsch sicher

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Diese Position ist für unsere GesellschaftMedialine EuroTrade AGin Frankfurt am Main (Präsenz) zu besetzen.

Zur Unterstützung unseres Teams bei einem namhaften Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen engagiertenDispatcher / Administrative Unterstützung IT-Operations (m/w/d). In dieser Rolle arbeitest Du eng mit mehreren Kollegen aus den Bereichen Service Desk und Systemtechnik zusammen und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kaufmännische Prozesse im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren.

Deine Aufgaben

• Service Desk und Systemtechnik organisatorisch unterstützen:Du entlastest unsere Service-Desk-Mitarbeiter und Systemtechniker bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, koordinierst interne Abläufe und sorgst dafür, dass das Tagesgeschäft effizient und strukturiert abläuft.
• Dokumentationen zuverlässig pflegen:Du verwaltest Kunden-, Vertrags- und Projektdokumentationen, hältst Informationen aktuell und stellst sicher, dass wichtige Unterlagen jederzeit vollständig und verfügbar sind.
• Tickets und Serviceanfragen nachverfolgen:Du unterstützt bei der Bearbeitung und Koordination von Tickets, Serviceanfragen und Aufträgen, holst bei Bedarf Statusinformationen ein und sorgst dafür, dass offene Themen konsequent verfolgt werden.
• Reports und Auswertungen erstellen:Du bereitest Kennzahlen, Statusübersichten, Listen und Berichte auf und schaffst damit Transparenz für Kunden, Fachbereiche und das Management.
• Meetings und Termine koordinieren:Du organisierst Besprechungen, koordinierst Termine zwischen Kunden, Technikern und internen Ansprechpartnern und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Asset- und Stammdaten verantworten:Du pflegst Hardware-, Software- und Asset-Listen, aktualisierst relevante Stammdaten und stellst eine hohe Datenqualität als Grundlage für einen professionellen Servicebetrieb sicher.
• Kunden- und Lieferantenkommunikation begleiten:Du unterstützt die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Fachbereichen, koordinierst Rückfragen und sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
• Kaufmännische Prozesse unterstützen:Du begleitest Bestellungen, Angebotsanforderungen und weitere kaufmännische Vorgänge, bereitest die erforderlichen Informationen auf und unterstützt bei einer reibungslosen Auftragsabwicklung.
• Wissen dokumentieren und Prozesse verbessern:Du dokumentierst Arbeitsabläufe, pflegst Wissensdatenbanken und bringst eigene Ideen ein, um bestehende Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• In Verantwortung hineinwachsen:Mit zunehmender Erfahrung übernimmst du eigenständig organisatorische Themen, koordinierst bereichsübergreifende Aufgaben und entwickelst dich zu einer wichtigen Schnittstelle zwischen Kunden, Technik und internen Abteilungen.

Dein Profil

• Kaufmännische Grundlagen mitbringen:Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise IT-Affinität mitbringen: Du konntest bereits erste Erfahrungen in einem IT-nahen Umfeld oder bei einem technischen Dienstleistungsunternehmen sammeln und hast Interesse an technischen Themen.
• Microsoft 365 sicher anwenden:Du gehst routiniert mit den Anwendungen der Microsoft-365-Welt um und nutzt insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams sicher im Arbeitsalltag.
• Strukturiert und eigenverantwortlich arbeiten: Du organisierst deine Aufgaben selbstständig, arbeitest sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Serviceorientiert handeln: Du hast Freude am Umgang mit Menschen, denkst kundenorientiert und findest pragmatische Lösungen für organisatorische Herausforderungen.
• Kommunikation als Stärke nutzen:Du kommunizierst sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und arbeitest gerne mit Kollegen, Kunden und Dienstleistern zusammen.
• Sprachlich sicher auftreten:Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Englischkenntnisse sind von Vorteil und helfen dir im Austausch mit internationalen Ansprechpartnern.
• Verantwortung übernehmen:Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein zeichnen deine Arbeitsweise aus. Du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um und kannst dich auf deine Zusagen verlassen lassen.

Das macht die Position besonders

• Die organisatorische Schnittstelle sein:Du arbeitest eng mit unseren Service-Desk-Mitarbeitern, Systemtechnikern, Kunden und internen Fachbereichen zusammen und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Prozesse nahtlos ineinandergreifen.
• Technische Teams spürbar entlasten:Durch deine Unterstützung bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben schaffst du Freiräume, damit sich unsere technischen Spezialisten auf ihre eigentlichen Kernthemen konzentrieren können.
• Struktur und Transparenz schaffen:Du sorgst mit gepflegten Dokumentationen, aktuellen Daten und einer zuverlässigen Nachverfolgung von Vorgängen dafür, dass jederzeit Klarheit über den aktuellen Status von Projekten, Services und Aufgaben besteht.
• Vielfältige Einblicke gewinnen: Du arbeitest an der Schnittstelle von Service Desk, Systemtechnik, Kundenbetreuung und kaufmännischen Prozessen und erhältst dadurch einen umfassenden Überblick über den operativen IT-Betrieb.
• Verantwortung Schritt für Schritt übernehmen:Mit zunehmender Erfahrung entwickelst du dich zur verlässlichen Ansprechperson für organisatorische Themen, übernimmst eigenständig koordinative Aufgaben und trägst aktiv zum Erfolg unserer Serviceorganisation bei.

In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das „Du“. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.

Diese Benefits erwartet Dich, ganz individuell nach Standort und Tätigkeit

• Mitarbeiterevents
• Weiterbildung
• subventioniertes Mittagessen
• Mentorenprogramm
• Warm- und Kaltgetränke
• Obstkorb
• Mitarbeiterrabatte
• Fahrtkostenerstattung
• Firmenwagen
• Job-Fahrrad
• Parkplatz
• flexible Arbeitszeit
• Sportangebot
• betriebliche Altersvorsorge
• Job-Ticket
• Notebook und Smartphone
• Workation